Texterkennung – gelesene Dokumente

Damit Sie ein Dokument über seinen Inhalt finden, muss Flow es erst lesen. Diese Liste zeigt, was gelesen wurde, was noch wartet – und wie gut es gelesen wurde.

So geht's

Liste öffnen und suchen

1. Öffnen Sie System → Dateien – der Reiter Texterkennung steht vorn.
2. Tippen Sie den Dateinamen ins Feld Dateiname suchen ….
3. Schränken Sie bei Zustand ein, etwa auf unlesbar.

Erkennung prüfen

1. Klicken Sie auf die Zeile – oder wählen Sie Erkennung prüfen im Menü der Zeile.
2. Vergleichen Sie links das Original mit dem gelesenen Text rechts.
3. In der Ablage geht dasselbe: Datei wählen, Erkennung prüfen im Menü der Datei.

Noch einmal lesen lassen

1. Öffnen Sie das Menü an der Zeile.
2. Wählen Sie Noch einmal lesen, Mit Texterkennung lesen, Per KI erkennen oder Ganz lesen (ohne Seitengrenze).
3. Warten Sie auf den nächsten Durchgang – das alte Ergebnis bleibt stehen, bis das neue da ist.

Gut zu wissen

• An jeder Zeile steht, wie gelesen wurde – etwa Textebene im PDF oder Texterkennung.
• Einen Prozentwert für die Güte gibt es nur bei der Texterkennung. Unter 80 % ist er hervorgehoben; ist er zu niedrig, geht das Bild von selbst an das Sprachmodell.
• Zuerst liest die KI, wenn ein passender KI-Zugang eingerichtet ist. Die eingebaute Erkennung ist der Rückfall; sie steht unter System → Dateien → Einstellungen.
• Gelesener Text ist eine Lesehilfe für die Suche. Handschrift wird nicht zugesagt.

Achtung

Erkannter Text ist keine Grundlage für eine Buchung. Einen Betrag oder ein Datum daraus nie ohne eigenen Blick übernehmen.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Damit Sie ein Dokument über seinen Inhalt finden, muss Flow es erst lesen. Diese Liste zeigt, was gelesen wurde, was noch wartet – und wie gut es gelesen wurde.

Warum es das gibt

Bis hierher gab es nur Zahlen: „so viele durchsuchbar, so viele offen”. Wer wissen wollte, warum eine bestimmte Rechnung nicht zu finden ist, bekam darauf keine Antwort. Eine Zahl beantwortet „wie viele”, nie „warum dieses hier nicht”.

Wie gelesen wird

Je nach Dateiart anders – und was verwendet wurde, steht an der Zeile:

Steht dort	Bedeutet
Textebene im PDF	Das PDF trug den Text bereits in sich. Das ist der beste Fall: Gelesen wird, was wirklich dasteht.
Word/Excel	Aus der Datei selbst gelesen.
Textdatei	Eine .txt oder .csv.
Texterkennung	Das Dokument war ein Bild – ein Scan oder ein Foto. Der Text wurde aus dem Bild erkannt.
Texterkennung (Dienst)	Dasselbe über einen eigenen Erkennungsdienst im Netz.
Texterkennung (KI)	Dasselbe, aber durch ein Sprachmodell – für Vorlagen, an denen die erste Stufe scheitert.

Wo die Erkennung läuft

Unter System → Dateien → Einstellungen, Bereich Texterkennung – Rückfall ohne KI-Zugang, stellen Sie das ein.

Zuerst liest die KI. Ist ein KI-Zugang eingerichtet, der diese Datei lesen darf (System → KI), erkennt ein Sichtmodell den Text – das kann Fotos, Tabellen und schlechte Scans deutlich besser. Die eingebaute Erkennung (Tesseract) ist der Rückfall: Sie liest, wenn kein KI-Zugang da ist oder keiner diese Datei lesen darf. Woher ein Text kommt, steht an jedem Ergebnis.

Ohne eingetragene Adresse läuft dieser Rückfall im Programm selbst. Ein eigener Dienst lohnt sich, wenn Sie mehr Sprachen brauchen, eine neuere Fassung wollen oder eine Maschine haben, die dafür Zeit hat. Tragen Sie dann dessen Adresse ein. Beim Speichern wird sie gleich ausprobiert: Eine Adresse, die nie versucht wurde, ist eine Einstellung, auf die sich niemand verlassen kann.

Antwortet der Dienst nicht, wird trotzdem gespeichert – vielleicht steht er gerade nur still –, aber es steht dabei. Und oben in der Statuszeile sehen Sie jederzeit, woher die Erkennung gerade kommt.

Abgeschaltet heißt: Bilder und eingescannte PDFs bleiben ungelesen. Auch das steht dann oben, statt still zu geschehen.

Die Güte – und warum sie nur manchmal dasteht

Bei der Texterkennung steht ein Prozentwert: wie sicher sich die Erkennung im Mittel war. Unter 80 % ist die Zahl hervorgehoben; dahinter steckt meist ein schlecht lesbares Original – schief fotografiert, im Schatten, auf Thermopapier.

Bei einer Textebene steht kein Wert, und das ist Absicht: Dort wurde nichts geschätzt, sondern gelesen, was im Dokument steht. Eine Prozentzahl daneben wäre eine erfundene Zahl.

