Benutzer

Ein Benutzer ist ein Mensch mit Anmeldung. Rechte bekommt er nur über Gruppen – am Benutzer selbst steht keines.

So geht's

Benutzer anlegen

1. Öffnen Sie System → Benutzerverwaltung und links Benutzer.
2. Klicken Sie Neuer Benutzer.
3. Tragen Sie Login-Name und Initialpasswort ein.
4. Haken Sie im Abschnitt Gruppen die Mitgliedschaften an.
5. Klicken Sie Speichern.
6. Öffnen Sie den Benutzer danach noch einmal und wählen Sie im Abschnitt Person die Person aus den Kontakten.

Kennwort neu setzen

1. Öffnen Sie den Benutzer.
2. Tragen Sie im Abschnitt Anmeldung unter Neues Passwort setzen (optional) das neue Kennwort ein.
3. Klicken Sie Speichern.

Zweiten Faktor zurücksetzen

1. Öffnen Sie den Benutzer.
2. Klicken Sie unter Zweiter Faktor auf Zurücksetzen ….
3. Bestätigen Sie mit Zurücksetzen.

Jemand scheidet aus

1. Öffnen Sie das Menü in der Zeile des Benutzers – oder klicken Sie die Zeile mit der rechten Maustaste an.
2. Wählen Sie Deaktivieren. Rückgängig geht es mit Reaktivieren.

Gut zu wissen

• Gruppen entscheiden über Rechte und über die Bereiche, die jemand sieht.
• Mit dem Schalter Kennwort fest kann das Konto sein Kennwort nicht selbst ändern – für Konten, die sich mehrere teilen.
• Das Zurücksetzen des zweiten Faktors wirkt sofort und beendet alle Sitzungen des Kontos.
• Ein ausgeschiedener Mitarbeiter wird nicht gelöscht. Was er getan hat, bleibt nachvollziehbar.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Ein Mensch mit Anmeldung. Rechte bekommt er nur über Gruppen – am Benutzer selbst steht kein einziges.

Was Sie eintragen

• Login-Name – der Anmeldename; eindeutig im Mandanten.
• Person aus den Kontakten – mit ihrem Namen erscheint er in Listen, Vorgängen und Auswertungen.
• Gruppen – die Mitgliedschaften. Sie entscheiden über Rechte und über die Bereiche, die jemand sieht: Der Bereich hängt an der Gruppe, nicht am Konto.
• Initialpasswort (beim Bearbeiten Neues Passwort setzen) – muss der Richtlinie genügen (Kennwortrichtlinie). Jeder kann sein eigenes später selbst ändern (Eigene Einstellungen).
• Kennwort fest – das Konto kann sein Kennwort nicht selbst ändern, nur ein Administrator setzt es hier. Für Konten, die sich mehrere teilen: ein Empfangs- oder Lagerterminal, eine Vorführung. Ändert dort einer das Kennwort, kommen alle anderen nicht mehr hinein.
• Zweiter Faktor – hat das Konto einen eingerichtet, steht er hier mit Zurücksetzen …: für das verlorene Handy ohne Wiederherstellungscodes. Das wirkt sofort, beendet alle Sitzungen des Kontos, und die Person meldet sich danach nur mit dem Kennwort an. Einrichten kann jeder nur selbst (Eigene Einstellungen).

Status

Aktiv, gesperrt (etwa nach zu vielen Fehlversuchen) oder deaktiviert. Ein ausgeschiedener Mitarbeiter wird nicht gelöscht: An ihm hängen Vorgänge, Dokumente und Protokolleinträge, und eine Historie ohne Urheber ist wertlos. Er wird deaktiviert (zurück mit Reaktivieren) – er kommt nicht mehr herein, und alles, was er getan hat, bleibt nachvollziehbar.

Was ein Benutzer nicht ist

Kein Kontakt. Ein Mitarbeiter kann beides sein – ein Konto zum Anmelden und ein Kontakt mit Telefonnummer –, aber das sind zwei Dinge mit zwei Zwecken.

Stand: 01.11.2026

Hängt zusammen mit

• Benutzerverwaltung
• Gruppe
• Kennwortrichtlinie
• Eigene Einstellungen

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel identity.benutzer