Kalender & Planung
Termine, Räume und Fahrzeuge an einem Ort – mit Anfahrt, freier Zeit und Vertretung.
Worum es geht
Der Kalender zeigt Termine als Tag, fünf Tage, Woche, Monat oder Liste – mehrere Kalender in ihren Farben nebeneinander. Dazu kommen von selbst die Geburtstage aus den Kontakten, Fälligkeiten von Aufgaben und Fristen, die in Mails stehen.
Was ihn besonders macht
- Anfahrt eingerechnet: Ein Termin vor Ort beginnt im Kalender mit der Abfahrt. Flow rechnet die Reisezeit ab dem Termin davor – oder am Morgen ab Ihrem Startort. Passt sie nicht in die Lücke, wird es rot.
- Tagestour: Auf Knopfdruck die Route über alle eigenen Vor-Ort-Termine eines Tages, ab dem Startort, Abschnitt für Abschnitt mit Minuten und Kilometern.
- Planung: Links der Vorrat an offenen Aufgaben mit Fälligkeit, rechts eine Woche je Person und Ressource – eingeplant wird per Ziehen.
- Freie Zeit finden: Sobald ein Kollege, ein Raum oder ein Fahrzeug im Termin steht, zeigt eine Zeitleiste, wann alle frei sind.
- Räume und Fahrzeuge buchen: Ein gewählter Raum ist der Ort des Termins und zugleich gebucht – er ist ja nur einmal da.
- Gruppenkalender: Ein Team bekommt einen gemeinsamen Kalender mit einem einzigen Häkchen an der Gruppe.
- Einladungen nach außen: Kunden und Partner werden per Mail eingeladen; wer schon geantwortet hat, steht dabei.
- Vertretung: Bei einer Abwesenheit sieht die Vertretung genau für diesen Zeitraum Ihre Aufgaben – danach endet das von selbst.
Arbeitszeit des Hauses
Im Kalender steht auch, wann im Haus gearbeitet wird. Andere Teile von Flow richten sich danach – zum Beispiel erledigt die KI große Mengen auf Wunsch außerhalb der Arbeitszeit.
Thomas aus dem Service hat um 9 Uhr einen Termin beim Pflegeheim Sonnenhof. Flow rechnet die Anfahrt vom vorigen Termin ein und zeigt rot, wenn sie nicht in die Lücke passt. Für den Einsatz bucht er gleich den Servicebus mit – und wer den Bus zur selben Zeit braucht, sieht, dass er weg ist.
So hängt es zusammen.
Kein Bereich steht für sich. Was hier passiert, kommt woanders an – ohne dass jemand es abtippt.
Aufgaben & Projekte
Aufgaben mit Frist lassen sich in der Planung als Block in den Kalender legen – die Person ist dann belegt.
Ressourcen
Räume, Fahrzeuge und Geräte haben einen eigenen Kalender und werden im Termin mitgebucht.
Kontakte & Adressen
Geburtstage aus den Kontakten erscheinen von selbst, Teilnehmer von außen werden aus den Kontakten eingeladen.
Kommunikation
Einladungen gehen als Mail aus dem richtigen Postfach hinaus, Antworten von außen werden eingetragen.
In der Flow-App.
Dieselben Daten unterwegs – in der eigenen App für Handy und Tablet, mit einer Oberfläche für den Finger.
In der Demo ausprobieren.
- Oben auf Kalender klicken – Tag, Woche, Monat oder Liste wählen.
- Auf Neuer Termin klicken und unter Wo „vor Ort“ wählen – die Reisezeit wird eingerechnet.
- Unter Wer eine Kollegin dazunehmen – eine Zeitleiste zeigt, wann alle frei sind.
- Links Planung öffnen – offene Aufgaben, Kollegen und Ressourcen in einer Woche.
Häufige Fragen.
Kann ich meinen Google- oder Outlook-Kalender verbinden?
Fremde Kalender lassen sich abonnieren und erscheinen dann eingeblendet. Bestehende Termine übernehmen Sie aus einer Kalenderdatei (.ics) oder dem Outlook-Export. Ein laufender Abgleich mit Google und Microsoft ist geplant.
Sehen Kollegen meine privaten Termine?
Nein. Ein Termin lässt sich als privat markieren – andere sehen dann nur „belegt“. Und ein privater Bereich bleibt ohnehin eine eigene Welt.
Kalender & Planung live erleben.
Öffnen Sie die Live-Demo und melden Sie sich als Thomas Leitner an – die Schritte oben zeigen den Weg.
- Benutzer
service- Kennwort
Service1234!- Sie sind
- Thomas Leitner, Service
Was als Nächstes kommt.
- Terminumfrage und öffentliche Buchungsseite
- Abgleich mit Google- und Microsoft-Kalendern
- Abwesenheiten genehmigen und zählen
- Ressourcen mit Kapazität, Ausstattungsfilter und Genehmigung buchen