Projekte

Ein Projekt ist die Sache, für die gearbeitet wird – etwa „Wartungsvertrag Netbits“, nicht „Wartung 09/2026“. Es bündelt Aufgaben, Meilensteine und Mitglieder und zeigt, wie viel Zeit gebucht und wie viel davon abrechenbar ist.

So geht's

Ein Projekt anlegen

1. In der Projektliste Projekt wählen.
2. Name, Firma (freigestellt) und Art eintragen: befristet oder laufend. Bei laufenden den Vertrag ausfüllen: Kontingent, Kündigungsfrist, Ansprechpartner.
3. Den Bereich rechts über Anlegen prüfen, dann Anlegen wählen.
4. Danach Meilensteine und Mitglieder eintragen – Meilensteine gehen erst, wenn das Projekt angelegt ist.

Im Projekt arbeiten

1. Das Projekt in der Liste anklicken.
2. Die Ansicht wählen: Board, Liste, Zeitplan, Monat oder Übersicht.
3. Neue Aufgabe: Aufgabe im Menüband – oder + in einer Spalte des Boards.
4. Eine Karte anklicken, um sie zu wählen; dann im Menüband handeln, etwa Status, Zuständig oder Fällig. Doppelklick oder Enter öffnet die Aufgabe.
5. Den Stand ändern: die Karte im Board in eine andere Spalte ziehen.

Zeit buchen und berichten

1. In der Ansicht Monat Zeit erfassen wählen und die Aufgabe nennen, auf die gebucht wird.
2. Mit den Pfeilen den Monat wählen.
3. Monatsbericht druckt den Bericht für den Kunden, CSV liefert ihn als Tabelle. Im Bericht nur Abrechenbares ist vorgegeben.

Was Sie sehen

1. Ein Projekt mit Stand, Zahl der Aufgaben und gebuchter Zeit – ein Klick öffnet es.
2. Der Kunde, dem das Projekt gehört.

Gut zu wissen

• Gebucht wird immer an einer Aufgabe, nie am Projekt.
• An jedem Projekt stehen gebucht und abrechenbar nebeneinander. Laufende Uhren zählen nicht mit.
• Das WIP-Limit zeigt zu viele Aufgaben „In Arbeit“ gelb an, verhindert sie aber nicht.
• Abgeschlossene Projekte stehen nicht in der Liste; der Schalter mit abgeschlossenen holt sie zurück.
• Mitglieder sehen alle Aufgaben des Projekts – aber weder die Mails an den Aufgaben noch die Zeit der anderen.
• Ein angelegtes Projekt zieht nicht in einen anderen Bereich um.

Hinweis

Abschließen löscht nichts: Aufgaben und Buchungen bleiben.

Tipp

Der Text einer Buchung steht im Bericht. Schreiben Sie dort, was der Kunde lesen darf.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Ein Projekt ist die Sache, für die gearbeitet wird: „Wartungsvertrag Netbits”.

Die Sache, nicht der Monat

Nicht „Wartung 09/2026”. Wäre der Monat Teil des Projekts, entstünden zwölf Projekte je Kunde und Jahr – und die Übersicht, für die man das Projekt überhaupt eingeführt hat, zerfiele genau dort, wo sie gebraucht wird. Der Monat ist ein Filter über die Buchungen, keine Eigenschaft des Projekts.

Ein Projekt darf beliebig lange laufen und hat einen Zustand: offen, ruht, abgeschlossen. Abgeschlossene stehen nicht in der Liste; der Schalter oben holt sie zurück.

Befristet oder laufend

Ein Projekt ist entweder befristet – eine Arbeit mit Ende, etwa ein neues Netzwerk – oder laufend: ein Vertrag ohne Ende, etwa Wartung oder Betreuung. Laufende Projekte haben einen Vertrag:

• Kontingent in Stunden je Monat. Es zählt die abrechenbar gebuchte Zeit; was übrig bleibt, verfällt am Monatsende.
• Kündigungsfrist in Monaten, jeweils zum Monatsende.
• Ansprechpartner beim Kunden.

Bei einem laufenden Projekt bleibt das Ende leer, bis gekündigt ist. Nach dem Ende kommt es ins Archiv. In der Hauptspalte der Aufgaben zeigt Laufend nur die Verträge.

Dazu kommen Beginn und Ende, eine Beschreibung und das WIP-Limit: wie viele Aufgaben zugleich „In Arbeit“ stehen sollen. Mehr wird angezeigt, aber nicht verhindert.

Meilensteine und Mitglieder

Meilensteine – „Beta“, „Abnahme“ – haben ein Datum und werden abgehakt, wenn sie erreicht sind. Sie werden sofort gespeichert und lassen sich deshalb erst anlegen, wenn das Projekt angelegt ist. Mitglieder sind die Personen, die am Projekt arbeiten. Sie sehen alle Aufgaben des Projekts und können sie bearbeiten und kommentieren – auch die, die ein Kollege angelegt hat. Was sie dabei nicht sehen: Mails, die an einer Aufgabe hängen (die bleiben beim Postfach und seinen Mitgliedern), und die Zeit, die andere gebucht haben. Wer nicht Mitglied ist, sieht im Projekt nur seine eigenen Aufgaben.

