Ablageorte

Ein Ablageort sagt, in welchen Hauptordner ein Postfach oder ein Modul Dateien legt, die keinen Ordner mitbringen – Mail-Anhänge, die Dokumente der Akten in viadu. Ohne Ablageort bleiben sie unter Nicht abgelegt liegen.

So geht's

Für ein Postfach

1. Öffnen Sie System → E-Mail und dort das Postfach.
2. Wechseln Sie in den Abschnitt Ablage.
3. Wählen Sie bei Anhänge ablegen in den Hauptordner. Gespeichert wird beim Wählen.
4. Ändern Sie nach Bedarf den Unterordner beim Kontakt – leer bleibt die Vorgabe.
5. Schalten Sie Gleich beim Eintreffen ablegen ein, wenn Anhänge von selbst nach den Ablageregeln des Postfachs abgelegt werden sollen.

Für ein Kundenmodul

1. Öffnen Sie unter System den Punkt des Moduls, etwa System → VIADU.
2. Wechseln Sie in den Reiter Ablageort.
3. Wählen Sie bei Ablegen in Hauptordner den Hauptordner.

Liegengebliebenes nachholen

1. Stellen Sie einen Ablageort ein – Flow holt nach, was gewartet hat.
2. Steht danach noch „… warten“ an der Quelle, klicken Sie Jetzt ablegen.

Gut zu wissen

• Flow legt in den Ordner des Kontakts im Hauptordner und darunter in den Unterordner der Quelle. Fehlt der Kontaktordner, legt Flow ihn an; ohne Kontakt kommt die Datei in Eingang.
• Im Unterordner füllt die Quelle die Platzhalter, etwa {Aktnummer}, {Postfach}, {Jahr}, {Monat}.
• Einstellen darf, wer Ordner verwalten darf – und beim Ändern auch den bisherigen Hauptordner verwalten darf.

Achtung

Hat die Gruppe des Hauptordners noch keine Mitglieder, sieht in der Ablage niemand, was dort abgelegt wird. Flow warnt dann unter der Auswahl.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Wohin Postfächer und Module Dateien legen, die keinen Ordner mitbringen – Mail-Anhänge, die Dokumente der Akten in viadu. Eingestellt wird dort, wo die Quelle zu Hause ist: die Postfächer im Fenster des Postfachs (System → E-Mail, Abschnitt Ablage, Feld Anhänge ablegen in), ein Kundenmodul unter seinem eigenen Punkt, etwa System → VIADU → Ablageort. Jede Quelle steht dort, auch die ohne Ablageort.

Wie abgelegt wird

Eine Quelle legt in den gewählten Hauptordner, dort in den Ordner des Kontakts (fehlt er, legt Flow ihn an) und darunter in ihren Unterordner – bei viadu viadu/{Aktnummer}, bei Postfächern E-Mail-Anhänge. Ohne Kontakt kommt die Datei in den Ordner Eingang des Hauptordners. Den Unterordner können Sie je Quelle ändern; die Platzhalter ({Aktnummer}, {Postfach}, {Jahr}, {Monat}) füllt die Quelle.

Bei Postfächern legt „Gleich beim Eintreffen ablegen“ die Anhänge nach den Ablageregeln des Postfachs ab (System → E-Mail, Abschnitt Ablage im Postfach).

Was ohne Ablageort passiert

Die Datei bleibt in der Ablage unter Ohne Ordner → Nicht abgelegt, mit ihrer Herkunft und dem Hinweis „kein Ablageort“. Flow merkt sich dabei, wie sie abgelegt werden sollte – mit Kontakt und Aktnummer. Hier steht dann „… warten“. Sobald Sie einen Ablageort einstellen, holt Flow sie nach; was sich dabei nicht ablegen lässt, bleibt stehen, und Jetzt ablegen versucht es erneut.

Wer das einstellt

Wer Ordner verwalten darf. Wer einen Ablageort ändert, muss auch den bisherigen Hauptordner verwalten dürfen.

Stand: 01.11.2026

Hängt zusammen mit

• Ablage
• Dokumente – jetzt in der Ablage
• Postfächer verwalten

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel dateien.ablageorte