Aufgaben

In den Aufgaben wird gearbeitet: was zu tun ist, von wem, bis wann. Die Kommunikation zeigt nur, dass es eine Aufgabe gibt – bearbeitet wird sie hier.

So geht's

Anlegen

1. Im Menüband Aufgabe – oder über der Liste tippen und Enter, etwa „Angebot nachfassen morgen !hoch #Wartung“.
2. Aus einer Nachricht: in der Kommunikation Aufgabe, dann Übernehmen oder Zuweisen.
3. Gehört die Nachricht zu einer Aufgabe, die es schon gibt: An bestehende Aufgabe hängen ….

Bearbeiten

1. Eine Zeile anklicken – rechts stehen Stand, Frist und Priorität; Stand und Priorität ändern Sie gleich dort.
2. Öffnen (B) zeigt die Aufgabe im Fenster, mit allen Abschnitten.
3. Erledigt: der Haken in der Zeile.

Zeit buchen

1. Zeit erfassen im Menüband (Z).
2. Starten und Stoppen – oder Nachtragen … für den Anruf, bei dem niemand an die Uhr dachte.

Warten und einplanen

1. Im Fenster unter Stand: Warten lassen … – auf wen, worauf, wann wieder vorlegen.
2. Unter Zeit & Planung: Einplanen … – Tag, Uhrzeit und wer.

Löschen

1. Löschen … oder Entf – nach der Rückfrage liegt die Aufgabe im Papierkorb.
2. Versehen? Zurückholen in der Meldung oder im Papierkorb unten links.

Was Sie sehen

1. Das Menüband: Aufgabe legt eine neue an, daneben Stand, Organisieren und Verknüpfen.
2. Die Schnelleingabe – Titel tippen, Enter. „morgen“, „!hoch“ und „#Projekt“ im Text werden erkannt.
3. Ihre Aufgaben, nach Fälligkeit gruppiert – Gruppieren oben rechts stellt um.

Gut zu wissen

• Eine wartende Aufgabe kommt von selbst zurück – am Tag der Wiedervorlage oder sobald eine Antwort eingeht. Wieder aufnehmen holt sie früher.
• Archivieren ist kein Löschen, es setzt die Aufgabe auf Erledigt.
• Wiederkehrend geht nur mit einer Frist; die nächste richtet sich nach der Frist, nicht nach dem Tag des Erledigens.
• Es läuft höchstens eine Uhr je Person. Eine vergessene Uhr wird beim Stoppen auf die Höchstdauer gekürzt (Vorgabe 12 Stunden) und als gekappt – prüfen markiert.

Hinweis

Zeit wird immer auf die Aufgabe gebucht, nie auf das Projekt – sonst ist „wofür?“ hinterher nicht zu beantworten.

Achtung

Nach 30 Tagen im Papierkorb wird eine Aufgabe endgültig entfernt – samt Schritten, Verlauf und der an ihr gebuchten Zeit.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Hier wird gearbeitet. Die Kommunikation zeigt, dass es eine Aufgabe gibt, wer sie hat und wann sie fällig ist – was zu tun ist, steht hier.

Wer Aufgaben öffnet, landet in der Übersicht – alle Aufgaben als Board (Übersicht der Aufgaben). „Meine Aufgaben“, „Heute“ und die übrigen Listen stehen darunter in der Leiste.

Aufgaben ist eine eigene Menügruppe, keine zweite Spalte in der Kommunikation. Projekte und Planung kommen dort dazu. Der Grund ist nicht Ordnung, sondern Platz: Zwei Einträge in einer Gruppe geben dem Modul eine Navigationsspalte – und die nimmt der Nachrichtenfläche genau die Breite weg, um die es dort geht.

