Dateien
In der Ablage liegen Ihre Dateien in Ordnern, die zu einem Objekt gehören – einer Firma, einer Gruppe, einer Person. Der Hauptordner ist die Rechtegrenze: Wer ihn sehen darf, sieht alles darin.
So geht's
Dateien ablegen und ordnen
- Wählen Sie links in der Leiste einen Hauptordner und öffnen Sie den Ordner.
- Klicken Sie im Band Ablegen. Der Pfeil daneben öffnet, was sonst zum Ordner gehört.
- Legen Sie mit Neuer Ordner im Band einen Unterordner an.
- Markieren Sie Dateien mit einem Klick, weitere mit Strg+Klick.
- Wählen Sie im Band oder mit der rechten Maustaste, was geschehen soll – etwa Verschieben nach …, Kopieren nach …, Umbenennen … oder Löschen ….
Öffnen und ansehen
- Doppelklicken Sie eine Datei – oder drücken Sie Enter. Sie öffnet sich im Editor, sonst in der Vorschau.
- Leertaste zeigt nur die Vorschau.
- Blenden Sie mit ⓘ oder I die Details rechts ein.
Teilen und verknüpfen
- Markieren Sie die Datei.
- Wählen Sie im Band oder mit der rechten Maustaste Freigeben …, Herunterladen oder Link kopieren.
- Mit Kontakt zuordnen … oder Aufgabe daraus machen verknüpfen Sie die Datei.
Suchen
- Tippen Sie in Ablage durchsuchen… einen Namen und drücken Sie Enter.
- Für Kategorie oder „nur fixiert“ klicken Sie den Knopf daneben.
Was Sie sehen
- Die Leiste: Durchsuchen, die Freigaben und was noch Nicht abgelegt ist.
- Das Menüband: Ablegen, Organisieren, Teilen, Verknüpfen.
- Die Dateien des gewählten Ordners – Spaltenköpfe sortieren.
Gut zu wissen
- Im Band zeigen die Knöpfe meist nur ihr Symbol; der Name steht im Hinweis darüber. Die rechte Maustaste auf einer Datei zeigt dieselben Befehle mit Namen. Alles Weitere steht im Band unter ; mit Strg+Leertaste finden Sie jeden Befehl über die Befehlssuche.
- Verschieben geht nur im selben Hauptordner. Kopieren geht auch in einen anderen; die Kopie bekommt die Rechte ihres Ziels.
- Löschen fragt nach und ist endgültig.
- Eine fixierte Datei und eine Datei mit aktiver Laufwerks-Freigabe lassen sich nicht umbenennen.
- Link kopieren ist die Adresse der Datei in Flow für Kollegen – kein Link nach außen.
- Was keinen Ordner hat, steht in der Leiste unter Ohne Ordner; was die KI nicht sicher einordnen konnte, unter Zu bestätigen.
- Verwalter sehen unten in der Leiste Zu prüfen und Abgleich jetzt. Der Abgleich läuft sonst alle 15 Minuten von selbst.
| Taste | Wirkung |
|---|---|
| ↑ / ↓ | durch die Liste, mit Umschalt wird die Markierung größer |
| Strg+A | alle Dateien markieren |
| Alt+↑ oder ⌫ | eine Ebene höher |
| Strg+F | ins Suchfeld |
| F2 | umbenennen |
| Entf | löschen |
| Esc | Auswahl aufheben |
Hintergrund
Kurz (bisher)
Dateien liegen dort, wo sie hingehören – in Ordnern, die zu einem Objekt gehören: zu einer Firma, einer Gruppe, einer Person. Der Ordner trägt die Zuordnung und das Recht; die Struktur darüber entsteht von selbst.
Warum es das gibt
Ein gewachsenes Laufwerk beantwortet nach fünf Jahren keine Frage mehr: Wer darf hier hinein, wozu gehört dieser Ordner, warum liegt dieselbe Firma an drei Stellen? In Flow entsteht der Ordner aus dem Objekt – eine neue Kundenfirma bekommt ihren Ordner, ohne dass ihn jemand anlegt, und das Recht daran hängt an derselben Zuordnung.