Der Bereich

Ein Projekt gehört in einen Bereich. Im Fenster steht er rechts über Anlegen: vorbelegt mit dem Bereich, der oben gewählt ist. Steht oben Alle Bereiche, ist der Startbereich vorgeschlagen (sonst der erste). Wer in mehreren Bereichen ist, kann ihn vor dem Anlegen ändern; wer nur einen hat, sieht ihn nur. Ein angelegtes Projekt zieht nicht um – sein Bereich steht im Fenster als Text.

Ein neues Projekt steht gleich danach in der Liste und links unter Kunden & Projekte.

Die Firma ist freigestellt

Interne Vorhaben haben keinen Kunden, und ein Pflichtfeld erzwänge eine erfundene Firma.

Zwei Zahlen, nebeneinander

An jedem Projekt stehen gebucht und abrechenbar. Beide, weil jede für sich in die Irre führt: Wer nur die abrechenbare sieht, hält die Arbeit für kleiner, als sie war; wer nur die gesamte sieht, schreibt zu viel auf die Rechnung.

Die Summe wird gerechnet, nie geführt. Eine Summenspalte kann von den Buchungen abweichen, und dann ist die Rechnung falsch, ohne dass es jemand sieht. Laufendes zählt nicht mit: Eine Uhr, die läuft, ist noch keine Dauer.

Gebucht wird an der Aufgabe, nie am Projekt

Eine Stunde direkt am Projekt beantwortet die Frage „wofür?” nicht mehr, sobald sie jemand stellt – und jemand stellt sie immer, spätestens der Kunde. Über die Aufgabe steht die Antwort samt der Nachricht, aus der sie entstand.

Deshalb führt das Symbol an der Zeile zu den Aufgaben dieses Projekts: Die Liste hier sagt, wie weit die Sache ist; was zu tun ist, steht drüben.

Die Projektseite

Ein Klick auf ein Projekt öffnet es. Ganz oben steht das Menüband – dasselbe wie in Kommunikation, Dateien und allen Aufgabenlisten:

• Neu: + Aufgabe legt eine Aufgabe im Projekt an (im bekannten Fenster); der Pfeil daneben bietet Neues Projekt.
• Aufgabe: Öffnen, Status ▾ (Tasten 1 bis 5), Zuständig, Fällig, Priorität ▾.
• Organisieren: In Projekt verschieben, Duplizieren, Archivieren (setzt Erledigt), Löschen … (in den Papierkorb, nach einer Frage).
• Verknüpfen: Zur Nachricht, Termin, Kontakt. Zeit: Zeit erfassen.
• KI ✦: Zusammenfassen, In Schritte zerlegen, Antwort entwerfen – das Ergebnis steht in einem Fenster und wird erst übernommen, wenn Sie es sagen.
• Ansicht: Board, Liste, Zeitplan, Monat, Übersicht.

Die mittleren Gruppen wirken auf die gewählte Aufgabe: Ein Klick auf eine Karte wählt sie (sie bekommt einen farbigen Rand), ein Doppelklick oder Enter öffnet sie im Aufgabenfenster, Esc hebt die Auswahl auf. Ohne gewählte Aufgabe sind diese Knöpfe blass und sagen warum. Ein Rechtsklick auf eine Karte wählt sie und zeigt dieselben Befehle als Menü.

Darunter steht der Kopf in einer Zeile: Kunde und Name, Art und Laufzeit, die gebuchten Stunden des Monats, der Fortschritt (erledigte von allen Aufgaben), der nächste Meilenstein und die Mitglieder; das Zahnrad öffnet das Projekt zum Bearbeiten. Die Beschreibung steht als Hinweis am Namen und in der Übersicht.

• Board – eine Spalte je Stand: Neu, Geplant, In Arbeit, Review, Erledigt. Eine Karte in eine andere Spalte ziehen setzt ihren Stand; die Karte folgt dabei dem Zeiger, die Zielspalte leuchtet auf, Loslassen außerhalb des Boards bricht ab. Am Handy den Finger kurz auf der Karte halten, bis sie sich abhebt – dann ziehen; wer gleich wischt, scrollt. + in einer Spalte legt dort eine Aufgabe an (Titel tippen, Enter). Unter „In Arbeit“ steht das WIP-Limit: „3 von 4“. Mehr wird gelb gezeigt, aber nicht verhindert. Eine Spalte, die Sie nicht brauchen, klappt das Symbol in ihrem Kopf schmal ein; der Browser merkt es sich.
• Liste – dieselben Aufgaben untereinander, nach Stand gruppiert.
• Monat – das Projekt über einen Monat, siehe unten.
• Übersicht – Beschreibung, Zahlen, bei laufenden Projekten der Vertrag, Meilensteine und Mitglieder.