Warum das zwei Flächen sind

Es sind zwei verschiedene Arbeiten:

Fläche	Frage	Blickrichtung
Kommunikation	Was kam herein, wer antwortet?	reagieren
Aufgaben	Was ist zu tun, von wem, bis wann?	abarbeiten
Projekte	Wofür, wie lange, was ist offen?	zusammenfassen
Kalender	Wer hat wann Zeit?	vorausschauen

Es bleibt trotzdem ein Arbeitsvorrat. In der Kommunikation steht die Aufgabe als Zeichen, nicht als zweite Liste – sonst müsste man zwei Stellen pflegen und keine wäre vollständig.

Eine Aufgabe ohne Nachricht

Es ruft ein Kunde an. Daraus entsteht Arbeit, und es gibt keine Mail. Über Aufgabe oben rechts legen Sie sie direkt an: Titel, worum es geht, Wichtigkeit, Frist, Bearbeiter.

Rechts über Anlegen steht der Bereich, in dem die Aufgabe entsteht – der oben gewählte, bei Alle Bereiche der Startbereich (sonst der erste). Wer in mehreren Bereichen ist, kann ihn dort ändern. Im Board eines Projekts gilt der Bereich des Projekts.

Früher wurde dafür stillschweigend eine interne Notiz erzeugt, damit das Datenmodell stimmt. Das legte eine Nachricht an, die niemand geschrieben hat – und sie stand danach im Verlauf, als hätte jemand etwas gesagt. Ein Datenmodell, das sich Belege erfindet, ist schlimmer als eines mit einer Lücke.

Was Sie unter Worum geht es schreiben, wird eine verknüpfte interne Notiz. Hier ist das richtig: Diesmal hat sie wirklich jemand geschrieben.

Löschen und der Papierkorb

Löschen … im Menüband (oder Entf, oder im Kontextmenü der Karte) fragt erst nach und legt die Aufgabe dann in den Papierkorb. Dort steht sie unter Papierkorb links in den Aufgaben – mit wann und von wem – und Zurückholen stellt sie wieder hin, wo sie stand, mit ihrem Stand. Gleich nach dem Löschen geht das auch mit Zurückholen in der Meldung. Was im Papierkorb liegt, steht in keiner Liste, keiner Zahl und keiner Suche; gebuchte Zeit bleibt.

Nach 30 Tagen (einstellbar unter System → Systemparameter, „Papierkorb der Aufgaben: aufbewahren“) wird eine Aufgabe aus dem Papierkorb endgültig entfernt – samt Schritten, Verlauf, Labels und der an ihr gebuchten Zeit. Wann das ist, steht im Papierkorb an jeder Zeile.

Archivieren ist etwas anderes: Es setzt die Aufgabe auf Erledigt.

Die Spalte links

Links stehen die Ansichten, jede mit ihrer Zahl offener Aufgaben:

• Meine Aufgaben – was Ihnen zugewiesen ist.
• Heute, Diese Woche (bis Sonntag), Überfällig – dieselben, nach ihrer Frist.
• Von mir vergeben – was Sie angelegt und jemand anderem oder einer Gruppe gegeben haben.
• Erledigt – Ihre erledigten.
• Zeitplan – alle offenen Projekte über Wochen, ein Quartal oder ein Jahr (siehe Hilfe zu Projekte).

Darunter Kunden & Projekte: die Projekte nach Kunde, mit Suche und dem Umschalter Aktiv / Laufend / Archiv (Laufend zeigt nur die Verträge); die Zahl daneben ist der Fortschritt (erledigte von allen Aufgaben). Ein Klick öffnet das Projekt. Eine neue Aufgabe legt + Aufgabe im Menüband an. Ganz unten steht der Papierkorb.

Die Liste

Die Aufgaben stehen nach Fälligkeit in Gruppen – Überfällig, Heute, Diese Woche, Später (auch ohne Datum); jede Gruppe lässt sich zuklappen. Über Gruppieren geht es auch nach Projekt oder Stand. Je Zeile: der Haken zum Abhaken, Titel mit Kunde › Projekt, Priorität (Hoch, Mittel, Niedrig), Frist und Stand.