Die linke Spalte
Oben steht das Arbeiten mit Dateien: Durchsuchen, darunter Zu bestätigen und der eigene Papierkorb am Laufwerk, wenn es dort etwas gibt. Dann die Bäume (die Hauptordner), die Freigaben – für mich, von mir und, für die Ordnerverwaltung, alle –, die Listen Ohne Ordner und der Altbestand. Ganz unten die Verwaltung: Zu prüfen, Abgleich jetzt und die übersprungenen Muster; wer nicht verwaltet, sieht dort nur die Muster (Regeln).
Die Hauptordner
Ein Hauptordner („Buchhaltung”, „Technik”, „Allgemein”) ist die Rechtegrenze der Ablage: Wer ihn sehen darf, sieht alles darin – wer nicht, sieht ihn nicht einmal.
- Abteilung – gehört den Mitgliedern seiner Gruppe (entsteht mit ihr zusammen)
- offen – gehört allen im Bereich
- persönlich – je Konto ein Ordner, hinein kommt nur die Person selbst
Was darin automatisch entsteht (etwa Kunden\Netbits je Kundenfirma), sagen die
Deklarationen des Hauptordners. Neben Firmen, Personen und Gruppen gibt es die Quelle
Kontakte – mit dem Filter „Firma ist …” entsteht so ein Ordner je Ansprechpartner
genau dieser Firma („Kontakte dieser Firma”). Angelegt wird beides unter System → Dateien (Reiter Hauptordner und Deklarationen)
(Hauptordner), nicht hier.
Das Menüband
Oben steht immer das Menüband, auch ohne Auswahl, in Gruppen:
- Neu – Ablegen legt Dateien in den offenen Ordner. Der Pfeil daneben (▾) öffnet, was sonst noch zum Ordner gehört: Umbenennen, Automatisch fixieren, Regeln, Archivieren bzw. Zurückholen. Daneben Neuer Ordner.
- Organisieren – Verschieben nach … (Taste V, nur im selben Hauptordner), Kopieren nach … (auch in einen anderen Hauptordner; die Kopie ist eine neue Datei mit den Rechten ihres Ziels, ohne Versionen und Freigaben des Originals), Umbenennen … (F2) und Löschen … (Entf, mit Rückfrage, endgültig). Eine fixierte Datei und eine Datei mit aktiver Laufwerks-Freigabe lassen sich nicht umbenennen – das sagt die Meldung.
- Teilen – Freigeben … (F), Herunterladen und Link kopieren: die Adresse der Datei in Flow für Kollegen; wer Zugriff hat, landet im Ordner mit der Datei gewählt. Ein Link nach außen ist das nicht.
- Verknüpfen – Kontakt zuordnen … öffnet die Eigenschaften der Datei bei den Bezügen. Aufgabe daraus machen legt eine Aufgabe bei Ihnen an, im Bereich des Hauptordners, mit der Datei als Bezug – ein Klick darauf in der Aufgabe öffnet die Datei wieder in der Ablage (für alle, die sie sehen dürfen).
- Ansicht – Als Liste, Als Kacheln und ⓘ für die Details rechts (Taste I).
- Rechts davon die Befehlssuche (Strg + Leertaste) und ⋯ mit allem Weiteren: Öffnen, Vorschau, Bearbeiten, Fixieren bzw. Fixierung aufheben …, Version erstellen, Erkennung prüfen, Wissensbasis, Eigenschaften und Auswahl aufheben (Esc).
Was eine Auswahl braucht, steht blass da und sagt warum. Ist auf dieser Ebene nichts möglich (eine Strukturebene, ein stillgelegter Ordner), sagt das der Knopf ebenso.
Markieren, öffnen, mit der Tastatur
- Klick markiert eine Zeile (oder Kachel) – geöffnet wird nichts. Strg + Klick nimmt eine Datei dazu oder heraus, Umschalt + Klick markiert alles bis dorthin. Der Haken vorn tut dasselbe wie Strg + Klick.
- Doppelklick öffnet: eine Datei im Editor (sonst in der Vorschau), einen Ordner geht er hinein. Dasselbe tut ↵, und „Öffnen“ im Kontextmenü.
