Aufbewahrung – wie lange Post bleibt

Hier legen Sie fest, wie lange Post bleibt: Papierkorbfristen, Post ohne Kategorie, den täglichen Lauf und die Fristen der Schutzklassen. Flow löscht dabei nichts von selbst – es schlägt vor.

So geht's

Fristen einstellen

Tragen Sie unter Fristen der Kommunikation die Fristen ein – in Tagen, Monaten oder Jahren.
Wählen Sie, um wie viel Uhr der tägliche Lauf beginnt.
Klicken Sie Speichern.
Unter Schutzklassen stellen Sie je Klasse Aufbewahren mindestens und Löschen spätestens ein und speichern die Zeile mit Speichern.

Löschvorschläge bearbeiten

Öffnen Sie in der Kommunikation Zum Löschen vorgeschlagen.
Wählen Sie eine oder mehrere Unterhaltungen.
Entscheiden Sie: In den Papierkorb, Behalten oder Archivieren.

Gut zu wissen

Behalten setzt den Vorschlag für die eingestellte Zeit aus. Archivieren nimmt die Unterhaltung für immer aus den Vorschlägen.
Schützt noch eine Mindestdauer die Unterhaltung, lehnt Flow das Löschen mit Datum ab. Mit Nach Frist automatisch löschen legt Flow sie an diesem Tag selbst in den Papierkorb; Löschauftrag zurücknehmen hebt das wieder auf.
Stand des letzten Laufs zeigt nur Zahlen, keine Betreffe.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Hier steht, wie lange Nachrichten und Chaträume im Papierkorb bleiben, was mit Post ohne Kategorie geschieht, wann der tägliche Lauf beginnt – und welche Fristen die Schutzklassen vorgeben. Nichts davon steht fest im Programm.

Warum es das gibt

Post wächst sonst unbegrenzt. Das Gesetz verlangt aber beide Richtungen: Belege mindestens sieben Jahre aufheben (§ 132 BAO), personenbezogene Daten nicht länger als nötig (Art. 5 DSGVO). Die Fristen dafür pflegen Sie hier, an einer Stelle.

Was Sie eintragen

Papierkorb für Nachrichten: So lange liegt eine weggelegte Unterhaltung im Papierkorb, bevor sie endgültig gelöscht wird. Bis dahin holen Sie sie zurück.
Papierkorb für Chaträume: So lange lässt sich ein gelöschter Raum zurückholen.
Ohne Kategorie: Nach wie vielen Jahren Post ohne Kategorie archiviert und zum Löschen vorgeschlagen wird. Ohne Haken: nie. Der Vorschlag kommt immer nach dem Archivieren. Archivieren legt das Original (die E-Mail samt Anhängen) in den Archiv-Hauptordner des Bereichs; die Nachricht bleibt lesbar und durchsuchbar. Hat der Bereich keinen Archiv-Hauptordner, wird nichts archiviert.
Täglicher Lauf um: Wann Flow nachsieht, was fällig ist – Wiener Zeit.
Schutzklassen: Jede Klasse hat zwei Fristen. Aufbewahren mindestens sperrt jedes Löschen davor, auch von Hand. Löschen spätestens bringt die Post in den Löschvorschlag. Eine Kategorie kann beide aus gesetzlichem Grund übersteuern. Eine Mindestdauer, die länger ist als die Höchstdauer, nimmt Flow nicht an – so ließe sich nie löschen.

Jede Frist geben Sie in Tagen, Monaten oder Jahren an, zwischen einem Tag und hundert Jahren.

Was der Lauf tut

Er löscht nichts von selbst. Was nach seiner Frist fällig ist, schlägt er vor: Die Mitglieder des Postfachs sehen es in der Kommunikation unter „Zum Löschen vorgeschlagen”, mit Betreff und Grund, und legen es mit einem Klick in den Papierkorb. Nach der Papierkorbfrist wird es endgültig gelöscht.

Wer eine vorgeschlagene Unterhaltung nicht löschen will, hat zwei Antworten:

Behalten – sie wird für die eingestellte Zeit nicht mehr vorgeschlagen („Behalten“ setzt einen Löschvorschlag aus für, Vorgabe ein Jahr). Danach kommt sie wieder, wenn sie dann noch fällig ist.
Archivieren – sie wandert ins Archiv der Kommunikation, bleibt auffindbar und wird nie wieder vorgeschlagen.

Umgekehrt: Wer eine Unterhaltung löschen will, die noch eine Mindestdauer schützt (etwa eine Rechnung), bekommt die Ablehnung mit Datum – und daneben Nach Frist automatisch löschen. Dann legt Flow sie an diesem Tag selbst in den Papierkorb; ab dort gilt die Papierkorbfrist. An der Unterhaltung steht bis dahin „wird am … gelöscht“, und Löschauftrag zurücknehmen hebt das wieder auf. Kommt bis dahin eine weitere Kategorie mit längerer Frist dazu, wartet der Auftrag bis zu deren Ende.

Unter Stand des letzten Laufs sehen Sie je Postfach und Kategorie nur Zahlen: wie viele Unterhaltungen vorgeschlagen sind und wie viele gehalten werden. Betreffe sehen Sie hier absichtlich nicht – die Post gehört den Mitgliedern des Postfachs. Gehalten wird, was eigene Antworten enthält, an einer Aufgabe hängt oder unter einer laufenden Mindestdauer steht.

Stand: 31.10.2026

Hängt zusammen mit

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel kommunikation.aufbewahrung

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