Oben engt Kunde ein; hinter dem Filterzeichen stehen Meiner Gruppen, der Zustand, Projekt, Bearbeiter und – sobald Aufgaben Labels tragen – Label – „woran sitzt Petra im Wartungsvertrag?“. Sehen können Sie dabei nur, was Sie ohnehin sehen dürften.

Suchen findet eine Aufgabe über ihren Titel und über ihre Notizen – also auch über das, was früher als Kommentar an ihr stand. Steht das Wort nur in einer Notiz, sagt die Zeile in Notiz gefunden. Private Notizen anderer findet die Suche nicht.

Schnelleingabe

Über der Liste: einfach tippen und Enter. Die Aufgabe entsteht bei Ihnen.

• Wann: heute, morgen, übermorgen, ein Wochentag („freitag“), „nächste Woche“, „in 3 Tagen“, „24.10.“.
• Wie wichtig: !dringend, !hoch, !mittel, !niedrig.
• Wofür: #Projekt oder #Kunde – es genügt der Anfang, solange er eindeutig ist.

„Angebot nachfassen morgen !hoch #Wartung“ wird zu „Angebot nachfassen“, morgen fällig, hoch, im Projekt Wartung. Was erkannt ist, steht rechts im Feld, bevor Sie Enter drücken. Ein #…, das zu nichts oder zu mehrerem passt, bleibt im Titel stehen und wird mit „?“ genannt.

Die gewählte Aufgabe

Ein Klick auf eine Zeile zeigt die Aufgabe rechts: Stand, Zuständig, Frist, Priorität, gebuchte Zeit, Beschreibung und was mit ihr verknüpft ist – Nachrichten (ein Klick springt in die Unterhaltung) und der eingeplante Termin. Stand und Priorität ändern Sie gleich dort.

Das Menüband oben ist dasselbe wie in der Übersicht und im Projekt (siehe Hilfe zu Projekte): Neu (+ Aufgabe), Aufgabe (Öffnen B, Status ▾ mit 1–5, Zuständig, Fällig, Priorität ▾), Organisieren (In Projekt verschieben, Duplizieren, Archivieren E, Löschen … Entf), Verknüpfen (Zur Nachricht N – die, aus der sie kam, sonst die erste verknüpfte –, Termin T mit Titel und Frist der Aufgabe, Kontakt), Zeit (Zeit erfassen Z), KI ✦ (Zusammenfassen, In Schritte zerlegen, Antwort entwerfen) und Ansicht (Board, Liste, Zeitplan). Was eine gewählte Aufgabe braucht, ist ohne Auswahl blass und sagt warum. Was ständig dasteht und ob mit Text, stellen Sie unter ⋯ → Leiste anpassen … ein; ist die Fläche zu schmal, wandern Gruppen unter ⋯.

KI ✦ fragt die KI Ihres Bereichs mit allem, was an der Aufgabe steht. Das Ergebnis steht in einem Fenster und wird nur übernommen, wenn Sie es sagen: die Zusammenfassung als Kommentar, die vorgeschlagenen Schritte (abhaken, welche) als Schritte, die Antwort ins Antwortfeld des Aufgabenfensters – gesendet wird sie erst mit Senden. Ohne KI-Zugang im Bereich ist ✦ blass und nennt den Grund.

Aufwand und Schätzung: Neben Aufwand steht, was gebucht ist, und – sobald jemand geschätzt hat – gegen die Schätzung: „3,5 von 6 Std.“, mit einem Balken, der sich färbt, wenn mehr gebucht ist als geschätzt. Die Schätzung tippen Sie in Stunden ein; leer nimmt sie weg.

Unteraufgaben: eine Abhakliste an der Aufgabe. „Schritt hinzufügen …“ und Enter hängt einen an, der Haken erledigt ihn, das Kreuz nimmt ihn weg. In der Liste steht dann Teile „3/5“. Ein Schritt ist keine eigene Aufgabe: Wer eine eigene Zuständigkeit oder Zeit braucht, legt eine Aufgabe an.