- Ein angeklickter Ordner wird aktuelle Zeile: Die Details zeigen ihn, ↵ geht hinein.
- ↑ / ↓ wandern durch die Liste und markieren, mit Umschalt wird die Markierung größer. Pos1 / Ende springen an den Anfang oder ans Ende, Bild ↑ / Bild ↓ eine Seite weiter. In den Kacheln gehen ← / → zur Nachbarkachel, ↑ / ↓ eine Reihe.
- Strg + A markiert alle Dateien, ⌫ oder Alt + ↑ geht eine Ebene höher, Strg + F springt ins Suchfeld.
Kontextmenü
Die rechte Maustaste auf einer Datei – oder ⋯ am Ende der Zeile – wählt sie und zeigt dieselben Befehle wie das Menüband, mit der Taste daneben: Öffnen (↵), Vorschau (Leertaste), Herunterladen, Verschieben nach …, Kopieren nach …, Umbenennen … (F2), Freigeben …, Kontakt zuordnen …, Aufgabe daraus machen und Löschen …. Alles andere steht im Band unter ⋯.
Details
Rechts neben der Liste steht die Spalte Details: zur gewählten Datei die Vorschau, wo sie liegt, die Knöpfe Öffnen, Laden, Teilen und Versionen, darunter Info (Art, Zustand, Größe, angelegt von wem und wann, freigegeben, verknüpft), Freigaben, Verlauf und – wenn es sie gibt – die Kurzfassung. Der Verlauf zeigt, was mit der Datei geschah: abgelegt oder kopiert, verschoben, umbenannt, bearbeitet, Version, fixiert, freigegeben – mit wer und wann. Aufgezeichnet wird seit dem 31.10.2026; bei älteren Dateien steht nur, wann sie angelegt wurden („aus der Datei“). Ohne Auswahl zeigt sie den offenen Ordner. In der Spalte wird nichts eingestellt; Versionen und die übrigen Angaben bearbeiten Sie unter Eigenschaften. Mit ✕ oder ⓘ blenden Sie die Spalte aus und wieder ein; Ihr Browser merkt sich das, ebenso Liste oder Kacheln.
Was früher unter Dokumente stand
Kategorie, Zusammenfassung, Bezüge, Versionen, Übergaben und Unterschriften stehen an der Datei, unter Eigenschaften (Reiter Einordnung, Übergaben, Unterschriften). Was keinen Ordner hat, steht links in der Leiste unter Ohne Ordner: Nicht abgelegt, Belege und Termine und Gelöscht – jeweils nur, wenn es etwas gibt. Was die KI nicht sicher einordnen konnte, steht unter Zu bestätigen. Mehr dazu unter Dokumente – jetzt in der Ablage.
Hat ein Objektordner Dateien mit Bezug auf sein Objekt, steht darunter eine Zeile mit der Anzahl – sie öffnet die Suche über alle Hauptordner mit diesem Bezug.
Eine hochgeladene Datei wird automatisch eingeordnet, sobald die KI dafür eingerichtet ist. Steht keine Kategorie dabei, sagt der Reiter Betrieb unter System → KI warum.
Suchen
Die Suche oben in der Ablage findet Ordner und Dateien nach ihrem Namen – in allen Hauptordnern, die Sie sehen dürfen, und nirgends sonst.
Liest ein Hauptordner den Inhalt der Dateien (für die Suche oder mit KI), findet sie dort auch, was in einer Datei steht: Die Zeile trägt dann „Treffer im Inhalt“. Einen Textausschnitt zeigt die Liste bewusst nicht – öffnen Sie die Datei, um die Stelle zu sehen. Gesucht wird nach Wortanfängen: „rechn“ findet „Rechnung“ und „Rechnungsnummer“; mehrere Wörter müssen alle vorkommen. Wie das Lesen funktioniert und wo es nicht geht, steht unter Hauptordner.
Der Knopf neben dem Suchfeld öffnet die Suche über alle Hauptordner nach Kategorie: dazu ein Wort aus Titel, Dateiname oder Inhalt und, wenn gewünscht, nur fixierte. Gefunden wird, was eingeordnet oder fixiert ist; ein Treffer öffnet sich über Im Ordner zeigen markiert in seinem Ordner.
