Hauptordner

Ein Hauptordner ist die oberste Ebene der Ablage – „Buchhaltung“, „Technik“, „Allgemein“ – und zugleich die Rechtegrenze: Wer ihn sehen darf, sieht alles darin. Was darin von selbst entsteht, sagen seine Deklarationen.

So geht's

Hauptordner anlegen

Öffnen Sie System → Dateien, Reiter Hauptordner.
Klicken Sie Neuer Hauptordner.
Geben Sie den Name ein und wählen Sie die Art – beides lässt sich später nicht ändern.
Wählen Sie den Speicherort. Bei einer Abteilung wählen Sie die Gruppe (Rechtequelle) oder lassen sie leer, dann entsteht eine neue Gruppe mit dem Namen des Hauptordners.
Wählen Sie unter Inhalt der Dateien: Nicht lesen, Für die Suche lesen oder Lesen und mit KI einordnen.
Klicken Sie Anlegen.

Deklaration anlegen

Wechseln Sie in den Reiter Deklarationen und klicken Sie Neue Deklaration.
Wählen Sie im Abschnitt Grundlage den Hauptordner, was je Eintrag einen Ordner bekommt, und den Typ-Ordner-Name, etwa „Kunden“.
Grenzen Sie unter Eingrenzen ein, etwa auf eine Kategorie; unter Erweitert stehen Wegfall und Vorlage.
Klicken Sie Anlegen.

Ordner auf Zuruf anlegen

Öffnen Sie in den Deklarationen das Menü der Zeile.
Wählen Sie Ordner anlegen … – das Fenster sagt vorher, wie viele Ordner entstehen.

Querverweis einrichten

Öffnen Sie die Deklaration und wechseln Sie in den Abschnitt Querverweise.
Klicken Sie Querverweis hinzufügen, geben Sie den Name des Eintrags ein und wählen Sie Springt nach.
Klicken Sie Speichern.

Gut zu wissen

Es gibt fünf Arten: Abteilung, offen, persönlich, Archiv und E-Mails. Archiv und E-Mails gibt es je Bereich einmal.
Der Name ist zugleich der Name des Ordners am Laufwerk und je Bereich nur einmal vergeben.
Für die Suche lesen liest den Text auf dem Flow-Server, ohne KI. In persönlichen Hauptordnern und bei E-Mails geht es nicht.
Lesen und mit KI einordnen gibt jede Datei an einen KI-Zugang, der für personenbezogene Daten freigegeben ist.
Erkennung prüfen und In die Wissensbasis aufnehmen finden Sie in der Ablage im Menü der Datei.
Ein leerer Hauptordner lässt sich über das Zeilenmenü mit Löschen … entfernen und neu anlegen.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Ein Hauptordner ist die oberste Ebene der Ablage – „Buchhaltung“, „Technik“, „Allgemein“ – und zugleich die Rechtegrenze: Wer ihn sehen darf, sieht alles darin. Was darin automatisch entsteht, sagen seine Deklarationen.

