Kontakte & Adressen
Hier stehen Personen und Firmen an einer Stelle – mit Kommunikationswegen, Anschriften, Kategorien und Zugehörigkeiten. Adressbücher bündeln sie, fest zusammengestellt oder nach Regel.
So geht's
Kontakt anlegen
- Klicken Sie im Kopf der Liste Neu und wählen Sie Kontakt.
- Füllen Sie die Abschnitte aus – links wählen Sie, welchen.
- Klicken Sie Anlegen.
Kontakt bearbeiten
- Wählen Sie den Kontakt in der Liste.
- Klicken Sie in der Leiste Bearbeiten – oder auf eine Kachel, dann öffnet das Kontaktfenster gleich an der passenden Stelle.
- Wählen Sie links den Abschnitt und ändern Sie die Felder.
- Klicken Sie Speichern. Alle Abschnitte werden auf einmal übernommen.
Kontaktieren und verknüpfen
- Wählen Sie den Kontakt.
- Klicken Sie in der Leiste, was Sie tun wollen:
- Nachricht – eine neue Nachricht an die Standard-Adresse.
- Anrufen – die Nummer geht an das Telefon Ihres Rechners.
- Aufgabe – eine Aufgabe, der Kontakt steht schon als Kunde darin.
- Termin … – ein Termin mit dem Kontakt als Teilnehmer; er wird beim Speichern eingeladen.
Suchen und filtern
- Tippen Sie ins Suchfeld – Name, Nummer, Mailadresse, Ort oder Funktion. Strg+F springt hinein.
- Klicken Sie im Kopf der Liste, wählen Sie Art, Kategorie, Adressbuch oder Kontaktfelder und klicken Sie Anwenden.
- Soll der Filter bleiben: Namen eingeben und Als Ansicht speichern. Er steht dann links unter Ansichten.
Löschen und zurückholen
- Wählen Sie in der Leiste unter Löschen … und bestätigen Sie mit In den Papierkorb.
- Zurückholen: links unter Ablage den Papierkorb öffnen und Wiederherstellen klicken.
Was Sie sehen
- Was die Liste zeigt – alle Kontakte, eine Kategorie oder eine gespeicherte Ansicht.
- Die Suche.
- Ein Kontakt mit Name und Erreichbarkeit – ein Klick öffnet ihn rechts.
Gut zu wissen
- Viele Kontakte auf einmal kommen über Neu → Importieren … herein – aus vCard, LDIF oder CSV.
- Links unter Zu prüfen stehen fehlerhafte Adressen, Mögliche Dubletten und Angaben von außen.
- Jeder Kontakt gehört genau einem Bereich. Der Bereichsfilter oben rechts entscheidet, was Sie sehen und wo ein neuer Kontakt entsteht.
- In der Ansicht wird nur gelesen; bearbeitet wird immer im Kontaktfenster.
- Mehr zu einzelnen Teilen: Kategorie, Adressbuch, Zugehörigkeit, Notizen.
Hintergrund
Kurz (bisher)
Personen und Firmen an einer Stelle, mit ihren Kommunikationswegen, Kategorien und Zugehörigkeiten. Adressbücher bündeln sie – fest zusammengestellt oder nach Regel.
Warum es das gibt
Dieselbe Firma in Buchhaltung, Vertrieb und Ablage dreimal zu pflegen heißt, dreimal etwas anderes zu wissen. Ein Kontakt in Flow ist eine Stammdaten-Entität: Sie trägt die Ordner der Ablage, die Bezüge der Dokumente und die Empfänger der Kommunikation.
