Dokumentvorlagen

Eine Dokumentvorlage ist der Text eines Dokuments – etwa einer Vollmacht – mit Feldern, die beim Erzeugen aus den Daten gefüllt werden. Heraus kommt ein PDF zum Archivieren (PDF/A). Sie finden die Vorlagen unter System → Dokumentvorlagen.

So geht's

Vorlage anlegen

Klicken Sie Neue Vorlage.
Geben Sie den Namen ein und wählen Sie die Datenquelle und die Kategorie der erzeugten Dokumente.
Klicken Sie Anlegen.

Text schreiben

Schreiben Sie unter Gestalten wie in einem Schreibprogramm.
Klicken Sie links ein Feld an oder ziehen Sie es ins Papier – es steht dann als Chip im Text.
Klicken Sie links auf eine Liste, um die markierten Absätze einmal je Eintrag zu wiederholen.
Prüfen Sie rechts unter Prüfung, ob alle Felder zur Datenquelle passen.
Klicken Sie Speichern.

Mit KI schreiben

Klicken Sie Mit KI schreiben.
Wählen Sie links Neu schreiben oder Bisherige ändern.
Beschreiben Sie, was die Vorlage enthalten soll – oder wählen Sie Vorbild aus Dateien ….
Klicken Sie Schreiben bzw. Ändern.
Lesen Sie das Ergebnis ganz durch und klicken Sie Speichern. Bisherigen Inhalt zurückholen verwirft es.

Ansehen

Vorschau zeigt das Dokument mit erfundenen Beispieldaten.
Probe-PDF herunterladen speichert es. Beides wird nirgends abgelegt.

Unterschrift einstellen

Wählen Sie bei Unterschrift „keine – auf Papier unterschreiben“, „am Tablet (einfache elektronische Signatur)“ oder „qualifiziert mit ID Austria (A-Trust)“.
Wählen Sie bei „am Tablet“ nach Bedarf, was Nach der Unterschrift geschehen soll.

Briefpapier und Pakete

Unter Briefpapiere legt Neues Briefpapier ein Briefpapier mit Logo, Kopf, Fuß und Rändern an.
Unter Pakete fasst Neues Paket Vorlagen zusammen, die oft gemeinsam gebraucht werden.
An der Vorlage wählen Sie unter Briefpapier ein anderes oder keines.

Gut zu wissen

Sobald mit einer Vorlage ein Dokument erzeugt wurde, legt Speichern eine neue Fassung an.
Ab der ersten Unterschrift ändert sich ein Dokument nicht mehr, und es lässt sich nicht löschen.
Am Handy: Feld und Unterzeichner wählen, Am Handy unterschreiben, danach im Dokument Neu laden.
Die qualifizierte Signatur lässt sich wählen, unterschreiben geht erst nach der Anbindung an A-Trust.
Funktioniert der PDF-Dienst nicht, steht das oben auf der Seite.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Eine Dokumentvorlage ist der Text eines Dokuments – etwa einer Vollmacht – mit Platzhaltern, die beim Erzeugen aus den Daten gefüllt werden. Erzeugt wird ein PDF zum Archivieren (PDF/A) mit der gewählten Kategorie, abgelegt in der Ablage – dort, wo der Ablageort seiner Datenquelle es hinlegt; geht das nicht, steht es unter „Ohne Ordner“ → „Nicht abgelegt“.

So schreiben Sie eine Vorlage

Oben steht „Gestalten“ | „HTML“. Unter „Gestalten“ schreiben Sie wie in einem Schreibprogramm: Überschriften, fett, Listen, Ausrichtung, Tabellen, Bilder aus Dateien. Die Felder der Datenquelle stehen links – ein Klick fügt eines an der Schreibmarke ein, oder Sie ziehen es ins Papier; es erscheint als Chip mit seiner Beschreibung. Ein gewähltes Feld lässt sich oben auf „darf leer bleiben“ stellen. Ein Klick auf eine Liste links (etwa die Kreditnehmer) legt einen Rahmen „je …“ um die markierten Absätze: alles darin steht einmal je Eintrag, und Felder darin gehören zum jeweiligen Eintrag. Über die Bedienleiste kommen dazu „nur wenn …“ und „nur wenn nicht …“, Kästchen (angekreuzt, wenn das Feld zutrifft), Unterschriftsfelder und Seitenumbrüche.

