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Dokumente & Vorlagen

Eine eigene Seite Dokumente gibt es nicht mehr. Kategorie, Bezüge, Versionen, Aufbewahrung, Übergaben und Unterschriften gehören zur Datei in ihrem Ordner und stehen in der Ablage – an der Datei unter Eigenschaften.

So geht's

Vorschlag der KI bestätigen

  1. Klicken Sie in der Ablage links auf Zu bestätigen. Der Eintrag steht nur da, wenn es etwas gibt.
  2. Klicken Sie an der Zeile Übernehmen, wenn der Vorschlag stimmt.
  3. Sonst klicken Sie Andere … und wählen die Kategorie selbst.

Datei ohne Ordner ablegen

  1. Klicken Sie links unter Ohne Ordner auf Nicht abgelegt.
  2. Öffnen Sie an der Zeile das Menü und wählen Sie Ablegen ….
  3. Wählen Sie den Hauptordner und, wenn es passt, den Kontakt aus den Bezügen.

Über alle Hauptordner suchen

  1. Klicken Sie neben dem Suchfeld der Ablage auf das Symbol Nach Kategorie oder „fixiert“ suchen.
  2. Suchen Sie nach Text oder Kategorie, bei Bedarf mit nur fixierte.

Eintrag ohne Ordner löschen

  1. Wählen Sie im Menü der Zeile In den Papierkorb.
  2. Unter Gelöscht holen Sie ihn mit Zurückholen wieder.
  3. Erst Endgültig löschen … entfernt ihn mit allen Versionen – nach einer Rückfrage.

Gut zu wissen

  • Belege und Termine haben keinen Ordner. Sie gehören zu ihrem Service oder Termin; jeder Eintrag führt dorthin.
  • Was noch aufzubewahren ist, lässt sich nicht löschen. Flow sagt, bis wann.
  • Ist eine Kategorie falsch, ändern Sie sie in den Eigenschaften der Datei. Die Korrektur zählt in der Prompt-Statistik.
  • Steht keine Kategorie da: Gibt es Kategorien? Hat der Bereich einen KI-Zugang für Text? Hängt der Auftrag unter System → KI → Betrieb?

Hintergrund

Kurz (bisher)

Eine eigene Seite Dokumente gibt es nicht mehr. Was ein Dokument ausmacht – Kategorie, Bezüge, Versionen, Aufbewahrung, Übergaben und Unterschriften – ist eine Eigenschaft der Datei in ihrem Ordner. Alles steht in der Ablage: an der Datei unter Eigenschaften, und links in der Leiste, was keinen Ordner hat.

Warum es das gibt

Eine Datei auf der Platte beantwortet nur „wie heiße ich”. Ein Dokument beantwortet „was bin ich” (Rechnung, Angebot, Vertrag), „zu wem gehöre ich” und „wie lange muss ich bleiben”. Erst damit lässt sich suchen, statt sich zu erinnern. Seit eine Datei genau einen Ort hat, gehört diese Auskunft an die Datei – eine zweite Liste daneben hieße, an zwei Stellen nachzusehen.

Wo was jetzt steht

Früher unter Dokumente Jetzt
Liste aller Dokumente, Suche nach Kategorie Ablage, Knopf neben der Suche: Suche über alle Hauptordner nach Text, Kategorie und „nur fixierte“
Dokumente eines Objekts im Objektordner die Zeile „… mit Bezug auf …“ – öffnet dieselbe Suche
Zu bestätigen Ablage, Leiste links: Zu bestätigen (nur wenn es etwas gibt)
Nicht abgelegt Ablage, Leiste links unter Ohne Ordner: Nicht abgelegt, mit „Ablegen …“
Belege an Fahrzeugen und Geräten, Dateien an Terminen Ablage, Ohne Ordner: Belege und Termine – jeder Eintrag führt zu seinem Service oder Termin
Papierkorb Ablage, Ohne Ordner: Gelöscht – für Einträge ohne Ordner; Dateien im Ordner haben ihren Papierkorb am Laufwerk
Dokument öffnen: Kategorie, Zusammenfassung, Übergaben, Unterschriften Eigenschaften der Datei: Reiter Einordnung, Übergaben, Unterschriften
Neue Version hochladen Eigenschaften → Versionen: Neue Fassung hochladen …
Dokument hochladen Ablegen im Band (Unterpunkt Dateien ablegen) in einen Ordner – ohne Ordner wird nichts mehr hochgeladen

Alte Verweise – etwa aus einer Benachrichtigung – führen weiter an den richtigen Ort: eine Datei in ihren Ordner, einen Beleg zu seinem Service, alles andere in die Liste ohne Ordner.