Was man mit einem Kontakt tut
Über dem gewählten Kontakt steht die Leiste – wie über einer Nachricht in der Kommunikation (Postfach):
| Gruppe | Handlungen |
|---|---|
| Kontaktieren | Nachricht (Taste N) öffnet gleich hier das Fenster Neue Nachricht an die Standard-Adresse – dasselbe wie Verfassen in der Kommunikation; Anrufen übergibt die Nummer an das Telefon Ihres Rechners – Mobil vor Festnetz, außer eine ist als Standard markiert. |
| Bearbeiten | Bearbeiten (B) öffnet das Kontaktfenster, Kategorie (K) setzt oder nimmt eine mit einem Klick. |
| Verknüpfen | Aufgabe (A) – der Kontakt steht schon als Kunde darin; Termin (T) – derselbe Dialog wie im Kalender, mit „Termin mit …“ als Titel und dem Kontakt als Teilnehmer außer Haus (er wird beim Speichern eingeladen). |
| ⋯ | Adressbuch, Visitenkarte herunterladen (.vcf) und Löschen … (Entf). |
Löschen fragt immer nach und legt den Kontakt in den Papierkorb – wie in der App. Von dort lässt er sich zurückholen, bis die Frist abläuft; Nachrichten, Aufgaben und Dateien, die ihn nennen, bleiben. Den Papierkorb findest du links unter Ablage: Jede Zeile sagt, wann der Kontakt endgültig weg ist, und Wiederherstellen holt ihn zurück. Ein Kundenzugang, der beim Löschen gesperrt wurde, bleibt dabei gesperrt – entsperrt wird er eigens am Reiter Kundenkonten. Den Papierkorb sieht, wer Kontakte löschen darf.
Die Ansicht eines Kontakts
Oben stehen Name, Art und die Kategorien als Marken (Kunde, Lieferant, Partner zuerst), darunter vier Kacheln: E-Mail, Telefon, Anschrift und Firma (an einer Firma: Ansprechpartner). Das Zeichen in der Kachel kopiert den Wert; ein Klick auf die Kachel öffnet das Kontaktfenster genau dort, wo man das ändert. Eine leere Kachel sagt, was fehlt.
Darunter die Reiter Übersicht, Kommunikation, Aufgaben & Projekte, Weitere Angaben, Einwilligungen (mit !, wenn etwas nicht gefragt oder nur zu einer alten Fassung erteilt ist) und Verlauf – die Zahl am Reiter sagt, wie viel darin steht. Die Übersicht zeigt links die Notizen (angeheftete und neueste, Notiz mit dem Plus-Zeichen öffnet das Notizfenster) und die letzte Kommunikation, rechts offene Aufgaben, den Stand der Einwilligungen, die Adressbücher und die Karten der Module.
An einer Firma steht gleich nach der Übersicht der Reiter Kontakte im Unternehmen: die Personen, die dort arbeiten, gruppiert nach ihrer Abteilung (Buchhaltung, Verkauf, Einkauf …), mit Funktion, E-Mail und Telefon, zuletzt die ohne Abteilung. Eine Abteilung ist nur ein Name an der Zugehörigkeit einer Person – kein eigener Kontakt. Ihre Sammeladresse oder ihr Gruppentelefon (buchhaltung@…) ist ein Kommunikationsweg der Firma mit der Abteilung als Bezeichnung; er steht dann in derselben Gruppe. + Kontakt (oder das Zeichen an einer Abteilung) legt eine Person im Kontaktfenster an – Firma und Abteilung sind schon gewählt –, Sammeladresse … öffnet die Wege der Firma, der Stift an einer Person ihre Zugehörigkeit (Funktion, Abteilung, primär). Die Kachel Ansprechpartner führt in diesen Reiter.
In der Ansicht wird nur gelesen. Bearbeitet wird immer im Kontaktfenster – aus den Kontakten, aber auch aus der Kommunikation, einer Aufgabe oder einem anderen Modul.
Das Kontaktfenster
Links stehen die Abschnitte – Person bzw. Firma, Kommunikation, Anschriften, Zugehörigkeit, Bankverbindung, Einwilligungen, Kategorien, Adressbücher und, wo eingerichtet, Weitere Angaben –, jeder mit seiner Zahl. Ein Punkt zeigt, wo Sie etwas geändert haben, ein roter, wo Flow etwas nicht übernehmen kann. In der Mitte stehen die Felder des gewählten Abschnitts, rechts der Kontakt, wie er nach dem Speichern aussieht.