Die fünf Arten

Abteilung (gruppe) – die Gruppe ist die Rechtequelle: Mitglied = Zugriff auf alles im Hauptordner, wer nicht Mitglied ist, sieht ihn nicht einmal in der Liste. Beim Anlegen wählen Sie eine bestehende Gruppe aus dem Bereich (sie wird gebunden und ist dann nicht mehr löschbar) – oder lassen die Auswahl leer, dann entsteht eine neue Gruppe mit dem Namen des Hauptordners gleich mit.
offen – gehört allen im Bereich. Für das, was wirklich alle brauchen („Allgemein“, „Austausch“) – die Ausnahme, nicht der Regelfall.
persönlich – wie ein Home-Share: je Konto ein Ordner, hinein kommt nur die Person selbst (und die Verwaltung des Hauptordners).
Archiv – einer je Bereich, mit gebundener Gruppe wie eine Abteilung (typisch: Geschäftsführung). Hinein zieht nur das Archivieren – Deklarationen gibt es hier nicht. Der Umzug ins Archiv ist die Rechteänderung: Nicht mehr Bediente verschwinden vom Laufwerk, ohne dass etwas gelöscht wird; die Herkunft bleibt in der Struktur ablesbar (Archiv\Buchhaltung\Kunden\…), und Zurückholen ist jederzeit möglich. Das Archiv darf auch auf einem eigenen Speicherort liegen (langsame NAS mit viel Platz) – dann läuft der Umzug als geprüftes Kopieren-und-Löschen statt als sofortiges Umbenennen.
E-Mails – einer je Bereich, und die eine Art, in die niemand von Hand etwas legt: Hier landen die Original-Nachrichten aus den Postfächern, je Postfach ein Ordner, darunter Jahr und Monat (E-Mails\einkauf@firma.at\2026\09\….eml). Er braucht einen Speicherort mit „nur über Netbits.Flow“ – auf einem freigegebenen läge jedes Postfach offen am Share, und die Rechte dafür kann niemand führen, solange eine Vertretung am Montag beginnt und in zwei Wochen endet. Deklarationen, Freigaben und Abgleich gibt es hier nicht; wer hineinsieht, tut das über die Kommunikation.

Was Sie eintragen

Name – zugleich der Name des Wurzelordners am Laufwerk; je Bereich einmal. Nach dem Anlegen eingefroren – Umbenennen wäre Datenverlust am Laufwerk.
Art – siehe oben; nach dem Anlegen unveränderlich.
Store – wo der Hauptordner physisch liegt. Der Bereich folgt dem Store und ist nicht getrennt wählbar: Zwei Wahlmöglichkeiten für dieselbe Frage wären eine Einladung zum Widerspruch. Ausnahme: Auf einem Speicherort der Anlage gibt es keinen vorgegebenen Bereich – dort wählen Sie ihn hier, und der Pfad hält die Mandanten auseinander.
Unterordner im Speicherort (optional) – ein Fach statt eines eigenen Laufwerks je Sorte. Der Hauptordner liegt dann unter STORE/unterordner/Name, z. B. /mnt/daten/mail/E-Mails neben /mnt/daten/docs/Dokumente. Mehrere Ebenen mit / trennen. Nach dem Anlegen eingefroren – er steht im Pfad jeder Datei darunter.
Aktiv – ein abgeschalteter Hauptordner legt nichts Neues mehr an; Vorhandenes bleibt.
Inhalt der Dateien – nicht lesen, für die Suche lesen oder lesen und mit KI einordnen, siehe unten. Vorgabe: nicht lesen.

Inhalt für die Suche lesen

Mit für die Suche lesen liest Flow den Text der Dateien im Hauptordner, und die Suche in der Ablage findet dann auch, was in einer Datei steht – nicht nur ihren Namen. Der Treffer zeigt nur „Treffer im Inhalt“, keinen Ausschnitt; öffnen Sie die Datei, um die Stelle zu sehen.

Was gelesen wird: PDF mit Textebene, Word (DOCX), Excel (XLSX), Text- und CSV-Dateien. PowerPoint und OpenDocument noch nicht.
Was nicht automatisch gelesen wird: Scans und Bilder. Sie stehen als „Scan“ da; erkennen lassen Sie sie bei Bedarf über „Erkennung prüfen“ an der Datei (siehe unten).
Lokal, ohne KI: Der Text wird auf dem Flow-Server gelesen, nichts geht an ein Sprachmodell.
Grenzen: Dateien über 50 MB werden nicht gelesen, bei langen Dokumenten nur die ersten 200 Seiten. Beides lässt sich unter System → Systemparameter umstellen („Inhalt: Dateien höchstens“, „Seiten für die Suche“).
Wann: Neue und geänderte Dateien kommen mit dem Abgleich (alle 15 Minuten) an und werden danach in Portionen gelesen. Eine große Ablage braucht beim ersten Einschalten eine Weile.
Je Inhalt einmal: Dieselbe Datei an zwei Stellen wird nur einmal gelesen.
Ausschalten löscht den gelesenen Text wieder. Ebenso, wenn eine Datei endgültig entfernt ist.
Nicht möglich in persönlichen Ordnern – was jemand für sich ablegt, gehört in keinen Index – und im Hauptordner der E-Mails, dessen Anhänge schon die Kommunikation liest.

