Ordner

Ein Ordner in Flow trägt die Zuordnung zu einem Objekt und das Recht, wer hineinsehen darf. Objektordner entstehen von selbst; Sie legen darin Dateien und eigene Unterordner ab, halten Versionen fest und geben Dateien frei.

So geht's

Version festhalten oder zurückholen

1. Markieren Sie die Datei und öffnen Sie Eigenschaften im Band unter , Reiter Versionen.
2. Geben Sie nach Wunsch eine Notiz ein und klicken Sie Version erstellen.
3. Eine Datei von außen nehmen Sie mit Neue Fassung hochladen … als neuen Inhalt an.
4. An einer Version zeigt Ansehen den alten Stand. Überschreiben holt ihn an die Stelle der Datei, Als neue Datei legt ihn daneben.

Datei fixieren

1. Markieren Sie die Datei.
2. Wählen Sie Fixieren im Band unter .
3. Aufheben dürfen nur Administratoren: Fixierung aufheben …, mit Grund.

Ordner automatisch fixieren lassen

1. Öffnen Sie den Ordner.
2. Öffnen Sie den Pfeil neben Ablegen und wählen Sie Automatisch fixieren ….
3. Schalten Sie das Fixieren ein, wählen Sie nach Wunsch eine Kategorie und klicken Sie Speichern.

An eine andere Abteilung freigeben

1. Markieren Sie die Datei und wählen Sie Freigeben ….
2. Wählen Sie bei Empfänger Abteilung oder Person und suchen Sie den Empfänger.
3. Wählen Sie die Art: Ansehen (in Flow), Download oder Laufwerk (.netbits-share). Beim Laufwerk ist Läuft ab (Pflicht) auszufüllen.
4. Klicken Sie Freigeben.

Gut zu wissen

• Der Hauptordner ist die Rechtegrenze. Darunter gibt es keine eigenen Rechte – außer den Personen-Ordnern persönlicher Hauptordner.
• Einen Objektordner legen Sie nicht von Hand an. Er entsteht aus dem Objekt über eine Deklaration.
• Liegt dieselbe Firma in mehreren Hauptordnern, zeigt der Ordner oben Auch in: mit Sprüngen zu den anderen.
• Eine fixierte Datei trägt ein Schloss: ändern, löschen und umbenennen geht nicht, verschieben schon.
• Was direkt am Netzlaufwerk geändert wird, wird keine Version. Am eigenen Fileserver gibt es dafür Schnappschüsse.
• Der Empfänger einer Freigabe findet sie unter Für mich freigegeben in der Leiste der Ablage.

Achtung

Löschen in Flow ist endgültig; aktive Freigaben der Dateien werden vorher widerrufen. Nur was Sie am Netzlaufwerk des eigenen Fileservers löschen, liegt erst im Papierkorb am Laufwerk.

Hintergrund

Kurz (bisher)

Ein Ordner in Flow ist mehr als ein Name auf der Platte: Er trägt die Zuordnung zu einem Objekt und das Recht, wer hineinsehen darf.

Warum es das gibt

Auf einem klassischen Laufwerk ist der Ordnername die einzige Auskunft – und die stimmt nach dem dritten Umbenennen nicht mehr. Hier hängt der Ordner am Objekt: Flow weiß, zu welcher Firma er gehört, auch wenn sie inzwischen anders heißt (der Name am Laufwerk bleibt, siehe unten); verschwindet sie, wird er stillgelegt, statt in der Struktur zu verwaisen. Ein stillgelegter Ordner ohne Dateien verschwindet beim nächsten Abgleich ganz.

