Aufgaben & Projekte
Wer macht was bis wann – und wie viel Zeit ist dafür draufgegangen?
Worum es geht
Aufgaben sind das, was im Büro tatsächlich zu tun ist: ein Angebot nachfassen, eine Wartung ausmachen, eine Rechnung prüfen. In Flow hat jede Aufgabe eine Nummer, einen Stand, eine Frist, eine Wichtigkeit und jemanden, der sich darum kümmert.
Das Board
Die Übersicht zeigt alle Aufgaben als Board mit fünf Spalten: Neu, Geplant, In Arbeit, Review, Erledigt. Eine Karte in eine andere Spalte ziehen setzt ihren Stand – am Handy genauso. Daneben gibt es Listen wie „Meine Aufgaben“, „Heute“, „Diese Woche“ und „Überfällig“.
Schnell anlegen: Über der Liste einfach lostippen, zum Beispiel „Angebot nachfassen freitag !hoch #Muster“ – Flow versteht den Tag, die Wichtigkeit und das Projekt oder den Kunden.
Zeit erfassen
An jeder Aufgabe läuft auf Wunsch die Uhr: Starten, Stoppen oder nachtragen – etwa für das Telefonat, bei dem niemand an die Uhr gedacht hat. Gebuchte und abrechenbare Zeit stehen nebeneinander.
Projekte
Ein Projekt ist befristet – eine Arbeit mit Ende, etwa ein neues Netzwerk – oder laufend, etwa ein Wartungsvertrag. Laufende Projekte haben ein Stundenkontingent je Monat. Dazu kommen Meilensteine wie „Abnahme“ und die Mitglieder, die mitarbeiten.
Der Zeitplan zeigt alle offenen Projekte nach Kunde über Wochen, ein Quartal oder ein Jahr. Und am Monatsende entsteht auf Knopfdruck der Bericht für den Kunden – als Ausdruck oder als Tabelle für Excel, vorgegeben nur mit den abrechenbaren Stunden.
Vertretung
Wer im Urlaub ist, trägt im Kalender eine Vertretung ein. Die sieht genau für diesen Zeitraum die Aufgaben samt Nachrichten und kann sie bearbeiten – danach endet der Zugriff von selbst.
Die Elektro Beispiel GmbH baut für die Metallbau Gruber GmbH eine PV-Anlage mit 30 kWp. Im Projekt stehen acht Aufgaben – vom Material bestellen bis zur Abnahme. Thomas aus dem Service bucht seine Montagestunden direkt an der Aufgabe, der Zeitplan zeigt die Meilensteine, und am Monatsende druckt Andrea den Bericht für den Kunden – nur mit den abrechenbaren Stunden.
So hängt es zusammen.
Kein Bereich steht für sich. Was hier passiert, kommt woanders an – ohne dass jemand es abtippt.
Kommunikation
Aufgaben entstehen oft aus einer Mail. Die Mail bleibt an der Aufgabe, und wer daran arbeitet, kann direkt antworten.
Kalender & Planung
„Einplanen“ legt die Aufgabe als Block in den Kalender der Person – sie ist dann belegt, und wer sie zur selben Zeit einlädt, wird gewarnt.
Kontakte & Adressen
Jede Aufgabe und jedes Projekt kann einem Kunden gehören. Am Kontakt sehen Sie, was für ihn offen ist.
Ressourcen
Braucht eine Arbeit ein Fahrzeug oder Messgerät, wird es beim Termin mitgebucht.
In der Demo ausprobieren.
- Oben auf Aufgaben klicken – die Übersicht zeigt alle Aufgaben als Board.
- Eine Karte in eine andere Spalte ziehen – so ändert sich ihr Stand.
- Links unter Kunden & Projekte das Projekt PV-Anlage 30 kWp Metallbau Gruber öffnen.
- Links Zeitplan wählen und oben auf Quartal stellen – alle Projekte mit Meilensteinen auf einen Blick.
Häufige Fragen.
Was ist der Unterschied zwischen Aufgabe und Projekt?
Eine Aufgabe ist ein einzelnes Stück Arbeit („Montage Dach“). Ein Projekt ist die Sache, für die gearbeitet wird („PV-Anlage Metallbau Gruber“) und sammelt viele Aufgaben.
Warum wird die Zeit an der Aufgabe gebucht und nicht am Projekt?
Damit später jeder sieht, wofür die Stunde war – spätestens der Kunde fragt danach. Über die Aufgabe steht die Antwort samt der Mail, aus der sie entstand.
Was heißt „abrechenbar“?
Nicht jede gearbeitete Stunde kommt auf die Rechnung. Flow zeigt gebuchte und abrechenbare Zeit nebeneinander, damit man weder Arbeit unterschätzt noch zu viel verrechnet.
Aufgaben & Projekte live erleben.
Öffnen Sie die Live-Demo und melden Sie sich als Andrea Steiner an – die Schritte oben zeigen den Weg.
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Chef1234!- Sie sind
- Andrea Steiner, Geschäftsführung