Wer den Hauptordner sehen darf, findet seine Inhalte; die Suche erweitert nie den Zugriff.

Lesen und mit KI einordnen

Die dritte Stufe tut alles, was für die Suche lesen tut, und gibt jede Datei zusätzlich an die Einordnung, wie sie hochgeladene Dokumente bekommen:

Scans erkennt die KI selbst, ohne „Erkennung prüfen“.
Jede Datei bekommt eine Kategorie und eine Zusammenfassung; sie erscheint dann unter Dokumente. Die Aufbewahrungsfrist der Kategorie gilt erst, wenn die Datei fixiert ist.
Sie kommt in die Wissensbasis – der Assistent findet sie, wer den Hauptordner sieht.
Jeder neue Inhalt wird dafür eine Version („zum Einordnen mit KI“) und neu eingeordnet.
Die Datei geht nur an einen KI-Zugang, der für personenbezogene Daten freigegeben ist.

Das kostet Rechenzeit und Speicher für die Versionen – deshalb ist es eine Einstellung je Hauptordner, etwa für Verträge oder Rechnungen, nicht für alles. Zurück auf eine niedrigere Stufe ordnet nichts mehr neu ein; was schon eingeordnet ist, bleibt.

Erkennung prüfen

Im Menü jeder Datei zeigt „Erkennung prüfen“ links das Original und rechts, was Flow daraus gelesen hat – und, wenn nichts dasteht, warum. Darunter vier Wege, neu zu lesen:

Noch einmal lesen – dasselbe Lesen wie im Lauf, sofort.
Ganz lesen – ohne Seitengrenze, und auch eine Datei über der Größengrenze.
Mit Texterkennung – erkennt Bilder (JPG, PNG, TIFF …) lokal mit Tesseract.
Per KI erkennen – auch eingescannte PDFs. Die Datei geht dafür an einen KI-Zugang, und zwar nur an einen, der für personenbezogene Daten freigegeben ist. Das Ergebnis kommt nach einer Weile; Sie werden benachrichtigt („Datei gelesen“).

Ein neues Ergebnis ersetzt ein altes nur, wenn es nicht kürzer ist – ein Wiederholen soll nichts verschlechtern. Ist „Inhalt für die Suche lesen“ aus, gibt es hier nichts anzufordern.

In die Wissensbasis aufnehmen

Liest der Hauptordner Inhalt, steht im Menü einer Datei „In die Wissensbasis aufnehmen“. Dann findet auch der Assistent (KI-Chat) den Text der Datei und kann aus ihr zitieren.

Nur von Hand. Flow nimmt keine Datei von selbst auf – Sie entscheiden je Datei.
Die Rechte bleiben: Bei jeder Frage prüft Flow, ob die fragende Person den Hauptordner sehen darf. Wer die Datei nicht öffnen dürfte, bekommt sie auch nicht als Antwort.
Nur für passende Modelle: Der Text liegt dort als personenbezogen; ein Modell, das dafür nicht freigegeben ist, liest ihn nicht.
Bleibt aktuell: Ändert sich die Datei, kommt der neue Text nach, sobald er gelesen ist. Wird sie endgültig entfernt oder das Lesen am Hauptordner ausgeschaltet, kommt sie heraus.
„Aus der Wissensbasis nehmen“ im selben Menü nimmt sie wieder heraus.

Aufnehmen und Herausnehmen stehen im Prüfprotokoll.

Ordner von Hand und Deklarationen nebeneinander

Auf der Wurzel einer Abteilung dürfen Sie Ordner von Hand anlegen – neben den Ordnern, die aus Deklarationen entstehen. „Verträge” von Hand steht dann neben „Lieferanten” aus der Deklaration; Struktur unterscheidet weiterhin, was Netbits.Flow pflegt und was Ihnen gehört.