Wiederholt: macht die Aufgabe wiederkehrend – täglich, wöchentlich, monatlich am gleichen Tag oder am gleichen Wochentag („1. Montag“), quartalsweise oder jährlich. Das geht nur mit einer Frist: Sie ist der erste Termin, alle weiteren richten sich fest nach dem Kalender danach. Erledigen Sie die Aufgabe, entsteht die nächste – mit dem nächsten Termin nach der Frist, nicht nach dem Tag des Erledigens; wer eine Woche zu spät erledigt, bekommt die nächste also schon überfällig. Die nächste steht unter Geplant, mit denselben Labels und Schritten (wieder offen). Ein 31. wird im Februar zum 28. und im März wieder zum 31. In Liste und Board zeigt ↻ wiederkehrende Aufgaben; einmalig beendet die Reihe.

Labels: die Kategorien der Nachrichten, an der Aufgabe wiederverwendet – eine Liste für beides. + bietet die aktiven Kategorien des Bereichs an, das Kreuz nimmt ein Label wieder ab. Labels stehen in der Liste und auf dem Board; dort lässt sich nach ihnen filtern. Wie an einer Nachricht gibt ein Label keinen Zugriff.

Aktivität: darunter steht ein Verlauf – die Notizen an der Aufgabe und dazwischen, was an ihr geschah (Stand, erledigte Schritte), das Neueste oben. Geschrieben wird wie an jeder anderen Stelle in Flow im Notizfenster (+ Notiz, der Stift an einer Notiz): Text, Fotos, eine Zeichnung, Nur für mich. Der Kunde sieht Notizen nie. Mit @ erwähnen Sie jemanden: Wer die Aufgabe sehen kann, erfährt es über die Glocke. Wer sie nicht sehen kann, wird nicht benachrichtigt – eine Erwähnung gibt keinen Zugriff –, und Flow sagt Ihnen das gleich. Was früher hier als Kommentar stand, ist von selbst eine Notiz geworden – mit dem alten Autor und der alten Zeit.

Das Aufgabenfenster

Öffnen im Menüband öffnet die Aufgabe im Fenster – dasselbe wie Aufgabe beim Anlegen; Zeit erfassen öffnet es bei Zeit & Planung. Links stehen die Abschnitte:

• Aufgabe – Titel, Beschreibung, Wichtigkeit, Frist, Bearbeiter und Kunden; Speichern rechts. Wer sie neu bekommt, erfährt es über die Glocke. Eine geleerte Beschreibung verschwindet.
• Stand – Zustand (mit „verworfen“), Warten lassen, Gruppe, Projekt, Vertretung.
• Nachrichten – was an der Aufgabe hängt, zum Lesen, mit Absender und Zeit; der Link öffnet die Unterhaltung in der Kommunikation.
• Zeit & Planung – Einplanen, Uhr, Buchungen.
• Antworten – dem Kunden antworten, ohne die Fläche zu wechseln.

Der Ablauf

Eine Aufgabe läuft durch Neu – Geplant – In Arbeit – Review – Erledigt; verworfen steht daneben und braucht einen Grund. „Wartet“ ist kein Stand, sondern eine Marke (siehe Warten und Wiedervorlage): Eine Aufgabe kann in Arbeit sein und warten.

Wichtigkeit

Die Wichtigkeit ist eine Schulnote, dieselbe wie bei „Priorisiert“: 1 sehr wichtig, 2 wichtig, 3 normal, 4 weniger wichtig, 5 brauch ich nicht. Ohne Wahl ist eine Aufgabe normal. In der Liste steht die Note nur, wenn jemand gewichtet hat – eine Spalte voller Dreien sagt nichts. Sortiert wird erst nach Frist, dann nach Note: Bei gleicher Frist steht die wichtigere oben.