Speichern übernimmt alle Abschnitte auf einmal. Hat inzwischen jemand anderes den Kontakt geändert, wird nichts überschrieben – Neu laden holt den aktuellen Stand. Eine neue Bankverbindung bei einem Kontakt, der schon ein anderes Konto hat, übernimmt Flow nicht still: Die Warnung bleibt im Abschnitt stehen, mit der Nummer, die nicht gespeichert wurde – erst nach einem Rückruf an eine bekannte Nummer übernehmen. Eine falsche IBAN lässt sich gar nicht erst speichern. Eine gespeicherte Anschrift lässt sich im Fenster noch nicht entfernen, nur ändern. Schließen mit ungespeicherten Änderungen fragt nach.
Neu legt einen Kontakt im selben Fenster an – mit den Abschnitten Stammdaten, Kommunikation, Anschrift, Zuordnung und Notiz.
Mit der Tastatur: ↑/↓ wählt den nächsten oder vorigen Kontakt und zeigt ihn, Bild ↑/Bild ↓ springt zehn weiter, Pos1/Ende an Anfang und Ende der ganzen Liste – die Liste blättert dabei mit. Strg + F springt in die Suche. Solange der Cursor in einem Feld steht, gehören die Tasten dem Feld.
An der Kachel Anschrift öffnet das Kartenzeichen die Adresse im Kartendienst (Google Maps; einstellbar unter System → Systemparameter, „Karte zu einer Anschrift“ – leer heißt: kein Kartenzeichen).
Neu und ↻ Aktualisieren stehen im Kopf der Liste. Was in der Leiste ständig dasteht, wie sie beschriftet ist, die Befehlssuche (Strg + Leertaste) und die Tasten funktionieren wie in der Kommunikation – eingestellt wird je Modul unter ⋯ → Leiste anpassen ….
Personen und Firmen
Beides steht in derselben Liste, unterscheidbar am Symbol. Eine Zugehörigkeit verbindet Person und Firma („arbeitet bei”) – und sie ist mehr als eine Notiz: Ein Kommunikationsweg kann dadurch zur Firma gehören statt zur Person (Gehört zu Firma).
Titel
Eine Person hat zwei Titelfelder: vorangestellt (Mag., Ing., Dr.) und nachgestellt
(BSc, MSc, MBA). Beide sind Freitext – in Österreich kommt jede Kombination vor, und eine
Auswahlliste, die „Mag. Ing.” nicht kennt, führt nur dazu, dass der Titel woanders landet.
Der Titel steht im Anzeigenamen – Mag. Anna Muster, BSc – und damit in Empfängerlisten, im
Kalender und in Anschreiben. Sortiert wird er nicht mit: Die Liste geht nach dem Nachnamen,
sonst stünden alle „Mag.” unter M.
Suchen
Das Suchfeld findet einen Kontakt nicht nur über den Namen, sondern auch über eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, über Ort, PLZ oder Straße seiner Anschrift, über die Funktion an einer Firma („Bauleiter“) und eine Firma über ihre UID – Leerzeichen spielen dabei keine Rolle („ATU 123 45678“ findet „ATU12345678“).
Anschriften
Eine Anschrift hat drei Felder: Straße, PLZ und Ort – jedes schlägt beim Tippen vor und füllt den Rest. In der Straße genügt „hauptpl 1“ oder „hauptpl 1 linz“: Ab drei Buchstaben kommen Straßen, mit Hausnummer die Häuser; steht schon eine PLZ da, nur die dort. Gesucht wird in der Adressdatei, die Flow selbst führt – nichts davon verlässt das Haus. Ein gewähltes Haus merkt sich Flow, die Anfahrt im Kalender liegt dann genau dort. PLZ und Ort schlagen Orte vor und füllen einander; das Land kommt aus dem gewählten Ort.
Frei tippen geht überall. Wer Straße, PLZ oder Ort von Hand ändert, meint ein anderes Haus – die Verbindung zum Vorschlag fällt weg. Was niemand kennt, wird so gespeichert, wie es dasteht.
Notizen
Am Kontakt lassen sich Notizen führen (Notizen) – dieselben wie an Aufgaben, Geräten und Dateien, mit Bildern und Nur für mich. Was nicht nur für Sie ist, gilt für alle, die den Kontakt lesen dürfen. Die persönliche Notiz im Adressbuch ist etwas anderes und bleibt bei Ihnen.