Gesperrt bleiben vier Stellen, jede aus eigenem Grund:

Typ-Ordner einer Deklaration („Lieferanten”): Ein Ordner darin hieße „ein Lieferant”, und Lieferanten kommen aus den Kontakten, nicht aus der Hand.
Archiv: Hinein zieht nur das Archivieren. Ein Ordner von Hand wäre eine zweite Tür.
E-Mails: Dort gibt es überhaupt keine Ordner in der Ablage.
Wurzel eines persönlichen Hauptordners: Sie ist bereichsweit sichtbar und trägt je Konto einen Ordner – ein Ordner von Hand gehörte dort niemandem und stünde trotzdem für alle da.

Ein Name kann nur einmal vergeben werden: Heißt ein Ordner von Hand schon „Lieferanten”, lässt sich keine gleichnamige Deklaration mehr anlegen – und umgekehrt.

Deklarationen: Was entsteht automatisch?

Warum steht in der Liste je Firma eine eigene Zeile? Weil „Kontakte dieser Firma” nur so geht: Unter jedem Firmenordner entsteht eine eigene Kontakte-Deklaration, gefiltert auf genau diese Firma. Sie wird nicht eingerichtet, sie folgt aus der Objekt-Deklaration darüber – deshalb sind diese Zeilen in der Verwaltung ausgeblendet und lassen sich mit einem Schalter einblenden.

Eine Deklaration sagt: Unter diesem Typ-Ordner entsteht je Objekt ein Ordner – etwa Buchhaltung\Kunden\Netbits. Je Deklaration wird festgelegt:

Typ – Objekt (Firmen/Kontakte), Person (Konten) oder Gruppe.
Anzeigename – der Name des Typ-Ordners („Kunden“, „Lieferanten“); je Hauptordner einmal. Mehrere Deklarationen desselben Typs sind erlaubt.
automatisch oder auf Zuruf – entsteht der Ordner von selbst mit dem Objekt, oder erst, wenn ihn jemand anfordert? Zuruf geht am Kontakt („Ordner erstellen” auf der Ablage-Karte) oder als Stapel hier in den Deklarationen („Ordner anlegen …“ im Menü der Zeile): für alle Objekte der Deklaration oder nur für die einer Kontaktkategorie, etwa nur Kunden. Das Fenster sagt vorher, wie viele Ordner entstehen und wie viele es schon gibt; wiederholbar, nichts entsteht doppelt.
Vorlage – feste Unterordner, die in jedem neuen Objektordner gleich mitentstehen (z. B. „Angebote”, „Rechnungen”). Später gelöscht heißt gelöscht – die Vorlage stellt nichts wieder her.
bei Wegfall – stilllegen (zusperren, Verwaltungssache) oder liegen lassen (der Abteilungs-Arbeitsbereich eines Ausgeschiedenen gehört weiterhin der Abteilung).
Quellfilter (bei Objekt-Deklarationen) – nur Objekte mit einer der Kategorien („Kunde”, „Interessent”) bekommen einen Ordner. Fällt die Kategorie später weg, greift das Wegfall-Verhalten.

Derselbe Objektordner heißt in jedem Hauptordner gleich – der Name hängt am Objekt, nicht am Hauptordner.

Dynamische Ordner

Eine Deklaration muss nicht an der Wurzel hängen: Über „Neuer Ordner → dynamischer Ordner” in der Ablage entsteht sie mitten in der Struktur – etwa Projekte\2026\Kunden mit je Firma einem Ordner darunter. Anlegen braucht das Verwaltungsrecht; derselbe Name darf je Anker-Ordner einmal vorkommen. Struktur-Ebenen (Wurzel, Typ-Ordner) sind am Laufwerk lesend: Dort löscht und benennt niemand um, gearbeitet wird in den Ordnern darunter.