Über Board und Liste filtert eine Zeile Chips: Alle oder Meine, Zuständig ▾, Priorität ▾, Label ▾; rechts die Suche. Auch in Übersicht und Monat gehen Aufgaben im Aufgabenfenster hier auf der Projektseite auf. Dasselbe Board über alle Projekte zeigt die Übersicht der Aufgaben (Übersicht der Aufgaben).

Der Zeitplan

Zeitplan in der Hauptspalte der Aufgaben zeigt alle offenen Projekte nach Kunde über Wochen, ein Quartal oder ein Jahr; mit den Pfeilen blättern Sie, Heute springt zurück. Derselbe Plan für nur ein Projekt steht in dessen Ansicht Zeitplan.

• Befristete Projekte sind ein Balken von Beginn bis Ende; gefüllt ist der Fortschritt.
• Laufende Projekte sind je Monat ein Band „gebucht / Kontingent“ – gebucht zählt hier nur abrechenbare Zeit. Künftige Monate zeigen „– / Kontingent“. Ist gekündigt, endet das Band am Vertragsende, daneben steht „Vertrag gekündigt“.
• Meilensteine stehen als Raute in einer eigenen Zeile unter ihrem Projekt.
• Am Kunden steht je Monat, was gebucht ist; in künftigen Monaten der Plan: die eingeplante Zeit der Aufgaben plus die Kontingente der laufenden Verträge.

Der Schalter Laufende Projekte blendet die Verträge aus; Kunde zeigt nur einen Kunden.

Ein Projekt über den Monat

Die Ansicht Monat zeigt das Projekt für den laufenden Monat; mit den Pfeilen blättern Sie zurück und vor. Oben stehen die Kennzahlen: aufgewendet, bei laufenden Projekten das Kontingent übrig mit der Hochrechnung aufs Monatsende, geplant, wie viele Aufgaben im Monat erledigt wurden und wie viele offen sind, und der Schnitt der letzten zwölf Monate. Darunter zeigen zwölf Säulen die abrechenbaren Stunden je Monat – dieselben, die das Kontingent verbrauchen; bei einem Vertrag ist der Teil über dem Kontingent orange. Rechts stehen die wiederkehrenden Aufgaben des Projekts – je Termin im Monat ein Kästchen, grün, wenn erledigt –, die offenen Aufgaben und bei laufenden Projekten der Vertrag.

„Erledigt im Monat“ zählt Aufgaben, die seit dem 13.10.2026 erledigt wurden – davor hat sich Flow den Zeitpunkt nicht gemerkt.

Zeit erfassen oben fragt zuerst, auf welche offene Aufgabe gebucht wird – Zeit hängt immer an einer Aufgabe, nie am Projekt – und öffnet dann dasselbe Fenster wie an der Aufgabe.

Weiter unten stehen:

• Gebucht, davon abrechenbar, und geplant – nebeneinander und benannt. Geplant ist, was an den Aufgaben des Projekts eingeplant ist; ein Block über den Monatswechsel zählt nur mit dem Teil, der in den Monat fällt.
• Je Aufgabe dieselben drei Zahlen – nur Aufgaben, auf denen in diesem Monat etwas gebucht oder geplant ist. Ein Klick öffnet die Aufgabe.
• Die Buchungen des Monats und die geplanten Termine.

Der Monat gilt in österreichischer Zeit: Eine Buchung um 23:30 am Monatsletzten gehört in diesen Monat. Sie sehen dabei nur die Buchungen von Aufgaben, die Sie auch sonst sehen dürfen – zwei Personen können für dasselbe Projekt deshalb verschiedene Summen sehen.

Bearbeiten (Name, Firma, Art, Zeitraum, Vertrag, Meilensteine, Mitglieder) steht oben rechts.

Der Bericht für den Kunden

Monatsbericht gibt Projekt, Firma, Zeitraum und je Aufgabe die Buchungen mit Tätigkeit und Dauer aus; CSV dasselbe als Tabelle für Excel (Strichpunkt, Dezimalkomma). Vorgabe ist nur Abrechenbares – eine interne Stunde auf dem Bericht wird sonst eine Frage am Telefon; der Schalter daneben nimmt alles mit. Der Text einer Buchung steht im Bericht: Schreiben Sie dort, was der Kunde lesen darf.

Der Kunde sieht sein Projekt nicht selbst – vorerst gibt es den Bericht, keinen Zugang.

Abschließen löscht nichts

Aufgaben und Buchungen bleiben. Das Projekt verschwindet nur aus der Liste – Zeitbuchungen sind Geschäftsdaten und oft die Grundlage einer Rechnung.

Stand: 01.11.2026

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel kommunikation.projekte