Notizen

Eine Notiz ist, was Sie sich zu etwas merken – ein Foto vom Typenschild, ein Gedanke zur Aufgabe. Sie hängt dort, wo sie hingehört: an einer Unterhaltung, Aufgabe, Datei, einem Projekt, Objekt oder Termin. Im Hauptmenü unter Notizen steht alles an einem Ort.

So geht's

Notiz schreiben

Klicken Sie dort, wo die Notiz hängen soll, Notiz – oder auf der Seite Notizen Neu.
Schreiben Sie den Text. Enter macht eine neue Zeile.
Wählen Sie unter Wer sieht die Notiz? Alle mit Zugriff oder Nur für mich.
Klicken Sie Anlegen oder drücken Sie Strg+Enter.

Bild, Datei, Skizze, Diktat

Hängen Sie über das Bild-Symbol ein Foto an oder fügen Sie es mit Strg+V ein.
Hängen Sie über eine Datei oder Aufnahme an.
Öffnen Sie mit Skizze eine leere Zeichenfläche, oder zeichnen Sie mit dem Stift neben einem Bild darauf. Dann Übernehmen.
Klicken Sie das Mikrofon, sprechen Sie, und klicken Sie es noch einmal. Flow setzt den Text hinter den bisherigen.

Notiz zuordnen

Wählen Sie auf der Seite Notizen unter Zuzuordnen die Notiz.
Klicken Sie Zuordnen ….
Wählen Sie die Art, suchen Sie das Ziel und klicken Sie es an. Dann Speichern.

Mehr an einer Notiz

Im Menü an der Notiz stehen:

Anheften – stellt sie an diesem Ort nach oben.
Aufgabe daraus machen – legt eine Aufgabe bei Ihnen an.
Für den Kunden freigeben … – zeigt sie einem Kunden in seinem Kundenbereich.
Für die KI verwenden – gibt sie dem KI-Assistenten als Wissen.
Nur für mich bzw. Für alle hier sichtbar.
In den Papierkorb – ohne Rückfrage; die Meldung danach bietet Zurückholen.

Was Sie sehen

Welche Notizen: Meine, Zuzuordnen, Angeheftet oder Alle sichtbaren.
Die Notizen – ein Klick öffnet eine rechts.

Gut zu wissen

Eine Notiz sieht, wer das sieht, woran sie hängt. „Nur für mich“ behält sie bei Ihnen.
Eine Erwähnung mit @ gibt keinen Zugriff. Benachrichtigt wird nur, wer die Notiz ohnehin sieht.
Text, Bilder, Sichtbarkeit und Kategorien ändert nur, wer die Notiz geschrieben hat.
Abschrift und Texterkennung laufen nur mit der KI im Haus. Ihr Text wird mitgesucht.
Freigeben dürfen vorerst die Administratoren. Eine Notiz „Nur für mich“ lässt sich nicht freigeben.
Im Papierkorb bleibt eine Notiz bis zur Frist unter System → Systemparameter.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Eine Notiz ist, was Sie sich zu etwas merken: ein Foto vom Typenschild, ein Gedanke zur Aufgabe, was beim letzten Besuch auffiel. Sie hängt dort, wo sie hingehört, und steht dort unter Notizen:

Wo	Wo genau
Unterhaltung	Reiter Notizen neben Aufgaben; der Knopf Notiz in der Leiste führt dorthin
Aufgabe	rechte Spalte unter Aktivität, zusammen mit dem, was an der Aufgabe geschah
Projekt	Übersicht, Karte Notizen
Datei	Eigenschaften, Reiter Notizen
Objekt des Bestands	Reiter Notizen
Termin	Abschnitt Notizen – „Nur für mich“ ist dort vorbelegt

Im Verlauf der Unterhaltung stehen die Notizen mitten zwischen den Nachrichten, gestrichelt umrandet: eine Notiz zu einer bestimmten Nachricht direkt darunter, eine zur ganzen Unterhaltung nach ihrer Zeit. Dort wird gelesen – schreiben, anheften und löschen geht im Reiter Notizen; der Notizzettel an der Notiz führt dorthin.

