Service, Wartung und Kalibrierung

Auf der Detailseite einer Ressource halten Sie fest, was an ihr gemacht wurde – Wartung, Reparatur, Kalibrierung, Prüfung – und wann das Nächste fällig ist. Beim Fahrzeug kommen Kilometer, Tanken und das Fahrtenbuch dazu.

So geht's

Servicevorgang erfassen

1. Öffnen Sie unter Bestand → Ressourcen die Ressource.
2. Klicken Sie im Reiter Service auf Neuer Vorgang.
3. Füllen Sie Datum, Art, Werkstatt und Betrag aus.
4. Tragen Sie den Nächster Termin ein, wenn wieder etwas fällig wird – beim Fahrzeug auch Nächster bei km.
5. Hängen Sie mit Beleg anhängen die Rechnung an.
6. Klicken Sie Speichern.

Verantwortliche Person festlegen

1. Wählen Sie im Reiter Stammdaten unter Verantwortlich die Person.
2. Klicken Sie Speichern.

Kilometer und Tanken erfassen

1. Öffnen Sie beim Fahrzeug den Reiter Kilometer & Tanken.
2. Klicken Sie Getankt oder Geladen – oder Kilometerstand für eine reine Ablesung.
3. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie Speichern.

Fahrtenbuch ansehen und exportieren

1. Öffnen Sie beim Fahrzeug den Reiter Fahrtenbuch und wählen Sie den Zeitraum.
2. Klicken Sie auf eine eigene Fahrt, um Zweck, Start und Ziel einzutragen oder sie als Privatfahrt zu markieren.
3. Klicken Sie Exportieren – Sie erhalten eine CSV-Datei für Excel.

Gut zu wissen

• Flow erinnert zwei Wochen vor dem nächsten Termin und am Tag selbst. Ohne Verantwortliche erinnert es die Person, die den Vorgang erfasst hat.
• Je Art zählt der jüngste Vorgang: Eine neue Kalibrierung löst die alte Frist ab.
• Die Frist steht im Kalender, wenn der Kalender der Ressource eingeschaltet ist.
• Ein Kilometerstand unter einem früheren wird abgewiesen. Nach einem Tachotausch haken Sie Tacho getauscht an.
• Die Fahrten entstehen in der App, nur während einer Buchung und nur mit Zustimmung zur Standortaufzeichnung.

Achtung

Eine Privatfahrt lässt sich nicht rückgängig machen: Start, Ziel, Zweck und der Weg werden sofort gelöscht.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Was an einer Ressource gemacht wurde – Wartung, Reparatur, Kalibrierung, Prüfung – mit Datum, Werkstatt, Betrag und Beleg. Und wann das Nächste fällig ist: Flow erinnert zwei Wochen vorher und am Tag, und die Frist steht im Kalender der Ressource.

Was Sie einstellen

• Neuer Vorgang im Reiter Service: Datum, Art, Werkstatt (aus den Kontakten oder als Name), Betrag, Notiz und nächster Termin. Der Beleg geht ins Dokumentenmanagement, dorthin, wo Rechnungen hingehören; hier steht nur der Verweis – das Symbol in der Zeile öffnet ihn.
• Verantwortlich im Reiter Stammdaten: Diese Person bekommt die fälligen Services gemeldet. Ist niemand eingetragen, erinnert Flow die Person, die den Vorgang erfasst hat.

Gut zu wissen (bisher)

• Je Art zählt der jüngste Vorgang. Ein Messgerät wird jährlich kalibriert und alle zwei Jahre geprüft – zwei Fristen nebeneinander. Erfassen Sie die neue Kalibrierung, löst sie die alte Frist ab; ohne nächsten Termin ist für diese Art nichts mehr fällig.
• Im Kalender erscheint die Frist, wenn der Kalender der Ressource eingeschaltet ist (linke Spalte, Ressourcen).
• Lesen darf jede im Bereich, erfassen und ändern, wer Ressourcen verwalten darf.
• Die Summe oben im Reiter zählt alle erfassten Beträge, beim Fahrzeug auch Tanken und Laden – Verträge und Versicherungen kommen mit der Kostenübersicht dazu.

Fahrzeuge

Ein Fahrzeug hat zwei Dinge mehr: Fahrzeugdaten in den Stammdaten (Kennzeichen, Marke, Modell, Fahrgestellnummer, Erstzulassung, Antrieb) und den Reiter Kilometer & Tanken.

