Dateien
Dateien liegen dort, wo sie hingehören – und alles, was ein Dokument ausmacht, steht direkt an der Datei.
Worum es geht
Ein gewachsenes Laufwerk beantwortet nach fünf Jahren keine Frage mehr: Wer darf hier hinein, wozu gehört dieser Ordner, warum liegt dieselbe Firma an drei Stellen? In Flow entsteht der Ordner aus dem Kontakt – und das Recht daran hängt an derselben Zuordnung.
Was eine Datei in Flow kann
- Ordner mit Zuordnung: Hauptordner wie Buchhaltung, Einkauf oder Service sind zugleich die Rechtegrenze – wer sie sehen darf, sieht alles darin. Objektordner für Firmen und Personen entstehen von selbst.
- Arbeiten wie gewohnt: Menüband, Kontextmenü mit der rechten Maustaste, Details-Spalte, Kacheln und Tastatur. Ein Klick wählt, ein Doppelklick öffnet.
- Ansehen ohne Download: Die Vorschau zeigt PDF, Bilder und auch Word, Excel und PowerPoint in einem Fenster über der Seite.
- Versionen und Fixieren: Einen Stand festhalten, ansehen und zurückholen. Eine fixierte Datei bleibt, wie sie ist.
- Dokument an der Datei: Kategorie, Bezüge zu Firmen und Personen, Aufbewahrung, Übergaben und Unterschriften stehen unter Eigenschaften der Datei.
- Vorlagen: Eine Dokumentvorlage – etwa eine Vollmacht – wird mit den Daten gefüllt; heraus kommt ein PDF zum Archivieren (PDF/A). Unterschrieben wird auf Papier oder am Tablet.
- Über den Inhalt finden: Die Texterkennung macht auch eingescannte Dokumente durchsuchbar.
- Sicher abgelegt: Ein Virenscanner prüft die Dateien; ein Fund kommt in Quarantäne und lässt sich nicht mehr öffnen.
Kommt eine neue Kundenfirma dazu, bekommt sie ihren Ordner von selbst – mit den richtigen Rechten. Eine eingehende Rechnung landet über den Ablageort des Postfachs im richtigen Hauptordner, wird als Rechnung eingeordnet und der Firma zugeordnet. Sucht jemand später nach einem Wort darin, findet Flow sie über den Inhalt. Und die Vollmacht für den Kunden entsteht aus einer Vorlage, als PDF zum Archivieren, unterschrieben am Tablet.
So hängt es zusammen.
Kein Bereich steht für sich. Was hier passiert, kommt woanders an – ohne dass jemand es abtippt.
Kontakte & Adressen
Ordner entstehen am Kontakt – eine neue Firma bekommt ihren Ordner, ohne dass ihn jemand anlegt.
Kommunikation
Anhänge kommen über den Ablageort des Postfachs in den richtigen Hauptordner, statt im Postfach liegen zu bleiben.
Künstliche Intelligenz
Die KI ordnet Dateien Kategorien wie Rechnung oder Vertrag zu und beantwortet Fragen aus Ihren Unterlagen – mit Quellenangabe.
Benutzer & Rechte
Wer einen Hauptordner sehen darf, ergibt sich aus den Gruppen – das Recht steckt im Ordner, nicht in Ausnahmen.
In der Demo ausprobieren.
- Oben auf Dateien klicken – links stehen die Hauptordner wie Allgemein, Buchhaltung und Verkauf.
- Eine Datei anklicken und im Menüband Eigenschaften öffnen – dort stehen Einordnung, Versionen und Übergaben.
- Eine Word- oder PDF-Datei doppelt anklicken – sie öffnet sich in der Vorschau, ohne Download.
- Links Nicht abgelegt öffnen – dort steht, was noch keinen Ordner hat, und woher es kommt.
Häufige Fragen.
Muss ich mein Laufwerk aufgeben?
Nicht auf einen Schlag. Der alte Server bleibt als **Altbestand** lesbar. Jede Abteilung sieht dort die Ordner, die ihr zugewiesen sind, und übernimmt in die neue Ablage, was sie weiter braucht.
Wo ist die Seite „Dokumente“ geblieben?
Es gibt sie nicht mehr. Kategorie, Bezüge, Versionen, Aufbewahrung, Übergaben und Unterschriften gehören zur Datei in ihrem Ordner und stehen an der Datei unter „Eigenschaften“. So gibt es nur noch einen Ort, an dem man suchen muss.
Kann eine Datei nachträglich verändert werden?
Eine fixierte Datei nicht. Für alles andere halten Versionen fest, wie eine Datei vorher aussah, und holen diesen Stand bei Bedarf zurück.
Dateien live erleben.
Öffnen Sie die Live-Demo und melden Sie sich als Andrea Steiner an – die Schritte oben zeigen den Weg.
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- Andrea Steiner, Geschäftsführung