Unter „HTML“ steht dieselbe Vorlage als Text. Eine Vorlage mit eigenem Stil (<style>, eigene Abschnitte) bleibt dort – der Editor würde sie nicht ohne Verlust zeigen.

Im HTML gilt:

{{kontakt.name}} – setzt den Wert ein. Fehlt er, wird nicht erzeugt, sondern gemeldet, was fehlt.
{{kontakt.titel?}} – mit Fragezeichen darf der Wert leer bleiben.
{{#liste}} … {{/liste}} – wiederholt den Teil für jeden Eintrag einer Liste; bei einem einzelnen Wert steht der Teil nur da, wenn es den Wert gibt.
{{^feld}} … {{/feld}} – steht nur da, wenn es den Wert nicht gibt.
{{dokument.datum}} und {{dokument.erstellt_von}} gibt es in jeder Vorlage.
{{unterschrift:kunde}} – ein Feld für eine Unterschrift. In einer Wiederholung bekommt jeder Eintrag sein eigenes, etwa für jeden Kreditnehmer.

Mit KI schreiben

Rechts steht „Mit KI schreiben“. Sie beschreiben in ein paar Sätzen, was die Vorlage enthalten soll, etwa „Eine Vollmacht für jeden Kreditnehmer mit Name, Anschrift und Geburtsdatum, darunter die Unterschrift“. Die KI schreibt dann den ganzen Text und setzt die Felder der Datenquelle selbst ein, auch Wiederholungen, Kästchen und Unterschriftsfelder.

Vorbild aus Dateien: Statt oder neben der Beschreibung wählen Sie ein PDF, ein Word-Dokument oder ein Foto aus Dateien. Die KI übernimmt daraus Text und Gliederung und setzt an die Stellen zum Ausfüllen die passenden Felder. Schrift, Spalten und Bilder der Datei übernimmt sie nicht. Ein Scan oder Foto wird zuerst über die Texterkennung gelesen.
Bisherige ändern: Steht schon etwas in der Vorlage, ändert die KI nur, was Sie beschreiben, etwa „die Widerrufsbelehrung kürzer fassen“. Bilder in der Vorlage bleiben, wie sie sind; sie gehen gar nicht an die KI.
Neu schreiben ersetzt den Inhalt.

Das Ergebnis steht danach im Editor, darüber der Hinweis „Von der KI geschrieben – bitte prüfen“. Lesen Sie es ganz durch, besonders rechtliche Texte. Erst „Speichern“ übernimmt es; bis dahin holt „Bisherigen Inhalt zurückholen“ den alten Stand wieder. Verwendet die KI ein Feld, das es in der Datenquelle nicht gibt, steht es als [name] im Text und wird im Hinweis genannt. Ersetzen Sie es dann durch ein Feld aus der Liste links, oder löschen Sie es.

Gerechnet wird über den KI-Zugang des oben gewählten Bereichs. Den Wortlaut der Anweisung an die KI können Sie unter System › KI anpassen, Eintrag „Dokumentvorlagen mit KI schreiben“.

Prüfen und ansehen

Rechts unter „Prüfung“ steht, ob alle Platzhalter zur Datenquelle passen. „Vorschau“ zeigt das ganze Dokument mit erfundenen Beispieldaten als PDF im Fenster, „Probe-PDF herunterladen“ speichert es – beides wird nirgends abgelegt.

Unterschreiben

Unter „Unterschrift“ stellen Sie ein, ob die Dokumente dieser Vorlage auf Papier oder am Tablet unterschrieben werden (einfache elektronische Signatur). Welche Form ein Dokument rechtlich braucht, klären Sie selbst. Am Tablet: im Dokument unter „Unterschriften“ das Feld wählen, wer unterschreibt, mit Finger oder Stift unterschreiben. Das Dokument entsteht dann mit der Unterschrift neu – als nächste Version, sonst Zeichen für Zeichen gleich. Wer, wann, auf welchem Gerät und die Prüfsumme des Ergebnisses stehen im Prüfprotokoll. Ab der ersten Unterschrift ändert sich das Dokument nicht mehr; für eine Änderung erzeugen Sie ein neues und lassen es neu unterschreiben. Ein unterschriebenes Dokument lässt sich auch nicht löschen – es bleibt als Nachweis.