Filtern und Ansichten
Der Filter-Knopf neben „Aktualisieren“ engt die Liste ein: nach Personen oder Firmen, Kategorie, Adressbuch und nach Kontaktfeldern mit fester Auswahl oder Ja/Nein – auch mehrere zugleich. „Anwenden“ filtert sofort; was einengt, steht als Chip über der Liste und lässt sich einzeln wegnehmen. Mit einem Namen und „Als Ansicht speichern“ steht der Filter danach links unter Ansichten. Eine Ansicht gehört Ihnen; mit „Für alle im Bereich“ sehen sie auch die anderen, die dort Kontakte lesen – ändern und löschen kann sie nur, wer sie angelegt hat. Sensible Felder lassen sich nie filtern.
Manche Module bringen fertige Ansichten mit (Bausteinzeichen), etwa „Kreditnehmer mit offenem Akt“. Sie stehen nur da, wo das Modul freigeschaltet ist und Sie dessen Daten lesen dürfen, und lassen sich nicht ändern. Die Zahl daneben sagt, wie viele Kontakte darin stehen; in Warnfarbe heißt sie, dass diesen Kontakten etwas fehlt. Im Filterfenster steht dieselbe Auswahl unter „Aus Modulen“ – so lässt sie sich mit Feldern zu einer eigenen Ansicht verbinden.
Kategorien und Adressbücher
- Kategorien (Kategorie) beschreiben, was jemand ist – Kunde, Lieferant, Interessent. An ihnen hängen auch die Ordner der Ablage.
- Adressbücher (Adressbuch) sind Sammlungen: statisch (Sie legen jeden hinein) oder dynamisch (eine Regel entscheidet, z. B. „alle Kunden in Wien”). Dynamische lassen sich nicht von Hand bestücken – sonst hätte die Regel Ausnahmen, die niemand mehr findet.
Zu prüfen – Adressen, an die nicht zugestellt wurde
Zu prüfen steht je Kontakt, das Dringendste oben: zuerst Kontakte mit einer fehlerhaften Adresse, dann Kontakte ohne jeden Kommunikationsweg (keine Nummer, keine Adresse – so ist niemand erreichbar), dann Kontakte mit nur zweifelhaften Adressen. Zwei Adressen desselben Kontakts stehen unter seinem Namen, nicht zweimal. Darunter folgen die möglichen Dubletten.
Flow merkt sich, was beim Versand mit einer E-Mail-Adresse geschah:
- fehlerhaft – der Server hat die Adresse abgewiesen (5.x.x). Sie ist dann nicht mehr der Standardweg des Kontakts; der nächste Weg rückt nach. Benutzbar bleibt sie.
- zweifelhaft – mehrmals nur vorübergehend gescheitert, oder eine Autoantwort sagt „nicht mehr im Haus“.
Solche Adressen stehen links unter Zu prüfen – der Eintrag erscheint nur, wenn es welche gibt. Stimmt die Adresse doch, setzt Stimmt sie zurück. Die Überwachung bleibt dabei an: Weist der Server sie wieder ab, wird sie wieder markiert, mit dem Vermerk, dass sie bestätigt war. Von selbst heilt eine Adresse, wenn eine Nachricht an sie hinausgeht oder von ihr echte Post (SPF, DKIM und DMARC bestanden) hereinkommt.
Jeder dieser Wechsel steht im Verlauf des Kontakts – „Adresse fehlerhaft“, „Standardweg umgehängt“, „Adresse wieder in Ordnung“ (vom System) und „Adresse von Hand bestätigt“ (mit Namen).
Bereich
Jeder Kontakt gehört genau einem Bereich. Der Filter oben rechts entscheidet, was Sie sehen und in welchem Bereich ein neuer Kontakt entsteht.
Importieren
Unter Neu → Importieren … kommen viele Kontakte auf einmal herein – aus einer vCard (.vcf, auch viele in einer Datei), einem LDIF-Adressbuch (.ldif, etwa aus Thunderbird) oder einer CSV-Datei (.csv, etwa aus Outlook oder Google).