Ohne Ordner

Nicht abgelegt sind Dateien, die noch keinen Ordner haben – etwa ein Anhang, dessen Postfach keinen Hauptordner nennt. Die Spalte Herkunft sagt, woher eine kommt; „kein Ablageort“ heißt, dass für diese Quelle noch keiner eingestellt ist – das macht die Verwaltung im Fenster des Postfachs (System → E-Mail, Abschnitt Ablage, Feld Anhänge ablegen in) bzw. unter dem Punkt des Kundenmoduls (Ablageorte), und Flow holt sie dann nach. „Ablegen …“ im Zeilenmenü legt eine ab: Hauptordner wählen, dazu den Kontakt aus ihren Bezügen. Sie kommt in den Ordner dieses Kontakts (fehlt er, legt Flow ihn an), ohne Kontakt in den Ordner Eingang. Danach ist sie eine Datei wie jede andere; Versionen, Kategorie und Bezüge gehen mit.

Belege und Termine haben bewusst keinen Ordner: Sie gehören zu ihrem Service, ihrem Tankvorgang oder ihrem Termin und stehen dort. Die Liste sammelt sie nur, damit man sie findet.

Löschen geht bei Einträgen ohne Ordner über In den Papierkorb; unter Gelöscht holen Sie sie mit Zurückholen wieder, und erst Endgültig löschen … entfernt sie mit allen Versionen – nach einer Rückfrage. Solange etwas aufzubewahren ist, lässt es sich nicht löschen; Flow sagt dann, bis wann („aufzubewahren bis 08.2033“). Die Frist kommt aus der Schutzklasse oder aus der Kategorie, wenn diese eine eigene hat (siehe Dokumentkategorien).

Wie ein Dokument zu seiner Kategorie kommt

Beim Hochladen fragt Flow die KI: Sie bekommt den Text, die eingeschalteten Kategorien und die Beschreibung, wozu jede gedacht ist. Sie darf nur aus diesen Kategorien wählen und keine neuen erfinden – siehe Dokumentkategorien.

Ist sich die KI nicht sicher genug, ordnet sie nicht zu. Die Datei steht dann in der Ablage links unter Zu bestätigen, mit ihrem Vorschlag und wie sicher sie war („Vertrag? · 42 %“). Übernehmen ordnet so zu, Andere … öffnet ihre Eigenschaften zum Wählen. Ab welcher Sicherheit sie selbst zuordnet, steht je Kategorie in der Kategorienverwaltung; ohne Angabe gilt die allgemeine Vorgabe (Systemparameter, 70 %).

Ist die Zuordnung falsch, ändern Sie sie einfach. Die Korrektur zählt als Rückmeldung an die Prompt-Statistik: Unter System → KI → Prompts steht danach, wie oft eine Fassung korrigiert werden musste. Das ist die einzige Zahl, die sagt, ob eine Änderung am Prompt etwas gebracht hat.

Wenn keine Kategorie dasteht

Drei häufige Gründe, in dieser Reihenfolge zu prüfen:

  1. Es gibt keine Kategorien – dann kann die KI nichts wählen. Ohne Taxonomie kein Einordnen.
  2. Kein KI-Zugang kann „Text” oder keiner ist für den Bereich freigegeben (System → KI → Zugänge).
  3. Der Auftrag hängt – System → KI → Betrieb zeigt ihn mit Grund.

Stand: 01.11.2026

Seiten in diesem Kapitel

DokumentkategorienEine Dokumentart sagt, was ein Dokument ist – Rechnung, Angebot, Vertrag, Lieferschein. Danach ordnet die KI ein, und daran hängen Fristen und…DokumentvorlagenEine Dokumentvorlage ist der Text eines Dokuments – etwa einer Vollmacht – mit Feldern, die beim Erzeugen aus den Daten gefüllt werden. Heraus kommt…

Hängt zusammen mit

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel dokumentenmanagement

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