Einordnung der Nachrichten

Ein Sprachmodell ordnet jede eingehende Nachricht einer Kategorie zu – anhand der Beschreibung, die Sie der Kategorie gegeben haben. Hier sehen Sie, wie weit das ist, und lassen es bei Bedarf wiederholen.

So geht's

Den Stand ansehen und neu einordnen

Die Zahlen unter Einordnung der Nachrichten lesen: eingeordnet, eingereiht, unsicher, gescheitert, aufgegeben. Am meisten sagt unsicher.
Erst etwas verbessern: die Beschreibung einer Kategorie schärfen oder eine neue Kategorie anlegen. Ohne Änderung kommt dasselbe heraus – und kostet noch einmal.
Neu einordnen öffnen und wählen, was noch einmal laufen soll – vom Kleinen zum Großen: Unsichere, Gescheiterte, Wartende freigeben, Aufgegebene, Alles neu einordnen …
Den Fortschritt an den Zahlen verfolgen.

Eine einzelne Nachricht prüfen

Die Nachricht öffnen und die Zeile darunter lesen: wann, mit welchem Modell, und die beste Bewertung.
Erneut einordnen im Band wählen. Im Reiter Details steht die Antwort des Modells im Wortlaut.

Eine Kategorie gut einstellen

Beim Anlegen unter Aus einer Vorlage von Netbits eine Vorlage wählen – oder selbst beginnen.
Unter Wann gehört eine Nachricht hierher? ein paar Sätze schreiben, woran man die Kategorie erkennt, und einen, was nicht dazugehört.
Bei Bedarf die Schalter setzen: Hat Vorrang, Nur von Hand oder per Ablauf vergeben, Nicht für „Priorisiert“ beurteilen, Keine KI-Vorschläge.
Für eine Frist die Schutzklasse wählen oder Aufbewahren mindestens und Löschen spätestens eintragen.

Gut zu wissen

Von Hand gesetzte Kategorien bleiben bei jedem neuen Lauf unberührt.
Eine neue Kategorie gilt sofort nur für neue Post. Für den Bestand brauchen Sie Neu einordnen.
Hat Vorrang heißt: Trifft die Kategorie zu, gilt sie allein.
Die Fristen schlagen nur vor. Gelöscht wird erst, wenn ein Mitglied des Postfachs bestätigt.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Jede eingehende Nachricht wird nach und nach einer Kategorie zugeordnet – von einem Sprachmodell, anhand der Beschreibung, die Sie der Kategorie gegeben haben. Hier steht, wie weit das gediehen ist, und hier lassen Sie es wiederholen.

Die vier Zahlen

eingeordnet – mindestens eine Kategorie sitzt. Erledigt.
eingereiht – wartet auf ihren Lauf. Das geht in Ruhe: Fünfzig Nachrichten alle fünf Minuten, damit ein Altbestand nicht über Nacht die Rechnung sprengt.
unsicher – angesehen, aber keine Kategorie war deutlich genug. Die wichtigste der vier. Sie unterscheidet „unsortiert, weil noch niemand hinsah” von „unsortiert, weil es nicht eindeutig war” – und nur beim zweiten hilft es, die Beschreibung zu schärfen.
gescheitert – das Modell antwortete nicht oder nicht brauchbar. Nach drei Anläufen ruht die Nachricht; das liegt dann nicht an ihr.
aufgegeben – der Auftrag wurde endgültig eingestellt, etwa weil der Modellserver eine Weile nicht antwortete. Diese Nachrichten stehen weiterhin unter eingereiht – sie warten auf etwas, das nicht mehr kommt. Die beiden Zahlen überschneiden sich also, und genau deshalb steht die zweite da.

Erneut einordnen

Sinnvoll, nachdem sich etwas gebessert hat: eine schärfere Beschreibung an der Kategorie, eine neue Kategorie, ein geänderter Prompt. Ohne eine solche Änderung kommt dasselbe Ergebnis heraus – und kostet ein zweites Mal.

Der Knopf rechnet nichts. Er vergisst den bisherigen Befund, und damit gilt die Nachricht wieder als offen; eingereiht wird sie vom selben Dienst wie frische Post, mit derselben Drosselung. Bei vielen Nachrichten dauert das entsprechend – Sie sehen den Fortschritt an den Zahlen.