„Zu prüfen”
Ein Bestand, kein Alarm: Jede Zeile bleibt stehen, bis sie erledigt ist. Nur für Verwalter sichtbar.
Der Abgleich läuft automatisch alle 15 Minuten über alle Speicherorte – neue Firmen bekommen ihren Ordner, Rechte werden nachgezogen, Verbindungen wiederhergestellt, ohne dass jemand „Abgleich jetzt” in der Leiste drücken muss. Der Knopf bleibt für den sofortigen Lauf.
- Nicht erreichbare Stores – Verbindung oder Mount fehlen; der Grund steht am Store (Speicherorte). Bis dahin sieht niemand die Dateien dieses Stores.
- Rechte-Soll – bei extern durchgesetzten Stores die Vorlage für den File-Server-Admin: welche technische Gruppe mit welchen Mitgliedern zu welchem Hauptordner gehört.
- Rechte-Projektion gescheitert – bei lokal durchgesetzten Stores: Die Rechte am Laufwerk spiegeln womöglich nicht, was die Benutzerverwaltung sagt. Bleibt stehen, bis ein Abgleich wieder durchläuft.
- Fehlerhafte Verweise (heilen selbst) – eine Datei war beim letzten Blick nicht da. Kommt sie zurück, verschwindet die Zeile ohne Zutun.
- Endgültig entfernt (warten auf Entscheidung) – die Datei ist dauerhaft weg. Flow löscht den Verweis nicht von selbst: Vielleicht war es ein Versehen am NAS, und dann ist der Verweis der letzte Hinweis darauf, was fehlt.
- Stillgelegte Ordner – ihr Objekt gibt es nicht mehr. Die Dateien bleiben; was mit ihnen geschieht, entscheidet ein Mensch. Hier stehen nur Ordner mit Inhalt: Ist ein stillgelegter Ordner leer – keine Datei am Laufwerk, auch nicht in Unterordnern –, räumt ihn der nächste Abgleich selbst ab, samt leerer Unterordner (etwa aus der Vorlage) und der Kontakte-Ebene. Verweise auf längst entfernte Dateien gehen dabei mit. Hängt im Ordner eine von Hand angelegte Deklaration, bleibt er stehen.
- Abgleich steht still – der Speicherort ist erreichbar, aber sein Abgleich ist seit über einer Stunde nicht gelaufen (sonst alle 15 Minuten; die Frist steht unter Systemparameter → Dateien). Bis er wieder läuft, kommen neue Dateien am Laufwerk nicht in Flow an.
- Verwaiste Ordner – ihr Objekt gibt es nicht mehr, aber die Deklaration lässt Ordner liegen (etwa der Arbeitsbereich eines Ausgeschiedenen, der der Abteilung bleibt). Sie arbeiten weiter wie bisher; hier steht nur, seit wann das Objekt fehlt. Freigeben macht daraus einen freien Ordner: Name, Inhalt und Rechte bleiben, Flow pflegt ihn nur nicht mehr als Ordner des Kontakts – umbenennen, verschieben und löschen geht dann wie bei jedem freien Ordner. Kommt der Kontakt zurück, etwa aus dem Papierkorb, verschwindet der Eintrag beim nächsten Abgleich von selbst.
- Inaktive Ordner – Objektordner (etwa der Ordner eines Kunden), in denen seit einem Jahr keine Datei neu dazugekommen oder geändert worden ist, auch in keinem Unterordner. Vielleicht ein Fall fürs Archiv. Das ist nur eine Auskunft: Der Eintrag verschwindet von selbst, sobald wieder etwas dazukommt. Gezählt wird das Änderungsdatum am Laufwerk, das Flow beim Abgleich mitliest; ein leerer Ordner zählt ab seiner Anlage. Die Frist steht unter Systemparameter → Dateien („Zu prüfen: Objektordner inaktiv nach“).
Übersprungene Muster
Was beim Einlesen ausgelassen wird – Papierkorb, Systemdateien, Sicherungskopien der Programme. Siehe Übersprungene Muster.
Stand: 01.11.2026
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