Was Sie tun können

• Hochladen – die Datei landet im Ordner und wird, wenn die KI eingerichtet ist, eingeordnet.
• Unterordner anlegen – innerhalb eines Objektordners, für eigene Struktur.
• Öffnen – ein Klick zeigt die Datei in Flow. Word, Excel und PowerPoint öffnet Flow dafür im Office-Server, sofern einer eingerichtet ist und die Art kann – schreibgeschützt; wer die Datei ändern darf, wechselt oben mit „Bearbeiten“. Alles andere zeigt die Vorschau. Am Arbeitsplatz liegt derselbe Ordner im Netzlaufwerk des Speicherorts.

Was Sie nicht tun: einen Objektordner von Hand anlegen oder umbenennen. Er entsteht aus dem Objekt über eine Deklaration; ein von Hand angelegter Zweitordner wäre genau der Wildwuchs, den die Ablage vermeidet.

Rechte

Der Hauptordner ist die Rechtegrenze – unterhalb gibt es keine eigenen Rechte mehr: Wer den Hauptordner sieht, sieht alles darin. Einzige Ausnahme sind die Personen-Ordner persönlicher Hauptordner. Damit dasselbe auch am Netzlaufwerk gilt, wird die Grenze auf den File-Server übertragen – wie, steht am Store (Speicherorte, „Rechte-Durchsetzung”).

Der Name eines Objektordners ist eingefroren und überall gleich: Dieselbe Firma heißt in jedem Hauptordner gleich, und Umbenennen am Laufwerk wird beim nächsten Abgleich erkannt.

Dieselbe Firma an mehreren Stellen

Ein Objekt hat je Deklaration genau einen Ordner - in mehreren Hauptordnern (Buchhaltung, Technik, …) und auch mehrmals im selben Hauptordner, wenn dort mehrere Deklarationen greifen („Kunden” und „Meine Partner”). Das sind physisch getrennte Ordner mit demselben eingefrorenen Namen: Am Netzlaufwerk liegt eine Datei nur dort, wo sie abgelegt wurde. Der Ordner zeigt oben „Auch in:“ mit Sprüngen zu allen anderen. Am Kontakt selbst bündelt die Ablage-Karte alles zusammen: je Hauptordner die Arbeitsdateien, darunter die Dokumente einmal – die zusammengeführte Sicht auf alles zur Firma. Beides erweitert nie den Zugriff: Was Sie nicht sehen dürfen, fehlt auch hier. Das gilt in beide Richtungen – auch die Dokumentenablage zeigt ein Dokument nur, wenn Sie den Hauptordner seiner Arbeitsdatei sehen dürfen (Dokumente – jetzt in der Ablage).

Versionen

Eine Version ist ein früherer Stand einer Datei. Sie liegt bei Netbits.Flow, nicht im Ordner – dort steht immer nur die aktuelle Datei, am Netzlaufwerk wie in Flow. Eine Version entsteht

• wenn Sie die Datei in Flow bearbeiten (Office im Browser): Gesichert wird der Stand vor der Bearbeitung, einmal je Bearbeitung – auch wenn Office zwischendurch oft speichert. Wann eine neue Bearbeitung beginnt, steht unter Systemparameter → Dateien („Versionen: eine je Bearbeitung“, Vorgabe 30 Minuten Pause);
• mit „Version erstellen“ an der Datei oder im Reiter Versionen der Eigenschaften, dort auch mit einer Notiz („vor dem Versand an den Kunden“). Ist der Inhalt seit der letzten Version unverändert, entsteht keine zweite;
• bevor eine Übernahme aus dem Altbestand die Datei ersetzt.

Jede Version zeigt Nummer, Zeitpunkt, warum es sie gibt und wer sie verursacht hat. Neue Fassung hochladen … nimmt eine Datei von außen als neuen Inhalt an – Name und Ort bleiben, der bisherige Stand wird eine Version („vor dem Hochladen einer neuen Fassung“). Ansehen zeigt sie wie die Datei selbst (siehe Öffnen oben): ein Office-Dokument im Office-Editor, nur zum Lesen, alles andere in der Vorschau. Ändern lässt sich eine Version nicht; wer mit ihr weiterarbeiten will, holt sie zurück. Zurückholen bietet die Wahl: Überschreiben (die Zeichnung braucht ihren Namen – vorher wird der aktuelle Stand als Version festgehalten, Zurückholen kann nie etwas vernichten) oder als neue Datei. Einzelne Versionen lassen sich auch wieder endgültig löschen. Beim Verschieben gehen die Versionen mit, beim Löschen der Datei verschwinden sie mit ihr.