Wartende freigeben ist der dritte Knopf, und er ist für einen Betriebsfall: Ein Auftrag kann sterben, ein Neustart kann dazwischenkommen – dann bleibt der Vermerk auf eingereiht stehen, und die Einordnung schließt genau diese Nachrichten für immer aus. Wirklich wartende nehmen dabei keinen Schaden: Je Nachricht gibt es höchstens einen offenen Auftrag, ein zweiter Anstoß fällt mit dem ersten zusammen.

„Fertig” lässt sich nicht zurücksetzen. Wer es zurücksetzte, bezahlte den ganzen Bestand ein zweites Mal. Für eine einzelne Nachricht gibt es den Weg über die Nachricht selbst: Dort sehen Sie zusätzlich Frage und Antwort und erkennen, woran es lag.

Vorlagen von Netbits

Beim Anlegen einer Kategorie können Sie eine Vorlage wählen: Netbits liefert fertige Vorschläge mit – Werbung, Newsletter, Rechnung, Mahnung, Bestellung, Anfrage, Support, Terminanfrage, Bewerbung, Behörde –, jeweils samt einer Beschreibung, mit der das Modell etwas anfangen kann.

Werbung und Newsletter grenzen sich gegenseitig ab: Newsletter ist die regelmäßige, abonnierte Sendung, Werbung die einzelne Verkaufsansprache. Wirbt ein Newsletter nebenbei, darf beides gelten – eine Nachricht trägt mehrere Kategorien.

Die Vorlage füllt die Felder und ist danach vergessen. Ab dem Speichern gehört die Kategorie Ihnen: Ändern Sie die Beschreibung, bleibt das so – auch nach einem Update. Andernfalls entschiede Ihre Einordnung nach der nächsten Fassung wieder anders, und Sie merkten es nicht an einer Meldung, sondern an falsch einsortierter Post.

Eine Vorlage, deren Name bei Ihnen schon vergeben ist, bleibt in der Liste und steht blass da – verschwände sie, wäre nicht zu erkennen, dass es sie gibt.

Was mit einer einzelnen Nachricht geschah

Unter jeder Nachricht steht eine Zeile: wann die Einordnung lief, mit welchem Modell, und was dabei herauskam – einschließlich der besten Bewertung, auch wenn sie unter der Schwelle lag. Genau die ist die Auskunft: „0,62 für Werbung” heißt, die Beschreibung trägt fast; „0,08” heißt, sie geht am Thema vorbei. Im ersten Fall schärfen Sie, im zweiten denken Sie neu.

Steht dort „das Modell nannte keine Kategorie”, hat es geantwortet, aber keine genannt. Über Erneut einordnen sehen Sie im Reiter Details die Antwort im Wortlaut – und darunter, was daraus gelesen wurde. Weichen die beiden voneinander ab, liegt es an der Form der Antwort und nicht am Urteil des Modells; hielt sie die Form gar nicht ein, steht der Grund als Warnung dabei.

Ein erneuter Lauf an der Nachricht kostet einen Modellaufruf und überschreibt die automatisch gesetzten Kategorien. Von Hand gesetzte bleiben – eine Korrektur zu überschreiben wäre der Fehler, den niemand bemerkt.

Eine neue Kategorie – und der Bestand?

Für neue Post gilt eine neue Kategorie sofort. Für das, was schon da ist, gilt sie zunächst gar nicht: Eine Nachricht, die bereits eine Marke trägt, sieht die Einordnung nie wieder an, und eine, die einmal als unsicher galt, auch nicht. Ohne Zutun bliebe „Newsletter” bei neun Monaten Bestand eine Kategorie, die nie jemand trifft.

Alle Wege stehen unter Neu einordnen – einem Knopf, nicht fünfen: Es ist eine Frage („was soll noch einmal laufen?“), und fünf Knöpfe nebeneinander lassen sie wie fünf verschiedene Dinge aussehen. Was gerade nichts zu tun hätte, steht blass da, mit der Zahl daneben.