An eine bestehende Aufgabe hängen

Gehört eine Nachricht zu einer Aufgabe, die es schon gibt, legen Sie keine zweite an: In der Kommunikation steht im Menü Aufgabe der Eintrag An bestehende Aufgabe hängen …. Zur Wahl stehen nur offene Aufgaben aus demselben Bereich, an denen sie noch nicht hängt. Im Reiter Aufgaben der Unterhaltung löst das durchgestrichene Ketten-Symbol sie wieder von einer Aufgabe – die Aufgabe bleibt.

Was an einer Aufgabe hängt, steht im Aufgabenfenster unter Nachrichten – mit Inhalt.

Kunden

Eine Aufgabe kann mehrere Kunden haben – Personen wie Firmen. Im Fenster der Aufgabe nimmt die Suche unter Kunden einen dazu, das Kreuz am Namen nimmt ihn weg. Gibt es die Firma noch nicht, steht als letzter Eintrag „…“ als Firma anlegen … – er öffnet das Anlegen mit dem getippten Namen, und die neue Firma hängt danach gleich an der Aufgabe. Bearbeiter ist etwas anderes: wer die Arbeit macht, also ein Konto bei Ihnen. Wer eine eingehende Mail als Aufgabe übernimmt, hat ihren Absender schon als Kunden an der Aufgabe, bei einer ausgehenden die Empfänger – vorbelegt, nicht festgelegt.

Oben in der Liste engt Kunde auf die Aufgaben zu einem Kunden ein. Am Kontakt zeigt die Karte Aufgaben die offenen dazu; ein Klick springt in die Aufgabe. Werden zwei Kontakte zusammengeführt, wandern die Kunden an den Aufgaben mit.

Zeit

Unter Zeit steht, was auf die Aufgabe gebucht ist, mit der Summe – gebucht und abrechenbar nebeneinander, denn das eine ist die Arbeit, das andere die Rechnung.

• Starten / Stoppen – die Uhr läuft auf dieser Aufgabe. Läuft sie schon auf einer anderen, wird die dort gestoppt, und das wird gesagt.
• Nachtragen … – für den Anruf, bei dem niemand an die Uhr gedacht hat. Vorgeschlagen ist die letzte halbe Stunde.
• Eine eigene Buchung anklicken öffnet sie zum Korrigieren: Zeiten, Text, abrechenbar – oder Löschen. Fremde Buchungen ändern Sie nicht; die klären Sie mit dem, der gebucht hat.

Was nicht geht: in die Zukunft buchen (geplant wird beim Einplanen), zwei Buchungen zur selben Zeit (eine davon stimmt dann nicht), und länger als die Höchstdauer am Stück (Systemparameter, Vorgabe 12 Stunden). Eine vergessene Uhr wird beim Stoppen auf diese Höchstdauer gekürzt und als gekappt – prüfen markiert; vorher warnt die Aufgabe „läuft auffällig lange“.

Fristen

Die Frist steht in Worten – „heute”, „morgen”, „3 Tage überfällig”. Ein Datum allein heißt, jedes Mal selbst nachzurechnen. Überfällig bekommt einen roten Streifen am Rand, keine rote Fläche: Eine Fläche schreit, und wer den ganzen Tag draufsieht, sieht sie irgendwann nicht mehr.

Die Glocke erinnert an eine Frist: am Tag selbst ab 8 Uhr „heute fällig“, ist der Tag vorbei, einmal „überfällig“. Die Meldung geht an den Bearbeiter; hat die Aufgabe keinen, an die zuständige Gruppe, sonst an den, der sie angelegt hat. Wird die Frist verschoben, meldet sie sich zur neuen wieder. Liegt eine Frist schon länger als eine Woche zurück, bleibt die Glocke still – in der Liste steht die Aufgabe weiter rot. Uhrzeit und Woche stellt die Verwaltung unter Systemparameter ein („Aufgaben: an Fälliges erinnern ab“, „Aufgaben: „überfällig“ melden bis“).