Was jemand direkt am Netzlaufwerk ändert, wird keine Version in Flow – Flow erfährt davon erst, wenn der alte Inhalt schon überschrieben ist. Dafür gibt es am eigenen Fileserver die Schnappschüsse: werktags stündlich ein Abbild aller Ordner. In Windows stehen sie unter Eigenschaften → Vorgängerversionen, in Flow mitten in der Versionsliste als „Schnappschuss“ – ansehen und zurückholen geht wie bei einer Version, löschen nicht: Alte Schnappschüsse räumt ihre Aufbewahrung weg (Systemparameter → Dateien, „Schnappschüsse“).

Bezüge

Im Reiter Bezüge der Eigenschaften sagen Sie, wen eine Datei betrifft: Kontakt suchen, anklicken – fertig. Am Kontakt erscheint die Datei dann in seiner Ablage-Karte, und ein Klick öffnet sie hier in ihrem Ordner. Die Datei bleibt dabei, wo sie ist; es entsteht keine Kopie. Bezüge sehen alle, die die Datei sehen; ändern darf sie, wer im Hauptordner schreiben darf – auch an einer fixierten Datei, denn Fixieren schützt den Inhalt, nicht die Zuordnung.

Fixieren

„Fixieren“ an der Datei friert sie ein, wo sie liegt: Ihr Inhalt wird eine Version, sie wird mit KI eingeordnet, und ab jetzt läuft die Aufbewahrungsfrist ihrer Kategorie. Es entsteht keine Kopie und kein Archivordner – die Datei bleibt im Ordner, in dem man sie sucht. Fixieren darf, wer im Hauptordner schreiben darf.

Eine fixierte Datei trägt ein Schloss. Lesen und öffnen geht wie immer; ändern, löschen und umbenennen nicht – in Flow nicht, und am Netzlaufwerk auch nicht: Dort setzt der Fileserver ein Merkmal, an dem auch Administratoren nicht vorbeikommen. Office öffnet sie nur lesend. Verschieben geht in Flow; Flow nimmt das Schloss mit.

Was das Schloss sagt, steht im Tooltip:

• am Laufwerk geschützt – so soll es sein;
• fremder Speicherort – auf einem fremden Server (etwa einer Synology) kann Flow nicht sperren. Ändert dort jemand die Datei, steht sie unter Zu prüfen, und die fixierte Fassung liegt als Version bereit;
• NICHT geschützt – dem Server fehlt die Fähigkeit dazu. Das ist eine Frage der Einrichtung (LINUX_IMMUTABLE), nicht der Datei.

Fixierung aufheben dürfen nur Administratoren, mit einem Grund, der im Prüfprotokoll steht. Läuft noch die Mindestfrist der Kategorie, lehnt Flow ab – die Frist zählt ab dem Fixieren.

Automatisch fixieren

Ein Ordner kann neue Dateien von selbst fixieren – für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge, Unterschriebenes. Einschalten über das Menü des geöffneten Ordners (Automatisch fixieren …); das dürfen, die den Hauptordner verwalten. Es gilt für den Ordner und alle Unterordner; ein Unterordner mit eigener Einstellung gilt für seinen Teil.