Vom Kleinen zum Großen:

Unsichere erneut einordnen – für alles, was ohne Kategorie liegengeblieben ist. Billig, und meistens genau das, was Sie wollen.
Wartende freigeben – für Vermerke, die hängengeblieben sind (siehe oben).
Aufgegebene – Aufträge, die endgültig eingestellt wurden, etwa weil ein Modellserver eine Weile weg war. Sie werden mit zurückgesetzten Versuchen neu eingereiht. Gezählt und angestoßen wird nur, was Nachrichten betrifft – Dokumente bleiben unberührt.
Alles neu einordnen … – der ganze Bestand wird noch einmal gefragt. Die Oberfläche nennt vorher die Zahl, denn je Nachricht ist es ein Modellaufruf.

Von Hand Eingeordnetes bleibt bei allen unberührt – solche Nachrichten werden nicht einmal erneut gefragt. Eine Entscheidung von Ihnen zu überschreiben wäre der Fehler, den niemand bemerkt, und sie noch einmal zu bezahlen der zweite.

Sinnvoll ist der große Weg nachdem sich etwas geändert hat: eine neue Kategorie, eine geschärfte Beschreibung. Ohne Änderung kommt dasselbe heraus.

Vorrang: Schützendes gilt allein

Kategorien wie Spam, Phishing und Nicht jugendfrei tragen den Schalter „Hat Vorrang”. Trifft eine davon zu, gilt sie allein – alle anderen werden verworfen. „Spam und nebenbei Support” ist keine Auskunft, sondern eine Zumutung: Niemand soll entscheiden müssen, welche der beiden Marken ernst gemeint ist. Und das Schützende ist das, was zuerst gilt.

Den Schalter können Sie an jeder Kategorie setzen – er gehört nicht nur den mitgelieferten.

Woran es meistens liegt

Eine Kategorie ohne Beschreibung ist für das Modell nur ein Wort. „Werbung” allein lässt viel Raum; „Newsletter, Rabattaktionen und Produktankündigungen von Anbietern, mit denen wir keine laufende Geschäftsbeziehung haben” lässt wenig. Die Beschreibung ist die eigentliche Stellschraube.

Zu viel ist auch ein Fehler. Eine Beschreibung, die zur Anleitung wird – mit eigenen Regeln, Beispielen und Anweisungen an das Modell –, tritt gegen den Einordnungs-Prompt an, statt ihn zu ergänzen. Das Modell bekommt dann zwei Anleitungen und hält sich womöglich an die falsche; im schlechtesten Fall antwortet es in der Sprache Ihrer Beispiele statt in der vereinbarten Form, und es kommt gar keine Kategorie heraus. Beschreiben Sie den Gegenstand, nicht das Verfahren: ein paar Sätze, woran man die Kategorie erkennt, und ein Satz, was nicht dazugehört.

Kategorien, die die KI nie vergibt

Manche Kategorien beschreiben nicht, worum es geht, sondern halten eine Entscheidung fest: Geprüft, Bezahlt, Intern. Die darf keine Maschine vergeben – sonst behauptet das Programm, jemand habe entschieden.

Dafür gibt es in den Kategorie-Einstellungen den Schalter Nur von Hand oder per Ablauf vergeben. Die Kategorie verhält sich sonst wie jede andere: Sie steht in der Leiste, gilt für alle im Bereich, und ein Ablauf kann sie setzen. Nur die Einordnung lässt sie aus.

Das spart nebenbei bei jeder Nachricht: Was nicht zur Wahl steht, muss das Modell nicht abwägen.

Was die Einordnung außerdem festhält

Beim selben Lesen notiert die KI ein paar Tatsachen zur Nachricht: ob eine Antwort erwartet wird, ob sie direkt, in Kopie oder an alle ging, worum es geht (Reklamation, Auftrag, Rechnung, Störung, …), ob der Absender drängt, und welche Frist oder welcher Termin genannt ist. Daraus beurteilt später Priorisiert, was für Sie wichtig ist. Die Tatsachen sind kein Urteil – ob eine Mail wichtig ist, entscheidet erst Priorisiert, und zwar für jede Person eigens.

Werbung, Newsletter, Spam und Phishing beurteilt Priorisiert gar nicht erst. Das stellt der Schalter Nicht für „Priorisiert“ beurteilen in den Kategorie-Einstellungen ein; bei den Vorlagen von Netbits ist er dort schon gesetzt, wo es passt.