• Kilometerstände kommen von überall her: beim Tanken oder Laden, beim Service, oder eigens mit Kilometerstand abgelesen. Eine Pflicht, regelmäßig abzulesen, gibt es nicht.
• Getankt / Geladen – mit Kilometerstand, Liter oder kWh, Betrag, Ort und Beleg. Ein Elektroauto bietet nur Geladen, ein Benziner oder Diesel nur Getankt, ein Hybrid beides. Wer zuhause lädt, lässt den Betrag leer – das zahlt die Stromrechnung.
• Datum oder Kilometer, was zuerst kommt. Im Servicevorgang stehen beim Fahrzeug zusätzlich Kilometerstand und Nächster bei km: „in einem Jahr oder nach 30.000 km“. Den Tag zu den Kilometern schätzt Flow aus der Fahrleistung des letzten Jahres; dann steht er als voraussichtlich da, im Kalender als (geschätzt). Er wandert mit jeder neuen Ablesung – erinnert wird trotzdem je Stufe nur einmal.
• Zu wenig bekannt heißt: Liegen zwischen dem ältesten und dem jüngsten Stand keine zwei Wochen, schätzt Flow nicht. Die Frist steht dann nur als „bei 30.000 km“ auf der Detailseite, nicht im Kalender. Ist der Stand erreicht, ist sie überfällig.
• Ein Stand unter einem früheren ist fast immer ein Tippfehler und wird abgewiesen. Nach einem Tachotausch setzen Sie das Häkchen Tacho getauscht: Dann gilt der niedrigere Stand, und die Fahrleistung rechnet nur ab dort.

Fahrtenbuch

Der Reiter Fahrtenbuch zeigt die Fahrten eines Fahrzeugs im gewählten Zeitraum, mit Summe der Kilometer. Die Fahrten entstehen in der App: Wer das Fahrzeug im Kalender gebucht und auf dem Handy der Standortaufzeichnung zugestimmt hat, dessen Weg wird während der Buchung aufgezeichnet.

• Nur während der Buchung – eine Viertelstunde davor und danach zählt mit. Was außerhalb liegt, nimmt Flow gar nicht erst an. Gebucht hat, wer den Termin angelegt hat oder daran teilnimmt.
• Eine Fahrt endet, wenn das Fahrzeug zehn Minuten steht – ob dabei kein Standort mehr kommt oder die Standorte nur im Umkreis von 50 m springen, wie es ein Handy im Stand tut. Ein kürzerer Halt (Ampel, Stau) trennt nicht, und sein Zittern zählt nicht zu den Kilometern. Unter 200 Metern ist es keine Fahrt (Rangieren). Start und Ziel schlägt Flow als Adresse nach (siehe unten).
• „Fahrt beginnen“ und „Fahrt beenden“ in der App: Dazwischen ist es eine Fahrt, auch mit einer langen Pause. Wer mag, tippt dabei den Tacho ein – stehen Anfang und Ende da, zählen die Kilometer vom Tacho, sonst die aufgezeichnete Strecke. Wer das Beenden vergisst, dessen Fahrt schließt Flow nach zwei Stunden ohne Standort am letzten Punkt; sie steht dann als nicht beendet da. Ohne „Fahrt beginnen“ erkennt Flow die Fahrten wie oben aus dem Stillstand.
• Adressen: Start und Ziel schlägt Flow über Netbits.World in einer Adressdatenbank nach (österreichisches Adressregister, OpenStreetMap). Bis die Antwort da ist, steht „Adresse wird ermittelt“; liegt keine Adresse in der Nähe (Feldweg), steht das da. Was Sie selbst eintragen, geht vor. Unter der Liste und im Export steht, woher die Adressen kommen. Ist unter System → Netbits.World die Adressdatei eingeschaltet, schlägt Flow selbst nach – dann verlässt keine Koordinate das Haus.
• Zweck, Start, Ziel trägt nur ein, wer gefahren ist – ein Klick auf die eigene Fahrt. Start und Ziel schlagen beim Tippen Adressen aus der Adressdatei vor; frei tippen bleibt möglich.
• Privatfahrt: Start, Ziel, Zweck und der Weg werden sofort gelöscht; es bleiben Zeit und Kilometer. Das lässt sich nicht rückgängig machen.
• Wer was sieht: Jede ihre eigenen Fahrten; alle Fahrten eines Fahrzeugs nur, wer Ressourcen verwaltet.
• Aufbewahrung: In der Vorgabe die genauen Wegpunkte 30 Tage, die Fahrten sieben Jahre. Der Betreiber kann beide Fristen ändern; der Einwilligungstext nennt immer die, die gelten – und fragt nach einer Änderung neu.
• Exportieren speichert den Zeitraum als CSV-Datei, die Excel direkt öffnet.

Stand: 01.11.2026

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel ressourcen.service