Einplanen

Eine Frist sagt, bis wann etwas fertig sein muss; sie belegt niemanden. Einplanen im Aufgabenfenster (Abschnitt Zeit & Planung) sagt, wann sie getan wird: Tag, Uhrzeit und wer. Ab dann steht die Aufgabe als Block im Kalender dieser Person und belegt sie – Frei/Belegt zeigt das, und wer sie zu der Zeit zu einem Termin einlädt, wird gewarnt.

• Einplanen weist die Aufgabe zugleich zu – leer gelassen, planen Sie sich selbst ein.
• Das Kreuz entfernt die Planung; Frist und Bearbeiter bleiben.
• Erledigt oder verworfen fällt der Block aus dem Kalender.

Hin und zurück

• In der Kommunikation: Rechtsklick auf eine Unterhaltung → Zur Aufgabe.
• Hier: das Sprechblasen-Symbol an der Zeile → zurück zur Unterhaltung, aus der sie entstand.

Gesprungen, nicht aufgeklappt. Eine Unterhaltung, die sich hier öffnete, wäre der Anfang der zweiten Kommunikationsfläche – dann folgt der Wunsch nach Verlauf, Antwortbereich und Anhängen, und am Ende steht sie zweimal da.

Antworten, ohne die Fläche zu wechseln

Wer die Aufgabe offen hat, hat meist auch die Antwort im Kopf. Im Abschnitt Antworten des Aufgabenfensters steht deshalb ein Antwortfeld – und nur das:

• Gibt es eine Unterhaltung, geht die Antwort in ihren Verlauf zurück, an den letzten Absender, mit Re: vor dem alten Betreff. Empfänger und Betreff stehen dort nicht noch einmal: Sie stehen schon fest, und ein zweites Feld wäre eine zweite Wahrheit.
• Gibt es keine – die Aufgabe kam aus einem Anruf –, fragen wir Empfänger und Betreff. Mit dem Senden entsteht die Unterhaltung, und die Aufgabe hat ab da einen Verlauf.

Maßgeblich ist, ob jemand feststeht, nicht ob eine Unterhaltung existiert. Das ist nicht dasselbe: Was Sie beim Anlegen unter Worum geht es schreiben, wird eine interne Notiz – und die gehört zu keinem Postfach. Eine Weile sah die Fläche darin einen Verlauf, ließ das Empfängerfeld weg, und das Senden scheiterte mit „nicht gesendet”. Die Frage beantwortet jetzt der Server, der sie beim Senden ohnehin beantworten muss.

Die Nachricht landet in der Kommunikation, nicht in einem Feld an der Aufgabe. Das ist der ganze Punkt: Was an den Kunden geht, gehört in den Verlauf, den auch die Kollegin sieht – sonst steht die halbe Korrespondenz an einer Stelle, die beim Löschen der Aufgabe verschwindet.

Das widerspricht dem Sprung oben nicht: Ein Antwortfeld ist keine zweite Kommunikationsfläche. Den Verlauf lesen Sie weiter drüben.

Eine Aufgabe anlegen

Rechtsklick auf die Unterhaltung → Aufgabe → Übernehmen oder Zuweisen. Beides öffnet dasselbe Fenster; es ist dieselbe Entscheidung in zwei Richtungen.

Darin geben Sie an:

• Worum es geht – der Betreff steht als Vorschlag drin. Ändern Sie ihn: „Re: AW: Re: Ihre Anfrage” ist als Aufgabentitel unbrauchbar, und später umbenennen fällt niemandem mehr ein.
• Projekt – optional, leer heißt: zu keinem.
• Beim Zuweisen: wer sie machen soll.

Die Aufgabe beginnt im Stand neu. Den Stand hier zur Wahl zu stellen hieße, beim Anlegen schon zu behaupten, es sei etwas geschehen.