Privatpersonen neben den Firmen

Eine Firmen-Deklaration („Kunden“) kann „Privatpersonen mitführen“ (Abschnitt Grundlage). Dann bekommen auch Kontakte ohne Firma ihren Ordner – direkt in Kunden\, neben den Firmen, alphabetisch gemischt. In Flow unterscheidet sie das Symbol (Gebäude oder Person); am Laufwerk sind beides gewöhnliche Ordner.

Für die Personen gilt derselbe Filter wie für die Firmen, dazu „hat keine Firma“. Steht dort „Kategorie ist Kunde“, bekommt nur eine Privatperson mit dieser Kategorie einen Ordner. Die Vorschau unter Eingrenzen zeigt, wie viele es sind – steht dort 0, fehlt den Privatpersonen meist die Kategorie.
Anlegen, Wegfall und Vorlage gelten ebenso für beide. Eine eigene Zeile in der Liste gibt es dafür nicht – es ist ein Schalter an der Firmen-Deklaration.
Bekommt eine Person später eine Firma, gehört sie nicht mehr dazu: Ihr Ordner wird stillgelegt oder bleibt verwaist liegen, wie unter Bei Wegfall eingestellt. Netbits.Flow verschiebt nichts; der Prüfbestand nennt den Ordner.
Ausschalten löscht nichts: Die Personen-Ordner bleiben als gewöhnliche Ordner stehen.

Querverweise in andere Hauptordner

Im Abschnitt Querverweise einer Deklaration legen Sie fest, dass jeder ihrer Ordner einen Eintrag zu einem anderen Hauptordner zeigt – etwa in Firma\Kunden\Netbits den Eintrag „Buchhaltung“, der in Buchhaltung\Kunden\Netbits springt. Verbunden wird über den Kontakt, nicht über den Namen.

Nur in Netbits.Flow. Am Netzlaufwerk entsteht nichts – im Explorer bleiben die Abteilungen getrennt.
Was man sieht, hängt vom Recht ab: Wer die Buchhaltung lesen darf, springt hinein. Wer nicht, sieht den Eintrag gesperrt – er erfährt, dass es einen Ordner gibt, aber nicht, was darin liegt. Gibt es noch keinen Ordner, legt ihn ein Klick an, wenn Sie dort schreiben dürfen; sonst steht der Eintrag ausgegraut mit Grund da.
Nach dem Sprung steht oben der echte Pfad und darunter „zurück zu …“.
Ziel kann nur ein dynamischer Ordner desselben Typs in einem anderen Hauptordner desselben Bereichs sein. Einrichten darf, wer beide Hauptordner verwaltet.
Führt die Firmen-Deklaration Privatpersonen mit, gilt der Querverweis auch in deren Ordnern – vorausgesetzt, das Ziel führt sie ebenfalls.

Umzug: leer im Formular, mit Inhalt über „Speicherort wechseln…“

Im Formular lässt sich der Store nur wechseln, bevor der Hauptordner materialisiert ist – also bevor der erste Ordner tatsächlich auf der Platte steht. Danach ist ein Wechsel ein Umzug von Dateien, und den macht kein Formular nebenbei: Dafür steht im Zeilenmenü Speicherort wechseln…. Mit Umzug starten wird der ganze Hauptordner im Hintergrund kopiert, geprüft und erst dann an der Quelle geräumt.

Falsch angelegt? Löschen, solange er leer ist

Name und Art lassen sich nach dem Anlegen nicht ändern. Ein leerer Hauptordner lässt sich aber löschen (Zeilenmenü → Löschen …) und neu anlegen: leer heißt keine Datei in Netbits.Flow und keine am Laufwerk. Leere Ordner am Laufwerk gehen mit; die Gruppe bleibt mit ihren Mitgliedern und lässt sich danach in der Benutzerverwaltung löschen. Ein Name gilt je Bereich nur einmal – gibt es ihn schon, sagt die Meldung, auf welchem Speicherort.

Stand: 01.11.2026

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