Verlangt eine Mail etwas von Ihnen, liest die KI sie ein zweites Mal und schlägt Aufgaben, einen Termin oder eine Frist vor (KI-Vorschläge an einer Nachricht). Der Schalter Keine KI-Vorschläge an der Kategorie nimmt deren Mails davon aus – unabhängig von „Priorisiert“.

Nachrichten nach einer Frist löschen

Jede Kategorie hat eine Schutzklasse (Vorgabe: „intern”, ohne Fristen). Die Klasse bringt zwei Fristen mit, beide in Tagen, Monaten oder Jahren:

Aufbewahren mindestens – davor wird nichts gelöscht, weder vom Lauf noch von Hand.
Löschen spätestens – danach fällt die Unterhaltung weg.

Beide Fristen kann die Kategorie für sich übersteuern; ein leeres Feld heißt „wie die Schutzklasse”. Ohne Höchstdauer wird nie etwas gelöscht – das ist der Regelfall. So wird „Spam nach 30 Tagen” gemacht; eine eigene Bauart für Spam gibt es nicht, und das ist Absicht: Eine zweite Stelle, die über das Löschen von Post entscheidet, kennt die Schutzregeln der ersten irgendwann nicht mehr.

Eine Höchstdauer unter der Mindestdauer wird beim Speichern abgewiesen – so ließe sich nie löschen. Die Fristen der Schutzklassen selbst stellen Sie unter Aufbewahrung – wie lange Post bleibt ein.

Gerechnet wird ab dem Datum der Nachricht, nicht ab dem Einsortieren. „Nach 30 Tagen” heißt also, was ein Mensch darunter versteht – mit einem Nebeneffekt, den Sie kennen sollten: Wer eine zwei Jahre alte Nachricht heute als Werbung einsortiert, gibt sie damit sofort frei. Deshalb steht beim Eintragen der Frist, wie viele Unterhaltungen beim nächsten Lauf zum Löschen vorgeschlagen würden.

Gelöscht wird die ganze Unterhaltung, nie eine einzelne Nachricht daraus. Eine halbe Unterhaltung ist schlimmer als eine ganze zu viel: Wer später hineinsieht, liest eine Antwort ohne Frage und merkt nicht, dass etwas fehlt. Eine Unterhaltung fällt erst, wenn alle ihre Nachrichten alt genug sind.

Was keine Frist anfasst

Diese Sperren übergeht keine Kategorie:

Die Nachricht hängt an einer Aufgabe – dort steht Arbeit dran, und sie ist ihr Beleg.
Sie hängt an einer Zeitbuchung – die ist oft die Grundlage einer Rechnung.
Sie trägt eine Kategorie – auch eine andere –, deren Mindestdauer noch läuft. Liegt eine Rechnung zugleich unter „Werbung”, gewinnt die Rechnung.
Sie ist ausgehend – was Sie selbst geschrieben haben, ist Ihre Aussage gegenüber einem Dritten. Dass die Unterhaltung als Werbung gilt, macht sie nicht wertlos.

In der Vorschau stehen diese Unterhaltungen getrennt: alt genug, aber gehalten.

Vorgeschlagen, nicht gelöscht

Der tägliche Lauf löscht nichts von selbst. Er schlägt vor: In der Kommunikation erscheint dann „Zum Löschen vorgeschlagen” mit einer Zahl, und an jeder Unterhaltung steht der Grund. Erst wenn ein Mitglied des Postfachs bestätigt, wandert sie in den Papierkorb – und erst nach dessen Frist wird sie endgültig gelöscht, samt Anhängen und Original. Was nicht mehr fällig ist (neue Nachricht, andere Kategorie, Aufgabe), nimmt der nächste Lauf von selbst wieder heraus.

Der einzige Schritt, der sich nicht zurücknehmen lässt, soll eine bewusste Handlung sein – keine Nebenwirkung eines Zeitplans.

Am Mailserver ändert die Frist nichts – wie lange die Post dort liegen bleibt, steht am E-Mail-Konto. Zwei Fristen, zwei Orte: Die eine sagt, wie lange wir es zeigen, die andere, wie lange es dort liegt.

Stand: 01.11.2026

Hängt zusammen mit

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel kommunikation.einordnung

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