Die Güte ist nicht nur Anzeige. Ist sie zu niedrig, geht dasselbe Bild von selbst an die zweite Stufe – das Sprachmodell.

Was die Erkennung nicht leistet

• Sie ist keine Grundlage für eine Buchung. Erkannter Text ist eine Lesehilfe für die Suche. Ein Betrag oder ein Datum daraus wird nie ohne menschlichen Blick übernommen.
• Handschrift wird nicht zugesagt. Manches wird erkannt, vieles nicht.
• Ein Urlaubsfoto ergibt keinen Text – das ist kein Fehler.

Nachsehen, ob die Erkennung stimmt

Ein Klick auf die Zeile öffnet die Sichtprüfung: links das Original, rechts der gelesene Text. Nebeneinander, weil man nicht Texte vergleicht, sondern eine Zeile auf dem Beleg mit derselben Zeile im Ergebnis.

Der gelesene Text steht in Festbreitenschrift – eine Rechnungsnummer liest man zeichenweise, und in einer gewöhnlichen Schrift sehen 1 und l gleich aus. Genau dort steckt der Fehler, den Sie suchen.

Die Schalter für eine neue Erkennung stehen im Fenster selbst: Wer prüft, will dort auch handeln und nicht erst zurückgehen.

Dieselbe Ansicht gibt es in der Ablage – Rechtsklick auf eine Datei → Erkennung prüfen. Wer eine Rechnung sucht und sie nicht findet, steht nämlich vor der Datei und nicht vor dieser Liste.

Wo die E-Mail-Anhänge liegen: in der Ablage im Hauptordner, den das Postfach unter Anhänge ablegen in nennt – im Ordner des Kontakts unter E-Mail-Anhänge, ohne Kontakt im Ordner Eingang.

Ein Dokument noch einmal lesen lassen

Über … an der Zeile:

• Noch einmal lesen – gleiches Verfahren. Für den Fall, dass der Speicherort gerade nicht erreichbar war.
• Mit Texterkennung lesen – auch dann sinnvoll, wenn eine Textebene gefunden wurde: Bei eingescannten Seiten steht manchmal Text darin, nur der falsche.
• Per KI erkennen – die zweite Stufe, für schwierige Vorlagen wie Handy-Fotos.
• Ganz lesen (ohne Seitengrenze) – für sehr lange Dokumente.

Das alte Ergebnis bleibt stehen, bis das neue da ist. Ein schlechteres darf ein besseres nicht überschreiben, ohne dass Sie es merken.

Der Lauf nimmt das Dokument beim nächsten Durchgang mit – es geschieht nicht in der Sekunde, in der Sie klicken.

Suchen

Das Feld über der Liste sucht im Dateinamen. Das ist der Zweck der Liste, nicht ihre Zierde: Wer eine schlecht erkannte Rechnung noch einmal lesen lassen will, muss sie finden – und die von vorletzter Woche steht nicht unter den letzten hundert Zeilen.

Daneben lässt sich der Zustand einschränken: wartet · gelesen · für Texterkennung · unlesbar · nichts zu holen.

Dokumente bearbeiten

Ist ein Office-Server eingerichtet (Reiter Einstellungen), steht in der Ablage bei den passenden Dateien Bearbeiten im Rechtsklick-Menü.

Das Dokument öffnet sich in der Fläche, dort wo sonst die Liste steht – nicht in einem Fenster darüber. Links bleibt die Leiste stehen, damit der Weg zurück sichtbar ist. Mit dem Knopf oben rechts geht es auf Vollbild; bei einer Tabelle zählt jede Zeile, die man sieht.

Gespeichert wird im Editor selbst. Flow legt dabei den vorherigen Stand als Version ab – Sie kommen also zurück, wenn etwas schiefgeht.

Netbits.Flow bringt den Office-Server nicht mit: Sie betreiben ihn selbst (Collabora oder ONLYOFFICE), und Flow kennt nur seine Adresse.

Beide werden gleich angesprochen. Flow startet den Editor so, wie der WOPI-Standard es vorschreibt: Die Zugangsmarke geht in einem Formular mit, nicht in der Adresse. Das ist nicht nur eine Formfrage – ONLYOFFICE kennt den anderen Weg gar nicht und antwortet mit „Cannot GET /hosting/wopi/word/edit”. Und eine Marke in der Adresse stünde im Verlauf Ihres Browsers.

Sehen Sie diese Meldung trotzdem, ist an Ihrem Server etwas anderes: Prüfen Sie unter System → Dateien → Einstellungen, ob beim Speichern Dateiarten gemeldet wurden. Kommt dort „kennt /hosting/discovery nicht”, ist bei ONLYOFFICE WOPI nicht eingeschaltet (WOPI_ENABLED=true).

Wo der Text dann landet

In der Suche der Kommunikation. Eine Nachricht, deren Anhang gelesen wurde, ist über dessen Inhalt zu finden – und an der Trefferzeile steht dann, in welchem Anhang.

Stand: 01.11.2026

Hängt zusammen mit

• Postfach
• Ablage
• Betrieb der KI

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel dateien.texterkennung