Der Stand in der Liste

An einer Unterhaltung, aus der eine Aufgabe geworden ist, steht in der untersten Zeile: wer sie hat, die Nummer – und der Stand: neu, geplant, in Arbeit, Review, erledigt.

Das sehen alle, die das Postfach haben. Genau darum geht es: „bei Birgit” sagt, wer sich kümmert, aber nicht, ob sie noch dran ist oder längst fertig.

In der geöffneten Unterhaltung gibt es dafür den Reiter Aufgaben – neben Verlauf. Oben stehen alle Aufgaben der Unterhaltung nebeneinander; ein Klick auf eine zeigt darunter ihre Einzelheiten: Stand, Titel, Frist, gebuchte Zeit und Projekt.

Der Stand wird sofort gesetzt, ohne Speichern – er ist das, was man hier am häufigsten ändert. Titel und Frist brauchen den Speichern-Knopf darunter. Verworfen steht nicht zur Wahl: Das verlangt einen Grund, und der gehört dorthin, wo er auch hinterlegt wird. Dasselbe gilt für das Projekt und den Bearbeiter – #47 öffnen bringt Sie dorthin.

Eine Gruppe als Zuständige

Eine Aufgabe muss nicht gleich einer Person gehören. Wählen Sie in der geöffneten Aufgabe unter Gruppe etwa „Einkauf“ – dann sehen sie alle Mitglieder der Gruppe samt der Nachricht dazu, und jedes kann sie übernehmen (Zustand in Arbeit). Die Mitglieder erfahren es über die Glocke. Wer übernimmt, wird Bearbeiter; die Gruppe bleibt als Auskunft stehen.

Meiner Gruppen (hinter dem Filterzeichen über der Liste) zeigt, was Ihren Gruppen gehört und noch niemand übernommen hat – der Vorrat, aus dem man sich nimmt. Zur Wahl stehen die Gruppen aus dem Bereich der Aufgabe.

Warten und Wiedervorlage

Warten lassen … (im Fenster unter Stand) setzt die Marke wartet – der Stand bleibt. Flow fragt dreierlei, alles freiwillig:

• Auf wen? – ein Kollege oder ein Kontakt (Person oder Firma), in einem Feld gesucht.
• Worauf? – „Antwort vom Kunden“, „Lieferung“. Das steht danach an der Aufgabe; ohne Text der Name.
• Wieder vorlegen – morgen, in 3 Tagen, in einer Woche, in zwei Wochen oder ohne Termin.

Die Aufgabe kommt von selbst zurück: am Tag der Wiedervorlage – oder früher, sobald in ihrer Unterhaltung eine Antwort eingeht. Wartet sie auf einen Kontakt, genügt es, dass er irgendwo schreibt, auch in einer neuen Unterhaltung. Wartet sie auf einen Kollegen, erfährt er es an der Glocke („Aufgabe #12 wartet auf Sie“); sie kommt zurück, sobald er in einer ihrer Unterhaltungen schreibt oder Ihnen im Direktchat antwortet. Die Marke verschwindet, die Aufgabe steht auf in Arbeit (eine im Review bleibt dort), und die Glocke meldet es: „Aufgabe #12 ist zurück“. Im Kalender steht der Tag der Wiedervorlage mit ⏸ bei den Fälligkeiten.

Wer nicht warten will, bis sie zurückkommt, drückt Wieder aufnehmen. Ist sie erledigt oder verworfen, fällt die Marke von selbst weg.

In Vertretung

Vertreten Sie jemanden, der abwesend ist, stehen dessen Aufgaben für diese Zeit in Ihrer Liste – mit dem Vermerk in Vertretung für …. Sie können sie bearbeiten wie eigene. In Vertretung übernehmen macht Sie zur Bearbeiterin oder zum Bearbeiter; am Verlauf steht dann, für wen. Was Sie nicht übernehmen, bleibt bei der abwesenden Person und verschwindet nach dem Ende der Vertretung wieder aus Ihrer Liste.