Was früher als interne Notiz an einer Unterhaltung oder als Kommentar an einer Aufgabe stand, ist von selbst eine Notiz geworden – mit dem alten Autor und der alten Zeit. Auch die Zusammenfassung der KI kommt als Notiz.

In den Listen der Unterhaltungen, Aufgaben und Objekte zeigt ein Notizzettel an der Zeile, dass dort Notizen hängen; ab zwei steht die Zahl daneben.

Die Seite „Notizen“

Im Hauptmenü unter Notizen steht alles an einem Ort:

Ansicht	Was darin steht
Meine	was Sie geschrieben haben
Zuzuordnen	Ihre Notizen, die noch an nichts hängen – die Zahl daneben zählt sie
Angeheftet	was irgendwo angeheftet ist, das Sie sehen
Alle sichtbaren	alles, was Sie sehen dürfen – auch von Kollegen
Papierkorb	was Sie weggelegt haben – Zurückholen holt es wieder

Suchen über der Liste durchsucht Titel und Text – jedes Wort als Anfang (rechn findet Rechnung), auch gebeugt (Rechnungen findet Rechnung), und alle Wörter müssen vorkommen, in beliebiger Reihenfolge. Nummern bleiben ganz. Notizen findet auch die Suche der Nachrichten und der Aufgaben: dort steht dann in Notiz gefunden.

Rechts steht die gewählte Notiz und darunter, woran sie hängt: Ein Klick springt dorthin. Neu (oben über der Liste) öffnet das Notizfenster für eine Notiz, die noch an nichts hängt – sie liegt dann unter Zuzuordnen und ist nur für Sie. Sie entsteht im oben gewählten Bereich; steht oben Alle Bereiche, wählen Sie ihn rechts im Fenster – vorgeschlagen ist der Startbereich. Bearbeiten, Zuordnen … und Für den Kunden freigeben … öffnen dasselbe Fenster mit der gewählten Notiz.

Unter Kategorien links stehen die Kategorien der Nachrichten – ein Klick zeigt nur Notizen mit dieser Kategorie, ein zweiter hebt das wieder auf. Gesetzt werden sie im Notizfenster unter Mehr.

Mit der Tastatur: ↑/↓ wählt die nächste oder vorige Notiz und zeigt sie, Bild ↑/Bild ↓ springt zehn weiter, Pos1/Ende an Anfang und Ende des Geladenen – geht es mit ↓ über das Geladene hinaus, lädt die Liste weitere nach. Enter öffnet die gewählte Notiz im Notizfenster, Esc hebt die Wahl auf, Strg + F springt in die Suche, N legt eine neue Notiz an. E bearbeitet, Z ordnet zu, Entf legt sie in den Papierkorb. Solange der Cursor in einem Feld steht, gehören die Tasten dem Feld.

Das Notizfenster

Jede Notiz in Flow wird im selben Fenster geschrieben und bearbeitet – an der Aufgabe, am Kontakt, am Termin, an der Unterhaltung und auf dieser Seite. + Notiz öffnet es für eine neue Notiz, der Stift an einer Notiz für diese.

In der Mitte steht der Text mit seinen Werkzeugen: Fett und Liste (an der markierten Stelle), @ zum Erwähnen, Bild und Büroklammer zum Anhängen, Skizze und Mikrofon zum Diktieren. Rechts steht, wer sie sieht, Oben anheften und unter Mehr alles Übrige:

Unter „Mehr“	Was es tut
Hängt an	woran die Notiz hängt; Zuordnen … hängt sie an etwas: Art wählen (Aufgabe, Unterhaltung, Objekt …), suchen, anklicken. Zur Wahl steht nur, woran Sie etwas hängen dürfen, und nur aus dem Bereich der Notiz. Das Zeichen neben einem Ziel löst sie davon – gelöscht wird dabei nichts
Kategorien	an Ihren eigenen Notizen; zur Wahl stehen die vergebbaren aus dem Bereich der Notiz
Für die KI verwenden	siehe unten
Für den Kunden	siehe unten – geht, sobald die Notiz gespeichert ist
Frühere Fassungen	was vorher dastand, wer es ersetzt hat und wann