- Vorschau. Flow zeigt jeden gelesenen Kontakt und schlägt vor, was mit ihm geschieht. Passt die E-Mail-Adresse oder Mobilnummer zu genau einem Kontakt dieses Bereichs, steht zusammenführen da. Steht derselbe Kontakt weiter oben schon in der Datei, wird er mit diesem Eintrag zusammengeführt („mit Nr. 3 zusammenführen“). Nur ein Eintrag ganz ohne Namen wird übersprungen, sonst steht neu anlegen da. Jede Zeile lässt sich umstellen.
- Ampel. Der Streifen links sagt, wie genau Sie hinsehen sollten, und die Liste zeigt das Wichtigste zuerst: rot ist ein Problem – kein Name, ein Fehler, oder die Adresse passt zu mehreren Kontakten; gelb heißt „bitte kontrollieren“ – zusammengeführt, oder nur ein Name bekannt; grün ist genau so übernommen, wie es in der Datei stand; grau ist übersprungen.
- Nur ein Name. Kennt die Datei nur „Max“, legt Flow den Kontakt mit diesem Namen an und gibt ihm die Kategorie Zu prüfen. Über diese Kategorie finden Sie alle, die noch ergänzt werden müssen; solange sie gesetzt ist, lässt sich der Kontakt auch mit einem Namen speichern.
- Kategorien. In der Vorschau wählen Sie vorhandene Kategorien, die alle importierten Kontakte bekommen. Kategorien aus der Datei werden gesetzt, wenn es sie schon gibt; unbekannte legt Flow nicht an, sie stehen in der Notiz des Kontakts.
- CSV. Die Spalten ordnet Flow nach ihren Überschriften zu. Passt eine nicht, wählen Sie das Feld selbst und lesen die Datei mit dieser Zuordnung neu.
- Zusammenführen ergänzt nur, was fehlt: weitere Nummern und Adressen, den Geburtstag, die Notiz. Was schon da ist, bleibt, wie es ist.
- Firma. Steht bei einer Person eine Firma, wird sie mit der Firma gleichen Namens in diesem Bereich verbunden – gibt es keine, legt Flow sie an.
- Übernahme. Flow übernimmt in Portionen und zeigt, wie weit es ist. Schließen Sie das Fenster, ruht der Import. Am Ende stehen Fehler mit ihrem Grund oben, danach, was zu kontrollieren ist.
Stand: 01.11.2026
Seiten in diesem Kapitel
Gehört zu Firma#
Diese Angabe sagt, zu welcher Firma eine Nummer oder Adresse dienstlich gehört. Leer heißt privat.
Gut zu wissen
- Hat jemand mehrere Nummern – Diensthandy, Durchwahl, Privathandy –, sagt erst diese Angabe, welche die dienstliche ist.
- Bei zwei Arbeitgebern sagt nur sie, welche Nummer zu welcher Firma gehört.
- Bei genau einer Zugehörigkeit ist sie vorbelegt.
Hintergrund
Kurz (bisher)
Zu welcher Firma diese Nummer oder Adresse dienstlich gehört. Leer heißt privat. Die Angabe ist noch nicht in der Oberfläche – im Portal lässt sie sich derzeit nicht einstellen.
Warum es das gibt
Am Kontakt steht, wo jemand arbeitet. Hier steht etwas anderes: welche einzelne Nummer die dienstliche ist.
Der Unterschied wird sichtbar, sobald jemand mehrere Nummern hat – Diensthandy, Durchwahl, Privathandy. Ohne diese Angabe wären alle gleichermaßen „geschäftlich”, auch die private. Und bei zwei Arbeitgebern sagt nur dieses Feld, welche Nummer zu welcher Firma gehört.
Was Sie eintragen
Sobald die Angabe in der Oberfläche steht: Bei genau einer Zugehörigkeit ist sie bereits vorbelegt – der häufigere Fall ist die Dienstnummer.
Für eine Privatnummer stellen Sie auf „keine (privat)“. Das ist keine Kleinigkeit: Danach richtet sich, wer beim dienstlichen Anruf erreicht wird.
Hängt zusammen mit
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