Nachrichten-Kategorien

Eine Nachrichten-Kategorie sagt, worum es in einer Nachricht geht – Anfrage, Rechnung, Werbung. Sie pflegen sie unter System → Kategorien im Reiter Nachrichten.

So geht's

Kategorie anlegen

1. Klicken Sie Neue Kategorie.
2. Geben Sie den Namen und eine genaue Beschreibung ein – danach ordnet die KI ein.
3. Wählen Sie unter Gilt in die Bereiche.
4. Haken Sie im Abschnitt Wer und wo die Gruppen an, für die sie da sein soll. Ohne Haken gilt sie für alle im Bereich.
5. Klicken Sie Anlegen.

Kategorien importieren

1. Klicken Sie Importieren ….
2. Klicken Sie Datei wählen und wählen Sie eine JSON-Datei.
3. Prüfen Sie die Vorschau und übernehmen Sie die Kategorien.

Was Sie sehen

1. Die Reiter: Nachrichten für die Kategorien der Post, Dokumentarten für die Dokumente.

Gut zu wissen

• Eine Kategorie gibt es einmal in der ganzen Anlage. Braucht ein weiterer Bereich sie, ordnen Sie sie ihm zu.
• Ändern oder löschen darf sie nur, wer Kategorien in allen ihren Bereichen verwalten darf.
• Gruppen an einer Kategorie geben keinen Zugriff und nehmen keinen.

Hinweis

Der Reiter Dokumentarten daneben ist etwas anderes: Er sagt, was ein Dokument ist – Lieferschein, Vertrag. Mehr unter Dokumentkategorien.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Eine Nachrichten-Kategorie sagt, worum es in einer Nachricht geht – Anfrage, Rechnung, Werbung. Es gibt sie einmal in der ganzen Anlage; bei jeder wählen Sie, in welchen Bereichen sie gilt.

Wo sie gilt

• Gilt in bestimmt, wo die KI nach dieser Kategorie einordnet und wo man sie von Hand vergeben kann. Eine Nachricht bekommt nur Kategorien ihres Bereichs.
• Braucht ein weiterer Bereich dieselbe Kategorie, ordnen Sie sie ihm zu – eine zweite mit gleichem Namen gibt es nicht.
• Ändern oder löschen darf eine Kategorie, wer Kategorien in allen ihren Bereichen verwalten darf.

Zwei Arten von Kategorien

Unter System → Kategorien stehen beide nebeneinander: die Nachrichten-Kategorien (worum es geht) und die Dokumentarten (was ein Dokument ist – Lieferschein, Vertrag). Es sind verschiedene Dinge; eine Rechnung als Thema einer Nachricht und eine Eingangsrechnung als Dokument dürfen nebeneinander bestehen.

Für welche Gruppen

Im Abschnitt „Wer und wo“ haken Sie an, für welche Gruppen eine Kategorie da ist – etwa „Angebot“ für Verkauf und Geschäftsführung. Ohne Haken ist sie für alle im Bereich da.

• Wer in keiner dieser Gruppen ist, hat die Kategorie nicht in seiner Leiste und nicht zur Auswahl.
• Die KI vergibt sie nur in Postfächern, in denen jemand aus diesen Gruppen Mitglied ist – Mails im Service-Postfach bekommen so nie „Angebot“.
• Sie gibt keinen Zugriff und nimmt keinen: Eine Nachricht, die jemand sehen darf, zeigt ihm auch diese Kategorie.
• Unter System → Kategorien sehen Sie als Verwalter alle, auch die Kategorien der Gruppen, in denen Sie nicht sind.

Kategorien importieren

Unter System → Kategorien → Nachrichten → Importieren … spielen Sie Kategorien aus einer JSON-Datei ein – etwa die Kategorien der Beispieldaten (beispieldaten/elektriker/kategorien.json), die zu den Beispiel-E-Mails passen. Die Vorschau zeigt jede Kategorie; eine, deren Namen es schon gibt, wird nicht doppelt angelegt (eine Kategorie gibt es einmal). Angelegt wird mit denselben Rechten wie von Hand.

{ "kategorien": [
  { "name": "Rechnung", "beschreibung": "Rechnungen von Lieferanten …", "farbe": "#e0a458", "symbol": "▲",
    "bereiche": ["Flow"], "gruppen": ["Buchhaltung", "Geschäftsführung"], "nurVonHand": false, "ohneKontakterkennung": false,
    "vorrang": false, "warnungBeimOeffnen": false, "vorschauVerhuellen": false, "ohnePriorisiert": false,
    "ohneKiVorschlaege": false, "schutzklasse": "beleg", "aufbewahrungMindestens": "P7Y", "loeschenSpaetestens": null },
  { "vorlage": "spam", "loeschenSpaetestens": "P14D" }
] }

Mit vorlage (etwa spam, werbung, phishing, bewerbung) kommen Name, Beschreibung, Farbe, Symbol und alle Kennzeichen aus der Netbits-Vorlage; was die Datei sonst nennt, geht vor. Fristen schreiben Sie als P14D, P6M oder P7Y; eine unbekannte Vorlage oder eine unlesbare Frist steht in der Vorschau rot.

Pflicht ist nur name. Ohne bereiche gilt die Kategorie im oben gewählten Bereich, ohne gruppen für alle; beides wird mit dem Namen genannt, Gruppen aus den Bereichen der Kategorie. Gibt es die Kategorie schon, wird sie dem Bereich zugeordnet und bekommt die Gruppen der Datei. Die Beschreibung ist die wichtigste Angabe – danach ordnet die KI ein.

Stand: 01.11.2026

Hängt zusammen mit

• Einordnung der Nachrichten
• Absenderurteil – Spam, Phishing, sofort löschen, vertrauen
• Dokumentkategorien

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel kommunikation.kategorie