Speichern (oder Strg+Enter im Text) schickt nur, was sich geändert hat. Hat inzwischen jemand anderes (oder Ihr Handy) die Notiz geändert, wird nichts überschrieben – Ihr Text bleibt im Feld, ein zweites Speichern übernimmt ihn. Text, Bilder, Sichtbarkeit und Kategorien ändert nur, wer die Notiz geschrieben hat; anheften und freigeben dürfen auch andere – das Fenster sagt es dann.

Eine Notiz schreiben

Im Notizfenster schreiben und mit Speichern oder Strg+Enter speichern. Enter allein macht eine neue Zeile – eine Notiz darf länger sein als ein Satz.

Bilder kommen über den Bild-Knopf dazu, oder Sie fügen sie mit Strg+V ein – etwa ein Bildschirmfoto. Sie stehen als Chips unter dem Text, bis Sie speichern; das Kreuz nimmt eines wieder weg. Ein Bild darf höchstens so groß sein, wie unter System → Systemparameter bei „Teil: höchstens so groß“ steht.

Jemanden erwähnen

Das @ in den Werkzeugen sucht eine Person; sie steht dann als Chip unter dem Text und bekommt beim Speichern eine Meldung in der Glocke. Eine Erwähnung gibt keinen Zugriff: Benachrichtigt wird nur, wer die Notiz ohnehin sieht – bei „Nur für mich“ also niemand.

Zeichnen

Neben jedem Bild im Notizfenster steht ein Stift: Er öffnet die Zeichenfläche auf dem Foto. Das Zeichen Skizze öffnet eine leere Fläche; mit Bild laden holen Sie dort ein Bild dazu und zeichnen darauf – was schon gezeichnet ist, bleibt. Über der Fläche steht ein Band mit den Werkzeugen – Stift, Marker (durchscheinend), Pfeil, Rechteck, Kreis, Text und der Radierer, der ganze Striche wegnimmt –, den Farben, Rückgängig und Wiederholen. Gezeichnet wird mit Maus, Finger oder Stift. Übernehmen legt die Zeichnung an das Bild; das Original bleibt erhalten.

An einer gespeicherten Notiz zeichnet ihr Autor im Notizfenster weiter: Der Stift neben dem Bild öffnet die Fläche mit den Strichen von vorher.

Wer sie sieht

Eine Notiz sieht, wer das sieht, woran sie hängt: Eine Notiz an einer Aufgabe sehen alle, die die Aufgabe sehen. Im Notizfenster steht das unter Wer sieht die Notiz? – Alle mit Zugriff oder Nur für mich.

Nur für mich behält die Notiz bei Ihnen – sie hängt trotzdem an der Aufgabe, aber nur Sie sehen sie dort. Die Wahl gilt für die eine Notiz. Nachträglich umstellen geht im Fenster oder im Menü ⋮ der Notiz: Nur für mich oder Für alle hier sichtbar. Das kann nur, wer sie geschrieben hat.

Darf eine Notiz nicht dort hängen, wo Sie sie geschrieben haben – etwa weil Ihnen dort das Recht fehlt –, sagt eine Meldung, warum. Die Notiz geht dabei nicht verloren: Sie bleibt bei Ihnen, nur für Sie sichtbar.

Anheften

Anheften im Menü ⋮ (oder Oben anheften im Notizfenster) stellt eine Notiz an diesem Ort nach oben, mit einer Nadel. Wichtiges – der Zugang zum Keller, „Kunde will nur vormittags“ – steht dann immer zuerst. Anheften gilt nur an dem Ort, an dem Sie es tun.