Bietet die Datenquelle etwas an, das eine Unterschrift auslösen kann, steht bei „am Tablet“ zusätzlich „Nach der Unterschrift“ – beim Beratungsakt etwa „Vollmacht als erteilt eintragen“. Ist ein Feld unterschrieben, erledigt das Modul das selbst, mit Ihren Rechten. Klappt es nicht, bleibt die Unterschrift trotzdem gültig.

Statt am Bildschirm geht es auch am Handy: Feld und Unterzeichner wählen, dann „Am Handy unterschreiben“. Die Meldung kommt auf jedes Handy, auf dem Sie in der Flow-App angemeldet sind; antippen öffnet das Feld, und der Kunde unterschreibt dort. Danach im Dokument „Neu laden“. Ist auf keinem Handy die App angemeldet oder das Handy nicht erreichbar, sagt Flow das sofort – unterschreiben Sie dann am Bildschirm.

Die dritte Stufe ist „qualifiziert mit ID Austria (A-Trust)“ – die qualifizierte elektronische Signatur, die die Schriftform ersetzt. Sie lässt sich schon wählen; unterschrieben werden kann erst, wenn Flow an A-Trust angebunden ist (dafür braucht es einen Vertrag mit A-Trust). Bis dahin steht jedes Dokument dieser Vorlage am Objekt als „qualifizierte Signatur offen“. Am Objekt sehen Sie je Dokument, ob die verlangte Unterschrift da ist: „Unterschrift offen (1/2)“ oder „unterschrieben“.

Gut zu wissen (bisher)

Fassungen: Sobald mit einer Vorlage ein Dokument erzeugt wurde, bleibt diese Fassung unverändert. Speichern legt dann eine neue an; jedes erzeugte Dokument weiß, aus welcher Fassung es stammt.
Seitenformat und Schrift: A4, Schrift Noto Sans; Ränder und Grundschrift kommen vom Briefpapier, ohne Briefpapier sind es 20 und 18 mm und 10,5 pt. Eigene Angaben über <style> im Inhalt sind möglich; Bilder und Schriften von außen werden nicht nachgeladen.
Funktioniert der PDF-Dienst nicht, steht das oben auf der Seite – dann lässt sich nichts erzeugen, und nichts wird halb abgelegt.

Briefpapier

Ein Briefpapier steht auf jeder Seite eines erzeugten Dokuments: oben das Logo und rechts ein Text – etwa der Name der Vorlage und „Seite 1 von 3“ –, unten drei Spalten mit den Firmendaten, dazu die Ränder. Es gibt mehrere Briefpapiere, eines ist Standard; neue Vorlagen bekommen es, und an jeder Vorlage lässt sich unter „Briefpapier“ ein anderes oder keines wählen. Gepflegt wird es unter den Vorlagen im Abschnitt „Briefpapiere“.

Im Text rechts oben stehen {{titel}} für den Namen der Vorlage, {{seite}} für die Seite und {{seiten}} für die Zahl der Seiten. Die Seiten zählt der PDF-Dienst selbst.
Das Logo wählen Sie aus Dateien. Liegt es dort noch nicht, öffnen Sie im Fenster einen Ordner und ziehen das Bild vom PC hinein. Das Logo wird ins Briefpapier kopiert: tauscht später jemand die Datei aus, bleibt das Briefpapier, wie es ist.
„Vorschau“ zeigt das Briefpapier auf mehreren Seiten – schon vor dem Speichern.
Ein erzeugtes Dokument behält das Briefpapier, mit dem es entstand – auch wenn Sie das Briefpapier später ändern und das Dokument danach unterschrieben wird.
Ein Briefpapier lässt sich löschen, wenn keine Vorlage es mehr verwendet.
Zum Briefpapier gehört auch die Grundschrift der Dokumente (8–14 pt).

Pakete

Unter den Vorlagen stehen die Pakete: Vorlagen einer Datenquelle, die oft zusammen gebraucht werden – etwa „Erstgespräch“. Wo erzeugt wird (Beratungsakt: Schritt 9), wählt ein Klick auf das Paket seine Vorlagen aus; erzeugt wird jede für sich. Wird eine Vorlage archiviert, bietet das Paket sie nicht mehr an.

Stand: 01.11.2026

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel dokumentenmanagement.vorlagen

Netbits.Flow ist ein Produkt der Netbits e.U. ·Kontakt · Impressum · Datenschutz