Stand: 01.11.2026

Übersicht der Aufgaben#

Die Übersicht zeigt Ihre Aufgaben als Board, eine Spalte je Stand. Sie öffnet sich, wenn Sie Aufgaben wählen – über alle Projekte und auch für Aufgaben ohne Projekt.

So geht's

1. Wählen Sie oben, wessen Aufgaben Sie sehen: Meine, Alle oder Meiner Gruppen.
2. Engen Sie bei Bedarf ein: nach Kunde und Projekt oder mit den Chips Zuständig ▾, Priorität ▾, Label ▾.
3. Ziehen Sie eine Karte in eine andere Spalte – das setzt ihren Stand.
4. Klicken Sie auf eine Karte, um sie zu wählen; das Band oben wirkt dann auf sie. Ein Doppelklick oder Enter öffnet die Aufgabe im Fenster.
5. Schalten Sie im Band zwischen Board und Liste um; Zeitplan führt zum Zeitplan.

Was Sie sehen

1. Wessen Aufgaben: Meine, Alle oder Meiner Gruppen.
2. Die Filter nach Zuständig und Priorität.
3. Eine Spalte je Stand – eine Karte in eine andere Spalte ziehen setzt ihren Stand.

Gut zu wissen

Tipp

Am Handy halten Sie den Finger kurz auf der Karte, bis sie sich abhebt – dann ziehen.

Hinweis

Neue Aufgaben mit + in einer Spalte gehen nur, wenn oben ein Bereich gewählt ist.

Die Spalte Erledigt zeigt nur die letzten Tage, in der Vorgabe 7. Die Zahl stellen Sie unter Systemparameter ein.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Die Übersicht zeigt Aufgaben als Board – eine Spalte je Stand: Neu, Geplant, In Arbeit, Review, Erledigt. Sie ist, was sich öffnet, wenn Sie Aufgaben wählen. Es ist dasselbe Board wie in einem Projekt, nur über alle Projekte und auch für Aufgaben ohne Projekt; jede Karte zeigt ihr Projekt.

Wessen Aufgaben

• Meine (Vorgabe) – was bei Ihnen liegt.
• Alle – alle offenen Aufgaben, die Sie sehen dürfen, im oben gewählten Bereich.
• Meiner Gruppen – was einer Ihrer Gruppen gehört und noch niemand übernommen hat.

Dazu lässt sich nach Kunde und Projekt einengen, im Board selbst mit den Chips Zuständig ▾, Priorität ▾, Label ▾ und der Suche.

Arbeiten im Board

• Eine Karte in eine andere Spalte ziehen setzt ihren Stand. Am Handy den Finger kurz auf der Karte halten, bis sie sich abhebt – dann ziehen.
• + in einer Spalte legt dort eine Aufgabe an (Titel tippen, Enter) – unter „Meine“ gleich bei Ihnen. Dafür muss oben ein Bereich gewählt sein.
• Ein Klick auf eine Karte wählt sie – das Menüband oben wirkt dann auf sie (Status, Priorität, Duplizieren, Archivieren, Löschen, KI …; siehe Hilfe zu Projekte). Ein Doppelklick oder Enter öffnet die Aufgabe im Fenster, hier auf der Seite: Aufgabe, Stand, Nachrichten, Zeit & Planung, Antworten. Rechtsklick zeigt dieselben Befehle als Menü.
• Ansicht im Band schaltet zwischen Board und Liste; Zeitplan führt zum Zeitplan.

Erledigt zeigt nur, was in den letzten Tagen erledigt wurde (Vorgabe 7 Tage, einstellbar unter System → Systemparameter, „Aufgaben-Übersicht: erledigt der letzten“). Alles Erledigte steht unter Erledigt in der Leiste.

Hängt zusammen mit

• Projekte

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel kommunikation.aufgaben