Diktieren

Das Mikrofon in den Werkzeugen nimmt auf, was Sie sagen; ein zweiter Klick beendet die Aufnahme. Flow schreibt sie ab und setzt den Text hinter das, was schon im Feld steht – gespeichert wird erst, wenn Sie speichern. Die Aufnahme selbst behält Flow nicht. Beim ersten Mal fragt der Browser, ob Flow das Mikrofon benutzen darf.

Abgeschrieben wird nur mit der KI im Haus, die Spracherkennung des Browsers bleibt aus. Gibt es dafür keine KI, sagt der Knopf beim Klick, warum.

Aufnahmen und Dateien

Mit der Büroklammer hängen Sie eine Datei an – ein PDF, ein Protokoll, eine Sprachaufnahme vom Handy. Eine Aufnahme lässt sich an der Notiz anhören; Flow schreibt sie von selbst ab. Bei einem Bild und einem PDF liest Flow den Text, der darauf steht – auf einem Bild auch das, was Sie darauf gezeichnet haben. Abschrift und erkannter Text stehen aufklappbar unter der Notiz und werden mitgesucht: Wer „Seriennummer“ sucht, findet das Foto vom Typenschild.

Das geschieht nur mit der KI im Haus – zu einem Anbieter außer Haus geht von selbst nichts. Gibt es im Haus keine KI dafür, steht das an der Notiz, und Flow versucht es später noch einmal (System → Systemparameter, „Abschrift und Texterkennung: erneut versuchen nach“). Andere Dateien – etwa eine ZIP-Datei – hängen nur an, ohne Text.

Aufgabe daraus machen

Im Menü ⋮ an einer Notiz und in der Leiste der Seite Notizen: Aufgabe daraus machen legt eine Aufgabe bei Ihnen an – mit dem Titel der Notiz, sonst ihrer ersten Zeile, und ihrem Text als Beschreibung, im Bereich der Notiz. Die Notiz hängt danach auch an der Aufgabe, ihre Bilder bleiben an der Notiz. Hängt sie an einer Unterhaltung, wird die Aufgabe mit dieser Unterhaltung verknüpft – wie Aufgabe aus Nachricht. Eine Notiz, die schon an einer Aufgabe hängt, bietet das nicht an. Die Meldung danach führt mit Öffnen zur Aufgabe.

Ein Bild in Dateien ablegen

Bild in Dateien ablegen … (bei mehreren Bildern je Bild) öffnet ein Fenster: Vorgeschlagen ist der Ordner des Kunden, um den es geht – der Kontakt, an dem die Notiz hängt, oder der Kunde ihres Objekts oder ihrer Aufgabe. Mit In einen anderen Ordner wählen Sie stattdessen selbst einen Ordner; ohne Kunden steht diese Wahl gleich da. Abgelegt wird das Bild mit der Zeichnung, als Kopie: Die Notiz behält ihr Bild und hängt danach auch an der Datei, die Datei bekommt Kunden und Objekte der Notiz als Bezüge. Gibt es den Dateinamen dort schon, wird nichts überschrieben. Ohne Endung bekommt der Name die des Bildes.

Für die KI verwenden

Für die KI verwenden im Menü ⋮ (nur an Ihren eigenen Notizen) gibt eine Notiz dem KI-Assistenten als Wissen: Titel, Text und die Texte ihrer Aufnahmen und Bilder. Fragt jemand den Assistenten, kann er sich darauf stützen – aber nur, wenn der Fragende die Notiz auch sonst sehen dürfte. Eine Notiz nur für mich hilft also nur Ihnen. Die Vorgabe ist aus; an einer eingeschalteten Notiz steht für die KI. Ändern Sie die Notiz, zieht das Wissen nach; im Papierkorb ist sie aus dem Wissen heraus, zurückgeholt wieder darin.