• Ruhezeit: Fixiert wird eine Datei erst, wenn sie eine Weile unverändert lag – Vorgabe 15 Minuten (Systemparameter → Dateien, „Fixieren: Ruhezeit“). Wer falsch ablegt oder gleich umbenennt, kann es bis dahin noch. Jede Änderung beginnt die Ruhezeit neu. Bis dahin zeigt die Datei eine Uhr: „wird um 14:30 fixiert“.
• Kategorie: Am Ordner lässt sich eine Kategorie wählen. Jede Datei, die er fixiert, bekommt sie – und damit ihre Frist. Texterkennung, Zusammenfassung und Wissensbasis laufen trotzdem. Ohne Kategorie ordnet die KI ein.
• Hineinkopiert oder hineinverschoben zählt wie neu angelegt.
• Was schon da ist, fixiert er nur, wenn Sie es beim Einschalten ankreuzen („Auch die 312 vorhandenen Dateien fixieren“).

Fixiert wird als Konto „System“; es steht so im Prüfprotokoll.

Mehrere Dateien auf einmal

Über die Kästchen in der Liste wählen Sie Dateien aus; die Leiste darüber bietet dann Freigeben, Fixieren, Verschieben und Löschen für die ganze Auswahl. Verschieben geht nur innerhalb desselben Hauptordners – er ist die Rechtegrenze. Löschen in Flow ist endgültig: Der bestätigte Dialog ist der bewusste Akt; aktive Freigaben der Dateien werden vorher widerrufen. Was Sie am Netzlaufwerk des eigenen Fileservers löschen, liegt dagegen erst im Papierkorb am Laufwerk (links in der Leiste) und lässt sich von dort zurückholen.

Freigeben an eine andere Abteilung

Buchhaltung hat eine Rechnung, die Verkauf prüfen soll – Verkauf darf nicht nach Buchhaltung, und neue Netzlaufwerk-Freigaben soll es nicht geben. „Freigeben…” an der Datei löst das:

• Ansehen (Normalfall) – der Empfänger sieht die Datei direkt in Flow, gestreamt. Nichts landet irgendwo, nichts kann veralten.
• Download – die benannte Einbahnstraße: Die Kopie beim Empfänger fließt nicht zurück. Für Formate, die der Browser nicht darstellt.
• Laufwerk (.netbits-share) – für Arbeit am Netzlaufwerk (etwa CAD): Der Empfänger bekommt einen Verweis in seinem Abteilungs- bzw. persönlichen Ordner und darf genau diese Datei bearbeiten – den Quellordner sieht er weiterhin nicht (Durchgang, kein Einblick). Mit Pflicht-Ablaufdatum: Beim Ablauf räumt Flow Verweis und Rechte automatisch ab und meldet im Prüfbestand, wenn die Datei geändert wurde. Braucht einen Speicherort mit Rechte-Durchsetzung „lokal”.

Empfänger ist eine Abteilung (jedes Mitglied) oder eine Person. Der Empfänger findet alles unter Ablage → Für mich freigegeben – wo die Datei wohnt, verrät die Freigabe nicht. Widerrufen darf, wer freigegeben hat, oder die Ordnerverwaltung der Quelle. Archivieren widerruft aktive Freigaben – der Dialog nennt vorher die Anzahl.

Archivieren

Nicht mehr Bediente zieht ein Verwalter von Hand ins Archiv um („Archivieren…” am Objektordner) – alle Hauptordner der Firma auf einmal, mit Auswahl. Der Umzug bricht externe Pfade (CAD-Xrefs, verknüpfte Mappen), darum geschieht er nie automatisch. Gelöscht wird nichts; Zurückholen ist das Spiegelbild – ein Dialog holt alle archivierten Ordner der Firma auf einmal zurück (mit Auswahl), jeder an seine eigene Herkunft. Liegt dort inzwischen ein gleichnamiger Ordner, kommt er unter Zusatz-Namen zurück (Hauptordner, „Archiv”).

Stand: 01.11.2026

Hängt zusammen mit

• Ablage
• Hauptordner
• Speicherorte
• Dateien ansehen

Stand der Texte: Netbits.Flow 0.2.0.0-beta.3 · Schlüssel dateien.ordner