Dokumentkategorien

Eine Dokumentart sagt, was ein Dokument ist – Rechnung, Angebot, Vertrag, Lieferschein. Danach ordnet die KI ein, und daran hängen Fristen und Zuständigkeit. Sie pflegen sie unter System → Kategorien im Reiter Dokumentarten.

So geht's

Dokumentart anlegen

Klicken Sie Neue Kategorie.
Geben Sie die Kennung und den Anzeigenamen ein. Die Kennung bleibt für immer.
Beschreiben Sie bei Woran man sie erkennt in einem Satz, woran man diese Art erkennt – danach ordnet die KI ein.
Legen Sie nach Bedarf Aufbewahren mindestens, Löschen spätestens und Zuständig fest.
Lassen Sie Die KI darf diese Kategorie wählen an und tragen Sie bei Bedarf KI ordnet selbst zu ab (%) ein.
Gibt es mehrere Bereiche: Schalten Sie In allen Bereichen aus, wenn sie nur in einzelnen gelten soll, und haken Sie diese an.
Klicken Sie Anlegen.

Dokumentart ändern oder abschalten

Klicken Sie die Zeile an oder öffnen Sie ihr Menü .
Wählen Sie Bearbeiten, Für die KI abschalten oder – bei eigenen – Löschen ….

Gut zu wissen

Mitgelieferte Dokumentarten lassen sich abschalten und neu beschreiben, aber nicht umbenennen oder löschen.
Eine eigene lässt sich nur löschen, solange kein Dokument sie trägt.
Ist die Mindestdauer länger als die Höchstdauer, speichert Flow nicht.
Unter dem Wert bei KI ordnet selbst zu ab (%) fragt Flow in der Ablage unter Zu bestätigen nach.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Wozu ein Dokument zählt – Rechnung, Angebot, Vertrag, Lieferschein. Die Liste gehört Ihrem Haus: Sie können Kategorien abschalten, ergänzen und beschreiben.

Warum es das gibt

Ohne Kategorien lässt sich weder suchen noch aufbewahren: Eine Aufbewahrungsfrist gilt für Rechnungen, nicht für „Dateien”. Und die KI kann nur einordnen, was es gibt – sie erfindet absichtlich keine neuen Kategorien in Ihre Taxonomie hinein.

Wo Sie es finden

System → Kategorien → Dokumentarten, neben den Nachrichten-Kategorien. Mitgelieferte Kategorien kommen beim Einrichten mit; eigene legen Sie dort mit Neue Kategorie an.

Gilt in: Eine Kategorie gilt in allen Bereichen oder nur in den gewählten. Die KI ordnet ein Dokument nur nach den Kategorien ein, die in seinem Bereich gelten, und nur diese lassen sich von Hand setzen.

Was Sie eintragen

Kennung – die technische Kennung, die überall referenziert wird.
Anzeigename – wie sie in Listen erscheint.
Woran man sie erkennt – die Beschreibung. Dieses Feld ist keine Zierde: Es geht bei jedem Einordnen an das Modell mit. Ohne Beschreibung rät die KI an bloßen Codes; mit einem Satz wie „Eingangsrechnung eines Lieferanten, enthält Rechnungsnummer und Zahlungsziel” trifft sie deutlich häufiger.
Die KI darf diese Kategorie wählen – nur Kategorien mit diesem Schalter stehen der KI zur Wahl.
KI ordnet selbst zu ab (%) – darunter fragt Flow unter Zu bestätigen nach. Eine Rechnung erkennt das Modell sicherer als einen Vertrag; leer gilt die allgemeine Vorgabe.
Zuständig – wer Dokumente dieser Art bearbeitet, wenn am Dokument selbst niemand steht: eine Person oder eine Gruppe aus den Kontakten, keine Firma. Steht am Dokument jemand, gilt der; leer heißt: niemand.
Aufbewahren mindestens / Löschen spätestens – die Frist dieser Art, wenn sie von der Schutzklasse abweicht. Eine Rechnung ist sieben Jahre aufzuheben, auch wenn ihre Schutzklasse harmlos ist; eine Bewerbung gehört nach einigen Monaten weg. Ohne Haken entscheidet die Schutzklasse. Ist die Mindestdauer länger als die Höchstdauer, speichert Flow nicht: Welche der beiden Regeln dann gebrochen würde, soll kein Programm entscheiden.

Mitgeliefert und eigene

Eine mitgelieferte Kategorie lässt sich abschalten und neu beschreiben, aber nicht umbenennen und nicht löschen: Ihr Name steht auch in der Netbits-Vorlage, und beim nächsten Einrichten käme sie ohnehin wieder. Eigene gehören ganz Ihnen – löschen lassen sie sich, solange kein Dokument sie trägt; sonst stünde an einem Dokument eine Kategorie, die niemand mehr erklären kann.

Netbits liefert einen Grundstock aus, damit ein frisch eingerichtetes System sofort einordnen kann. Ändern und abschalten dürfen Sie jede; eigene kommen dazu.

Eingangs- oder Ausgangsrechnung? Zwei Dinge entscheiden

Erstens die Bezeichnungen, nicht die Reihenfolge. Wer die Rechnung gestellt hat, steht bei Von / Absender / Rechnungssteller; wer sie bekommt, bei An / Empfänger. Auf den meisten Formularen steht das Empfängerfeld links – im gelesenen Text also zuerst. Wer daraus schließt „das Erste ist der Absender”, dreht die Richtung um. Genau das stand in der ersten Fassung unserer Beschreibungen, und genau daran sind Rechnungen falsch einsortiert worden.

Zweitens: wer „wir” sind . Die beiden Rechnungsarten sehen strukturell gleich aus: Absender, Empfänger, Betrag, Fälligkeit. Auch bei richtig gelesenen Feldern bleibt die Frage, welche der beiden Firmen die eigene ist – und die erkennt die Einordnung nur, wenn sie hinterlegt ist.

Dafür tragen Sie unter Kontakte an Ihrer eigenen Firma die Klassifizierung Eigene Firma ein. Danach steht der Firmenname (mit UID, wenn vorhanden) in jeder Anfrage, und die Richtung ist ablesbar.

Solange das fehlt, wird nicht geraten: Die Einordnung sagt dem Modell ausdrücklich, dass die Angabe fehlt, und verweist auf Rechnung (unspezifisch). Eine Rechnung, die als unspezifisch dasteht, sieht ein Mensch an – eine falsch einsortierte sieht niemand, weil sie richtig aussieht.

Haben Sie die eigene Firma nachgetragen, lohnt sich ein erneuter Lauf über den Bestand: Die Dokumente, die vorher ohne diese Angabe eingeordnet wurden, bekommen ihre Richtung dann.

Ihr Haus weiß oft mehr als das Formular. Tragen Sie es in die Beschreibung ein – etwa „unsere Ausgangsrechnungen tragen AR- in der Nummer”. Solche Merkmale sind eindeutiger als jede allgemeine Regel. Ihr Text bleibt dabei erhalten: Mitgelieferte Beschreibungen werden nur ersetzt, solange sie noch wörtlich unsere sind.

Stand: 01.11.2026

Hängt zusammen mit

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel dokumentenmanagement.kategorie

Netbits.Flow ist ein Produkt der Netbits e.U. ·Kontakt · Impressum · Datenschutz