Für den Kunden freigeben

Für den Kunden freigeben … im Menü ⋮ (und in der Leiste der Seite Notizen) öffnet das Notizfenster bei Für den Kunden: Wählen Sie dort den Kunden und speichern Sie. Die Freigabe zeigt eine Notiz dem Kunden in seinem Kundenbereich – unter Notizen und, wenn sie an einem Gerät hängt, auf der Infrastruktur unter dem Gerät. Zur Wahl steht nur ein Kunde, dem eines ihrer Ziele gehört, das ein Kunde sehen darf: er selbst als Kontakt, sein Gerät, eine Aufgabe oder ein Projekt, das für ihn eingetragen ist. Eine Unterhaltung, eine Datei oder ein Termin reicht nicht – die sieht ein Kunde nie. Der Kunde sieht Text und Bilder – nicht das Originalfoto, nicht den Ort, nicht die Zeichenebene, keine früheren Fassungen und keine Aufnahmen oder Dateien. Unter „zu …“ stehen nur seine eigenen Ziele, nie die übrigen Bezüge der Notiz. Über die Freigabe selbst bekommt er keine Mail; zu Antworten auf seine Rückmeldungen siehe unten.

Freigeben dürfen vorerst die Administratoren. Eine Notiz nur für mich lässt sich nicht freigeben. An einer freigegebenen Notiz steht für den Kunden freigegeben; Freigabe für den Kunden zurücknehmen im Menü ⋮ (oder der Schalter im Fenster) nimmt sie ohne Frage wieder weg. Beides steht im Audit, mit dem Kunden. Entfernen Sie das letzte Ziel des Kunden von der Notiz, endet die Freigabe von selbst.

Rückmeldungen des Kunden

Unter einer freigegebenen Notiz kann der Kunde eine Rückmeldung geben. Wer die Notiz geschrieben und wer sie freigegeben hat, bekommt dann eine Meldung in der Glocke. Die Rückmeldung steht unter der Notiz, mit allen weiteren Rückmeldungen und Antworten, und dort steht auch das Feld Antwort an den Kunden. Dieselbe Unterhaltung steht auch in Nachrichten unter Kundenzugang, und man kann auch von dort antworten. Sehen und antworten kann jedes Mitglied der Gruppen Benutzer und Administratoren des Bereichs. Flow legt dafür beim ersten Mal die Quelle „Kundenzugang“ an.

Auf jede Antwort bekommt der Kunde eine Mail über das System-Postfach des Bereichs: dass es eine Antwort gibt, mit Link in seinen Kundenbereich, ohne den Text. Geht keine Mail hinaus, steht unter dem Gespräch warum: Der Bereich hat kein System-Postfach, oder an der Firma ist Rückmeldungen per Mail melden abgeschaltet (Kontakt → Reiter Kundenkonten). Der Kunde sieht die Antwort dann, wenn er das nächste Mal hineinschaut. Interne Einträge sieht er nie.

Ein Kunde kann an seine Rückmeldung Fotos hängen. Sie stehen als Vorschau im Gespräch, in der Reihenfolge, in der er sie geschickt hat. Findet die Virenprüfung in einem etwas, wird die ganze Rückmeldung nicht übernommen. Flow legt jedes Foto als Dokument des Kunden ab, und zwar in seinem Ordner im Hauptordner, der unter System → E-Mail → Kundenzugang eingestellt ist, darunter in Rückmeldungen/Jahr. Abgelegt wird mit den Rechten dessen, der die Notiz freigegeben hat. Ist noch kein Hauptordner eingestellt, bleibt das Dokument „nicht abgelegt“ und wird nachgeholt, sobald einer gewählt ist. Wie groß ein Foto sein darf und wie viele an eine Rückmeldung gehen, steht unter System → Systemparameter („Kundenzugang: Foto höchstens“, „Kundenzugang: Fotos je Rückmeldung“).

Löschen

In den Papierkorb im Menü ⋮ oder im Notizfenster nimmt die Notiz weg, ohne Rückfrage – die Meldung danach bietet Zurückholen an. Endgültig gelöscht wird sie erst nach der Frist, die unter System → Systemparameter bei „Papierkorb: endgültig löschen nach“ steht. Löschen kann, wer die Notiz geschrieben hat.

Stand: 01.11.2026

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel notizen

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